Într-o eră în care lanțul global de aprovizionare se confruntă cu o serie de provocări complexe, spectrul activităților ilicite și al intervențiilor frauduloase prezintă un risc semnificativ pentru operatorii logistici, companiile de transport și producători. Garantarea securității și integrității mărfurilor în timpul tranzitului a devenit un aspect din ce în ce mai critic al operațiunilor comerciale. De la transportul neprevăzut de mărfuri ilicite, până la vulnerabilitatea din timpul proceselor de cross-docking, riscurile au mai multe fațete, pe care profesioniștii trebuie să le ia în calcul.
ZIUA CARGO: Sunt proceduri care, odată implementate în firmă, să o așeze într-o zonă mai sigură?
Gino Laios, Global Senior Manager Security Programs – Supply Chain & Manufacturing, Philip Morris International: Cu siguranță, iată un rezumat concis al pașilor pe care îi poate face o companie pentru a minimiza expunerea atunci când transportă, fără să știe, mărfuri ilicite:
Proceduri de due diligence – implementați verificarea și monitorizarea riguroasă a furnizorilor terți și a clienților.
Verificări ale antecedentelor (aka Background checks), care evaluează angajații și contractorii, pentru eventuale „red flags”.
Instruirea angajaților – educați angajații cu privire la recunoașterea și raportarea activităților suspecte.
Documentație transparentă – mențineți evidențe clare ale mărfurilor și contractelor.
Furnizori și clienți de încredere.
Inspecții aleatorii – efectuați verificări-surpriză de marfă și vehicule.
Raportați o activitate suspectă – încurajați angajații să raporteze problemele cu promptitudine.
Consultanță juridică – solicitați consiliere juridică cu privire la tipurile și rutele de marfă.
Plan de management al crizei – pregătiți-vă cum să răspundeți dacă are loc un incident similar.
Strategia de relații publice, care planifică abordarea publicității negative și comunicarea pașilor proactivi.
Urmând aceste proceduri, compania își poate reduce riscurile legale, financiare și reputaționale, în astfel de situații.
Cum poate fi tratată relația cu expeditorul, pentru a preîntâmpina astfel de probleme?
Pentru a preveni problemele între expeditor și transportator, este indicat să stabiliți canale de comunicare clare, să definiți detaliile explicite ale încărcăturii și instrucțiunile de manipulare, să efectuați audituri regulate, să impuneți respectarea strictă a contractului și să acordați prioritate transparenței. Supravegherea continuă și vigilența reciprocă pot preveni implicarea accidentală în transportul de mărfuri ilicite, încurajând încrederea și responsabilitatea.
La ce ar trebui să fie atent șoferul?
În situațiile în care transportul de mărfuri ilicite în neștiință de cauză reprezintă un risc, șoferul ar trebui să se concentreze pe mai multe direcții:
Inspecția încărcăturii – inspectați cu atenție încărcătura, observând orice nereguli în ambalaj, conținut sau comportament al expeditorului.
Documentație – verificați toate documentele, asigurând acuratețea dintre aceste informații și încărcătură transportată.
Comunicare – raportați cu promptitudine orice suspiciune sau discrepanță companiei și autorităților relevante.
Conștientizarea rutei – fiți vigilenți cu privire la ruta desemnată, evitând orice diversiuni neplanificate sau suspecte.
Conformitate – respectați strict protocoalele companiei și reglementările legale de transport.
Vigilență – fiți la curent cu împrejurimile și fiți atenți la orice situații neașteptate sau neobișnuite, în timpul transportului.
Păstrarea înregistrărilor – păstrați înregistrări precise ale tuturor interacțiunilor, detaliilor despre încărcătură și ale oricăror anomalii observate în timpul tranzitului.
Acordând atenție acestor zone specifice, șoferul poate ajuta la prevenirea implicării accidentale în transportul de mărfuri ilicite, asigurând, în același timp, conformitatea și transparența, pe tot parcursul procesului de transport.
În situația în care coletul, care are la interior marfă de contrabandă, face obiectul unui grupaj, fiind preluat de la un client al clientului transportatorului, fără să fi fost deconsolidat, se poate face ceva?
