Se spune că managerii petrec între 35 și 50% din timpul lor în întâlniri. Unele sunt numite ședințe (în interiorul companiei) altele întâlniri (cu oameni din afara companiei). Indiferent cum le numim, acestea au o structură și pot avea o abordare similară…
De câte ori nu ați plecat la o întâlnire cu ideea că… „văd eu acolo, am multă experiență, mă descurc…”. Nimic de zis, poate că aveți în spate ani buni de experiență și parteneriate de afaceri, însă, îmi permit să atrag atenția că fiecare întâlnire poate avea miza ei și că o pregătire anterioară acesteia poate face diferența.
Pregătirea
La orice întâlnire ai mai multe persoane cheie de care trebuie să ții cont, chiar dacă acestea vor fi sau nu de față. În primul rând, întâlnirile de afaceri au un obiectiv destul de clar legat de obținerea unui rezultat: vânzare, discutarea de termeni și condiții, schimbare a acestora, soluționarea unor chestiuni tehnice, administrative, de calitate sau de relație, prelungirea unui contract sau anularea acestuia în termeni amiabili.
Indiferent de scopul întâlnirii, buna practică te invită să iei câteva notițe:
– subiectele obligatoriu de atins, fără de care nu poți pleca de acolo, fiind esențiale pentru scopul pe care îl ai;
– obiectivele pe care le ai, formulate cât mai clar;
– condițiile pe care vrei să te asiguri că le obții.
De multe ori, într-o întâlnire, te poți lua cu vorba sau, dacă persoana cu care te vezi este mai puternică, dominantă, te poate devia de la scopul pe care ți l-ai fixat.
Din păcate, sunt foarte mulți cei care merg la întâlniri fără o pregătire minimă și se bazează prea mult pe inspirație.
Un alt element al pregătirii este legat de persoana pe care, poate, nu o cunoști. Să știi cu cine te întâlnești. LinkedIn și Google oferă, azi, multe informații despre cei cu care te vei întâlni, preocupările lor, parcursul lor profesional, ceva care să îți dea ocazia să descoperi, poate, puncte comune: școli, companii, domenii de activitate etc. Mai mult decât atât, la întâlnire pot participa mai multe persoane și ar fi bine să înțelegi câteva ceva despre fiecare, deoarece pot influența decizia.
Eticheta
Care este eticheta?
Cum te îmbraci: cât de formal sau casual?
Ce tip de cultură are compania în care mergi, sunt mai lejeri în relații, sau este o companie formală, în care rigoarea și disciplina sunt pe ordinea de zi?
Uneori a merge în blugi e cât se poate de potrivit, dar nu la prima întâlnire. Mai bine îi cunoști întâi, dacă nu ai experiențe anterioare cu cei cu care te vezi. Întâlnirea este la restaurant? Gândește-te din timp cine plătește, ce ar fi potrivit să comanzi, mănâncă civilizat respectând regulile de „bună purtare”.
Obiectivul
Fiecare întâlnire are nevoie de un obiectiv. Prima întrebare pe care ți-o pui ar fi: chiar am nevoie de această întâlnire? Și dacă da, care ar fi obiectivul acesteia? Un obiectiv „primar”, adică, rezultatul, la modul ideal, pe care ar trebui să îl genereze. Un acord, o sumă negociată, un pas de parcurs, o cerere de ofertă. De multe ori, ne fixăm acest tip de obiectiv, dar uităm să setăm și un obiectiv secundar. Adică, dacă obiectivul primar nu este atins în proporție de 100%, care este acel obiectiv care, deși imperfect, satisface pentru acest stadiu și reprezintă un progres?
Propune o agendă a întâlnirii. Te va ajuta, astfel, să te asiguri că temele importante pentru ține sunt atinse.
„What’s in it for them?” Este o întrebare legitimă. Așa cum este nevoie să ai obiective legate de întâlnire, și partenerul sau partenerii tăi vor avea și, ca orice discuție, vor apărea rezultate dacă veți găsi aria comună.
Rezultatul
Pentru a obține un rezultat bun, în afară de abilitățile tale de pregătire și convingere, contează și grupul cu care discuți. De aceea, o recomandare bună ar fi să inviți pe cine trebuie și nu persoane în plus, care ar drena întâlnirea de energie și ar putea devia de la subiectul principal, sau ar putea aduce obiecții. Cu cât sunt mai multe persoane în întâlnire, cu atât scade productivitatea acesteia.
