Dupa prezentarea proceselor corespunzatoare managementuluicomenzilor, in acest numar ne ocupam de o parte dintre proceseledin depozit, de la receptia si inspectia marfii pana la depozitarea acesteia pe raft.
Cu o componenta importanta de rutina, desi activitatile ar trebui sa se faca intr-un mod organizat si disciplinat, de cele mai multe ori, avem parte de „initiativa“ oamenilor de executie. In plus, tocmai pentru ca sunt operatiuni de rutina, compania nu acorda suficienta atentie „productivitatii“ si „preciziei“ cu care trebuie sa fie facute aceste activitati. Un alt aspect ce trebuie luat in considerare pentru a implementa corect procesele in ansamblul lor este integrarea acestora si programarea lor in timp pentru a nu suferi sincope sau crea blocaje.
Receptia si inspectia
Cele mai multe sincope apar in practica din cauza lipsei de programare a mijloacelor de transport la descarcare. Orice sofer care se respecta vrea sa fie descarcat imediat ce se inregistreaza. Arta convingerii pe care o practica, adesea se dovedeste o arma de succes in batalia cu programarea depozitului. Sunt prezentate mai jos cateva dintre conditiile de baza pentru a sustine organizarea in activitatea de receptie.
Minimul standard acceptabil:
– Reducerea timpilor de cuplare/decuplare a semiremorcilor prin pre-planificarea tuturor mutarilor si a stationarii in curte a semiremorcilor;
– Descarcarea prompta pentru evitarea intarzierilor;
– Produsele receptionate destinate livrarii imediate (cross docking) trebuie sa fie identificate cu rapiditate;
– Programarea manuala a receptiilor in semiremorci pentru utilizarea la maxim a fortei de munca si a spatiului din zona docului de descarcare;
– Realizarea de cross docking manual sau onorarea de cereri de reaprovizionare imediata pentru produsele receptionate dar nepozitionate inca in stoc si care sunt in lista pentru comenzile curente;
– Programarea receptiilor anuntate fara utilizarea de sisteme electronice;
– Existenta de metrici/standarde de performanta exprimate clar;
– Toate receptiile (pana la ora 14) sunt procesate si afisate ca stoc disponibil in aceeasi zi;
– Inspectia se face pentru identificarea produselor neconforme, care sunt mai apoi separate pentru a nu fi disponibile in stoc;
– Produsele neconforme sunt la dispozitia furnizorilor pe o durata de timp predefinita;
– Erorile de receptie, de expeditie, nivelul deteriorarilor, nivelurile rupturilor de stoc sunt sub sau deasupra limitelor convenite la momentul acordului cu clientii interni sau externi.
KPI: Timp de descarcare
Promovez utilizarea notificarilor in avans a livrarilor – echivalentul electronic al unui Aviz de expeditie, care permite verificarea corectitudinii expeditiei comparativ cu comanda. Se anticipeaza astfel aplicarea corectiilor daca acestea sunt necesare si ajuta la o mai buna programare a descarcarilor si receptiilor.
Best practices:
– Realizarea de pre-receptii folosind ASN-urile (Notificari in avans ale livrarilor) si pre-alocarea de zone pentru articolele aflate in tranzit pentru o receptie fizica mai rapida;
– Combinarea responsabilitatii pentru functiile de descarcare fizica sau de verificare, atat pentru a creste raspunderea individuala pentru precizia stocurilor, cat si pentru a elimina orele de lucru in plus;
– Se fac programari la doc si se promite descarcarea fiecarui vehicul in doua ore (stabilirea duratei tine de complexitatea continutului fiecarei livrari) in momentul in care programarea se pastreaza;
– Posibilitatea scanarii codurilor de bare pentru verificarea receptiei produselor conform ASN-ului, cu alocare automata a locatiilor de pozitionare pe raft;
– Alerte in sistem pentru comenzi imediate din marfa in curs de receptionare, creandu-se o sarcina imediata de cross docking sau reaprovizionare din zona de receptie;
– Toate receptiile sunt recunoscute, postate si adaugate stocurilor disponibile in momentul receptiei, in timp real;
– Capacitatea de a realiza receptii automate, electronice – numita si receptie asumata (Receptii transformate si validate direct din ASN);
– Monitorizarea erorilor de expeditie, raportarea si controlul acestora prin dubla scanare de verificare si prin controlul greutatii;
– Capacitati de inregistrare si urmarire a codurilor electronice RFID ale produselor in caz de nevoie.
Manipularea
Conceptul de cross docking este din ce in ce mai utilizat pentru a scurtcircuita traseele lungi din depozit si a eficientiza activitatea prin eliminarea miscarilor inutile. Implementarea de procese cu operatiuni de cross docking devine deja un „must“ si creste pe piata romaneasca si cererea de WMS-uri cu astfel de functiune. Sunt companii pe piata care practica conceptul de cross docking in intelesul lui cel mai pur, in sensul in care marfa nici nu mai trece prin depozit, ci se transfera direct dintr-un mijloc de transport in mai multe ce opereaza pe rutele de distributie.