Dacă un șofer transportă fără să știe mărfuri ilicite în cadrul unei livrări de tip grupaj (care nu a fost în prealabil deconsolidat), pot fi întreprinse mai multe acțiuni. În primul rând, raportați prompt situația conducerii și organelor de drept. Păstrați înregistrări detaliate ale ridicării și cooperați pe deplin cu autoritățile, în cazul în care sunt descoperite bunuri ilicite. Căutați un consilier juridic, pentru a rezolva potențialele probleme juridice. Informați destinatarul livrării în grup, subliniind nevinovăția șoferului. Ulterior, revizuiți și îmbunătățiți procedurile, pentru a preveni astfel de incidente în viitor, incluzând, eventual, o verificare mai strictă pentru livrările în grup. Prioritizarea transparenței, cooperării și a măsurilor preventive este esențială, pentru a minimiza expunerea și consecințele legale, în acest scenariu complex.
Există posibilitatea ca și într-un astfel de palet, asupra căruia nu ar trebui să se intervină, să fie introdusă marfă de contrabandă, în timpul în care se află în cross-docking?
Da, există posibilitatea intervenției ilicite asupra unui palet de mărfuri, în timpul cross-docking-ului. Cross-docking-ul implică transferul de mărfuri de la un vehicul de transport la altul, ceea ce oferă persoanelor neautorizate posibilitatea de a modifica încărcătura. Pentru a atenua acest risc, ar trebui implementate măsuri de securitate, precum supravegherea, controlul accesului și inspecțiile amănunțite ale mărfurilor în timpul cross-docking-ului, pentru a preveni intervențiile ilicite și pentru a menține integritatea mărfii.
Ce ar fi bine să facă logisticianul, distribuitorul sau producătorul care operează depozitul, pentru a descuraja practici incorecte în companie?
Pentru a descuraja intervențiile ilicite în cadrul unui depozit, operatorii logistici, distribuitorii și producătorii pot adopta o serie de măsuri de securitate cuprinzătoare. În primul rând, stabiliți protocoale de securitate stricte, care să cuprindă controlul accesului, sistemele de supraveghere și mecanismele de alarmă, pentru a proteja unitatea de intrarea neautorizată.
Formarea angajaților este crucială în crearea unei forțe de muncă vigilente. Angajații ar trebui să fie educați cu privire la recunoașterea și raportarea activităților suspecte. Verificările antecedentelor pot asigura încrederea personalului.
Gestionarea eficientă a stocurilor este cheia. Scopul este de a minimiza timpul petrecut de bunuri în depozit, reducând fereastra pentru potențialele falsificări. Implementarea soluțiilor tehnologice, cum ar fi sistemele RFID, coduri de bare sau QR, ajută la monitorizarea și urmărirea mărfurilor în timp real, sporind securitatea.
O documentare clară este esențială. Documentați în detaliu toate procesele de manipulare a mărfurilor, inclusiv starea lor la primire și transfer. Creați un lanț de custodie bine documentat, menținând responsabilitatea la fiecare punct de transfer.
Inspecțiile regulate în timpul cross-docking-ului sunt un aspect critic al securității. Acestea ajută la detectarea oricăror modificări sau nereguli și asigură că bunurile rămân intacte.
Acordurile contractuale ar trebui să sublinieze în mod clar responsabilitățile și obligațiile privind securitatea și manipularea mărfurilor, asigurându-se că toți cei implicați sunt pe aceeași pagină.
Angajați periodic auditori terți, pentru a evalua măsurile de securitate. Această perspectivă externă poate oferi puncte de vedere și recomandări valoroase pentru îmbunătățire.
În plus, este vital să se stabilească mecanisme pentru ca angajații să raporteze suspiciunile sau îngrijorările fără teama de represalii. Acest lucru încurajează o cultură a responsabilității și a transparenței.
În cele din urmă, colaborarea cu forțele de ordine locale este esențială. Cooperarea poate ajuta la investigarea și prevenirea intervențiilor ilicite în depozit, consolidând securitatea și conformitatea.
Prin implementarea acestor măsuri, operatorii logistici, distribuitorii și producătorii pot crea un mediu de depozitare sigur și bine protejat, minimizând riscul intervențiilor ilicite și asigurând integritatea încărcăturii lor, în timpul operațiunilor de cross-docking.
Ce înseamnă „toleranță zero” față de practici frauduloase? Cum transmiți mesajul?
Atunci când se străduiesc să mențină o poziție de „toleranță zero” față de practicile frauduloase, organizațiile trebuie să implementeze o serie de strategii-cheie. Acestea cuprind articularea clară a politicilor, educarea angajaților, aplicarea uniformă a consecințelor, protecția celor care raportează astfel de activități și angajamentul față de transparență și responsabilitate legală.
- „Toleranță zero” – definiție: „toleranța zero” înseamnă respingerea fără echivoc a practicilor frauduloase, fără excepții.