Stabilește criteriile de succes ale întâlnirii. Și, în plus, verbalizează cu partenerii tăi ce înseamnă pentru tine o întâlnire bună, aliniază cu ei criteriile de succes. În final, vă doriți ca ambele părți să fie satisfăcute de această întâlnire.
Nu toate întâlnirile sunt negocieri, însă toate întâlnirile au o miză și un obiectiv. – Este important că întâlnirea să fie scurtă, să se încadreze într-un interval de timp?
– Este important să acoperiți toate subiectele din agendă, sau sunt câteva prioritare și nu este o problemă să le amânați sau să le abordați în altă întâlnire pe celelalte?
– Este nevoie de acord, sau este doar un pas intermediar către obiectivul final?
– Ce vă face să spuneți că întâlnirea pentru care v-ați pregătit și la care ați participat a fost una de succes?
Un criteriu de succes al unei întâlniri este și felul în care te prezinți: verifică informația ce trebuie transmisă, formatul acesteia. trebuie sau nu să ai ceva imprimat, ai nevoie de proiecție? Este compatibil laptopul tău cu videoproiectorul din sala de întâlnire? Știi să ajungi, ai suficient timp înainte pentru a verifică aspectele tehnice?
Întreabă-te ce altceva sau cine altcineva va influența rezultatul întâlnirii.
Mergi cu vreun coleg? Ați stabilit roluri? Ce faceți dacă apare o situație în care nu sunteți de acord unul cu celălalt? Cine, ce prezintă? Cum va completați unul pe celălalt? Ați stabilit cum vă așezați, pentru a putea schimba opinii și a va alinia ușor în discuție?
Lasă timp pentru întrebări și concluzii, la final. Nu ocupa mai mult de 70% din timpul alocat întâlnirii!
Follow-up
Un sfat bun ar fi să te uiți la fiecare întâlnire că la o piesă dintr-un ansamblu mai mare. Ca la un proces, și nu ca la un eveniment. De aceea, stabilește clar, la finalul întâlnirii, în ce va consta follow-up-ul și cine, ce face.
– Se va face o minută a întâlnirii?
– Cine o redactează și cine o trimite?
– Este vreo acțiune de pus în practică?
– Cum ne informăm reciproc?
– Cine altcineva este nevoie să fie informat?
Cere feedback pe parcursul procesului, cum se simt interlocutorii și dacă se simt confortabil să treacă la următorul subiect sau arie de discuție.
S-a schimbat ceva, azi, în era digitală?
Multe s-au schimbat. De exemplu, posibilitatea ca multe dintre aceste întâlniri să fie on-line, utilizând o aplicație. Și, cum aplicațiile joacă feste, nu se instalează întotdeauna la timp sau complet, o regulă simplă este să verifici că te poți loga în spațiul virtual de întâlnire fără probleme și la timp. De aceea, dacă nu ai experiență cu o anumită aplicație, cere un test de la organizator pentru a evita problemele tehnice.
În era digitală, poți avea această întâlnire virtuală de oriunde. Deci, dacă lucrezi de acasă, ai grijă cum ești îmbrăcat și care este locul în care îți instalezi calculatorul.
Aspectul cheie rămâne câștigarea încrederii
Dacă oamenii care se întâlnesc au încredere unii în alții, în buna lor credință, chiar dacă nu sunt de acord asupra abordării sau asupra punctelor de vedere, ei vor ajunge la un rezultat.
Nu domina, nu întrerupe fără sens, nu amâna întâlnirea fără un motiv extrem de important. Nu utiliza umorul excesiv și fii atent la ce glume faci! Nu devia de la subiect! Lasă-ți telefonul în pace!
Poate aspectul cel mai important este să fii 100% prezent în întâlnire și să asculți cât mai atent, să surprinzi și ce se spune, și ce se face, și ce se ghicește printre rânduri. Uită-te în ochii oamenilor, chiar dacă ai un moment mai dificil. Întâlnirile sunt despre oameni, în primul rând.
Madi RĂDULESCU
MBA, PCC
Managing Partner MMM Consulting
madi.radulescu@mmmconsulting.ro