Minimul standard acceptabil:
– Manipularea se realizeaza in mod eficient, caracterizandu-se prin zone de stocare bine organizate, coridoare libere si locatii marcate clar;
– Curatenia – coridoarele si zonele de lucru sunt curate, bunurile sunt asezate atent, nu exista umezeala in exces, murdarie etc;
– Produsele destinate expeditiei imediate (crossdocking) sunt manipulate corespunzator;
– Metricile/standardele de performanta sunt afisate clar.
Best practices:
– Operatiunea de manipulare se caracterizeaza prin flexibilitate si eficienta, printr-o automatizare croita pe nevoile prezente si cele prognozate ale afacerii;
– Exista alerte in sistem pentru comenzile imediate din intrarile de produse, creandu-se o sarcina imediata de cross docking sau reaprovizionare din marfa aflata in zona de receptie cu status receptionata.
Repartizarea articolelor pe zone
Cea mai uzitata metoda de picking in Romania este pickingul pe comanda. Aceasta metoda implica aproximativ 40% din timpul de picking in deplasarea prin depozit. Printr-o mai buna asezare a marfurilor in depozit, tinand cont de elementele critice pentru fiecare industrie in parte, atat din punct de vedere al produselor, cat si din punct de vedere al profilului comenzilor si a frecventei de livrare, se poate reduce acest timp cu circa 5-10%. Notiunea in engleza poarta denumirea de „Slotting“ si, pana in prezent, am intalnit pe piata romaneasca o singura companie – operator logistic – care sa utilizeze conceptul „ca la carte“.
Minimul standard acceptabil:
– Strategia de repartizare a articolelor pe zone este construita pentru a distribui produsele in locatii pe baza vitezei de deplasare in depozit si a caracteristicilor fizice;
– Articolele cu viteza mai mare de deplasare in depozit sunt pozitionate in locatiile cele mai ergonomice, echilibrandu-se volumele de-a lungul coridoarelor pentru reducerea congestionarii comenzilor sau fortei de munca;
– Alocarea articolelor pe zone este o operatiune statica;
– Alocarea articolelor pe zone este o operatiune cu revizuire trimestriala.
Best practices:
– Alocarea articolelor pe zone se revizuieste lunar, cu ajustari anticipate pentru produse cu sezonalitate;
– Sarcinile de alocare a articolelor pe zone pot fi statice sau dinamice, pe baza regulilor definite de utilizator;
– Repartizarea pe zone pe baza proximitatii locatiei primare de prelevare si a utilizarii volumului;
– Sisteme de depozitare proiectate pentru a maximiza utilizarea volumului, permitand, in acelasi timp, functii eficiente de asezare pe raft sau de reaprovizionare;
– Paletii trebuie sa fie configurati astfel incat sa permita depozitarea eficienta fara sa fie necesara reasezarea sau realocarea acestora.
Depozitarea
Urmarirea costurilor si programele de reducere a acestora din ultimii ani duc si la initiative la nivel operational in depozit de a eficientiza spatiul si pozitionarea marfii cu un coeficient cat mai bun de utilizare a volumului.
Nu se mai pune problema deschiderii de noi depozite, ci utilizarea cat mai eficienta a celor prezente. In ultima perioada, mai multe companii cu care am colaborat si-au comasat activitatea printr-o mai buna organizare si utilizare a spatiului, fapt ce a dus la reducerea costurilor de depozitare. Utilizarea de unitati logistice corecte, introducerea in sistemele informatice a dimensiunilor si greutatilor aferente tuturor articolelor permit un bun control al indicatorilor de performanta si stabilirea cu precizie a punctelor de decizie (reducere sau crestere a spatiului de depozitare). Trebuie insa avuta in vedere cresterea complexitatii operatiunilor tinand cont de cresterea ratei de transfer pe aceeasi unitate de suprafata.
Minimul standard acceptabil:
– Datele de baza privind volumul produselor sunt disponibile dar nu sunt retinute in sistem;
– Locatiile de depozitare sunt revizuite anual pentru a asigura accesul si dimensionarea corespunzatoare;
– Locatiile de depozitare pentru volume mari sunt concentrate si organizate pentru respectarea regulilor FIFO (primul intrat, primul iesit) pentru a asigura controlul corespunzator al loturilor;
– Accesul securizat si controlat la marfurile cu valoare mare si la marfurile blocate (ex: articole in carantina);
– Articolele care isi transfera mirosurile, cele cu risc de incendiu sau care necesita temperatura controlata trebuie, de asemenea, separate si pozitionate in zone specializate.
KPI: Precizia stocurilor
Best practices:
– Tehnologia de gestionare a stocurilor este integrata cu sistemele de pe echipamentele pentru picking, depozitare si manipulare, incluzand toate caracteristicile si informatiile privind produsele;
– Sistemele de depozitare, proiectate corect pentru mixul curent de articole de depozitat, precum si mixul de nevoi sunt revizuite trimestrial;
– Integrarea Managementului comenzilor cu Managementului depozitului si cu Managementului transportului.
Cele de mai sus reprezinta prima serie de procese din cadrul operatiunilor din depozit, urmand sa tratam partea a doua a acestor operatiuni in numarul viitor.
Procesele care vor fi prezentate in urmatorul numar:
Pregatirea marfii pentru expeditie
– Prelevarea si ambalarea
– Consolidarea si incarcarea
– Documentatia de expeditie
– Sistemul de management al depozitului
Adriana PALASAN
Managing Partner Supply Chain Management Center