- Politici clare și educație: comunicați politici stricte antifraudă și educați angajații cu privire la consecințe și prevenire.
- Aplicare consecventă: aplicați măsurile disciplinare în mod uniform, indiferent de poziția unui individ în cadrul organizației.
- Protecția angajaților: asigurați-vă un canal securizat pentru ca angajații să raporteze, în mod anonim, abaterile.
- Transparență și consecințe juridice: comunicați deschis despre incidente, efectuați audituri regulate și subliniați potențialele acțiuni legale, pentru a descuraja practicile frauduloase.
Care sunt recomandările TAPA, în această direcție?
TAPA (Transported Asset Protection Association / Asociația pentru Protecția Bunurilor Transportate), oferă un set de recomandări recunoscute global la nivel de industrie, pentru a spori securitatea și a reduce riscul de furt și deteriorare a mărfurilor. Acestea au în vedere standarde de securitate, audituri regulate, facilități securizate (măsuri de securitate robuste, inclusiv sisteme de control al accesului, supraveghere și alarmă), securitatea vehiculului, verificări ale fundamentelor (prin evaluarea riguroasă a angajaților și furnizorilor de servicii), urmărirea mărfurilor, instruirea specifică a angajaților, dar și colaborarea în cadrul rețelei. Organizațiile își pot, astfel, îmbunătăți, în mod semnificativ, securitatea mărfurilor și pot reduce riscul de furt și deteriorare, în timpul transportului și depozitării. Ca avantaj competitiv, certificarea și calitatea de membru TAPA oferă operatorilor logistici, distribuitorilor și producătorilor un cadru cuprinzător pentru a consolida securitatea lanțului de aprovizionare, a-și îmbunătăți poziția pe piață și a rămâne la curent cu cele mai recente tendințe și strategii de securitate din industrie.
Din punctul dumneavoastră de vedere, compania (fie ea de transport, logistică sau producător) se poate așeza într-o zonă cât de cât sigură, sau este, de fapt, o luptă cu morile de vânt?
Din perspectiva existenței unui focus pe tot ceea ce înseamnă securitatea lanțului de aprovizionare, este, într-adevăr, posibil ca operatorii de logistică, companiile de transport și producătorii să se poziționeze într-o „zonă sigură”, pentru a minimiza riscul de incidente legate de activități ilicite sau frauduloase. Deși este posibil să nu fie eliminate complet toate riscurile, o abordare proactivă și cuprinzătoare poate reduce semnificativ probabilitatea unor astfel de incidente. Iată pașii:
Evaluarea riscurilor – efectuați o evaluare aprofundată a riscurilor lanțului de aprovizionare, identificând vulnerabilitățile și potențialele amenințări. Această evaluare ar trebui să acopere totul, de la sursa bunurilor, până la livrarea finală.
Protocoale de securitate – dezvoltați și implementați protocoale și proceduri robuste de securitate, care abordează vulnerabilitățile identificate. Aceasta include controlul accesului, supravegherea, instruirea angajaților și audituri regulate.
Due Diligence – stabiliți procese stricte de due diligence, pentru verificarea furnizorilor de servicii, furnizorilor și angajaților terți. Aceasta include verificări de antecedente și screening.
Integrare tehnologică – utilizați soluții tehnologice, precum urmărirea prin GPS, RFID și sistemele de blocare sigure, pentru a îmbunătăți securitatea și trasabilitatea încărcăturii.
Colaborare – promovați colaborarea cu asociațiile din industrie, organizații precum TAPA și agențiile locale de aplicare a legii, pentru a fi la curent cu amenințările emergente și cu cele mai bune practici.
Managementul crizelor – elaborați un plan bine definit de gestionare a crizelor, care prezintă pașii de urmat în cazul unor incidente de securitate, inclusiv cooperarea cu forțele de ordine.
Transparență și comunicare – mențineți o comunicare deschisă cu toate părțile interesate și cu clienții, mai ales dacă apar incidente de securitate. Transparența poate ajuta la menținerea încrederii și a credibilității.
Îmbunătățirea continuă – revizuiți și actualizați, în mod regulat, măsurile și procedurile de securitate, pentru a se adapta amenințărilor și vulnerabilităților în evoluție.
Prin adoptarea acestor măsuri, operatorii logistici, companiile de transport și producătorii pot porni pe calea către un lanț de aprovizionare cât mai sigur.
Meda IORDAN
meda.iordan@ziuacargo.ro
