Mulţi patroni se plâng de şoferi, dar şi reciproca este valabilă. Unii se plâng de neseriozitate, ceilalţi se plâng că nu sunt apreciaţi la justa lor valoare, iar toate acestea generează fluctuaţii puternice de personal sau conflicte deschise. Există însă o soluţie care ar putea schimba radical lucrurile, care reprezintă cheia pentru a lucra cu şoferi responsabili, interesaţi de calitatea muncii lor.
Compania maghiară Sectran a pus la punct un sistem care răspunde atât necesităţilor clienţilor de transport sau ale cărăuşilor de a avea o garanţie a şoferilor cu care lucrează, dar şi cerinţelor conducătorilor auto, care-şi doresc respect şi recunoaştere. Driver Identification Database (Baza de Date de Identificare a şoferilor – DIDb) reprezintă un sistem (deja) internaţional destinat şoferilor (ca membri) şi companiilor care au mărfuri de transportat (ca utilizatori). Fiind focalizat pe factorul uman, sistemul controlează şi aprobă în mod obiectiv conducătorii auto în cadrul unui proces riguros de înregistrare în cadrul bazei de date. Astfel, clienţii pot să aibă un indiciu despre seriozitatea şoferilor cu care vor lucra, prin cazierul lor curat şi prin confirmarea activităţii lor în cadrul DIDb. Astfel, este introdus în activitatea de zi cu zi un concept de „listă albă” a şoferilor de încredere. Serviciul, de circuit închis şi disponibil online, este oferit celor care organizează transporturi – producători, fabrici, retaileri, expeditori şi companiilor de transport – care în mod obişnuit nu au posibilitatea de a identifica şi verifica şoferii care vor avea responsabilitatea mărfurilor lor. Pentru şoferi, acest sistem reprezintă în multe cazuri nu numai o mândrie şi o recunoaştere, ci şi şansa de a lucra pentru beneficiari importanţi, implicaţi în domenii sensibile, cum ar fi producătorii de electronice sau de alte mărfuri cu valoare ridicată, care aleg să transporte numai cu şoferi prinşi în această bază de date. Nume importante precum Samsung sau Nokia au solicitat companiilor de transport partenere introducerea în acest sistem a şoferilor pentru a creşte securitatea pe acest segment.
Un sistem voluntar
Conform informaţiilor recoltate de Sectran, compania care a lansat DIDb în anul 2008, în 50% dintre cazurile în care se fură marfă sunt implicaţi şoferii. În urma acestui fapt, şoferul este concediat şi nu va mai putea să se angajeze la aceeaşi companie. Dar, cu siguranţă, va fi angajat de o altă firmă, care nu ştie nimic despre background-ul său. În acelaşi timp, în cadrul primei companii, şoferul va fi înlocuit cu un altul despre care nu se ştie nimic. Utilizarea unor „liste negre” pe care să fie înscrişi şoferii cu probleme nu este legală şi nici cu adevărat eficientă. Driver Identification Data Base nu este o listă neagră, ci, din contră, o bază de date care conţine date despre şoferii pe care te poţi baza. Este vorba de un sistem în care şoferii se înscriu voluntar ca membri, astfel încât nu există probleme legate de protejarea identităţii sau a datelor. De asemenea, sistemul este independent, nu aparţine niciunei companii sau entităţi, producător sau firmă de transport, asigurându-se astfel gradul necesar de obiectivitate.
„Oferim o informaţie în permanenţă actualizată privind activitatea şoferilor, în care se poate vedea care este statutul lor curent, dacă sunt în regulă, suspendaţi sau excluşi din listă în urma unor incidente. Atunci când utilizatorii primesc şoferul la încărcat îi pot verifica online identitatea, în cazul în care este înscris în sistem”, ne-a declarat Melinda Muray, managing director Sectran.
Procesul începe cu înregistrarea şoferului, în cadrul unuia dintre birourile de înregistrare, unde completează o documentaie amănunţită şi este nevoie prezinte un cazier „curat”. De asemenea, i se pune la dispoziţie un manual al utilizatorului DIDb, care include toate regulile sistemului şi o descriere a sistemului de control al datelor, trebuind să semneze un document prin care le acceptă.
„Protecţia datelor este foarte importantă pentru noi; am avut un audit în acest sens anul trecut şi deţinem un certificat conform căruia procesele noastre îndeplinesc cerinţele legale în vigoare”, a spus Melinda Muray.
Mândria de a fi cel mai bun
În cadrul formularului de înscriere, şoferul completează cu datele personale (unele opţionale, altele obligatorii – de exemplu, completarea datelor companiei la care lucrează este opţională). De altfel, în anumite cazuri, aceasta este cea care plăteşte taxa de înregistrare, în valoare de 40 de euro, care se achită o singură dată. În cazul în care, în urma verificărilor care se impun, şoferul este aprobat pentru înscrierea în sistem, i se emite un card de proximitate, prevăzut cu un cod pin, pe care figurează numele şi numărul său de identificare DIDb. Datele personale sunt stocate pe serverele Sectran, plasate în locuri diferite, pentru asigurarea unui back-up optim al informaţiilor. Există, de asemenea, un proces de revalidare la fiecare doi ani, în cadrul căruia şoferul trebuie să prezinte un nou certificat de bună purtare, să îşi reactualizeze datele personale dacă au survenit schimbări şi să semneze o declaraţie de reconfirmare a calităţii de membru.
„În loc să îi penalizeze sau să îi supravegheze pe şoferi, sistemul DIDb îi motivează să se comporte bine, să facă eforturi pentru a fi cei mai buni, deoarece dacă sunt recunoscuţi ca fiind cei mai buni în sistem, valoarea lor pe piaţă ca angajaţi creşte”, a declarat managing directorul Sectran. „De asemenea, încercăm să îi motivăm ca membri, organizăm jocuri şi concursuri cu premii interesante, iar unii dintre ei sunt foarte mândri de statutul lor de membru. Există şepci sau tricouri inscripţionate DIDb de vânzare şi faptul că îi vedem că din proprie iniţiativă cheltuie în plus pentru a-şi cumpăra aceste obiecte, pe care nu sunt obligaţi să le achiziţioneze, reprezintă un feed-back foarte bun pentru noi”.
Garanţii pentru client
Clienţii de transport, cei care beneficiază efectiv de informaţiile despre şoferi, pot accesa programul DIDb pe internet, fie prin intermediul unui terminal special, fie prin intermediul unui program instalat pe computerul propriu. Este necesară, de asemenea, instalarea unui cititor de carduri pentru scanarea cardului şoferului, care trebuie să introducă, în paralel, codul pin propriu. Datele afişate despre şofer includ nume şi prenume, numele tatălui, data şi locul naşterii, data de expirare a documentelor de identificare, fotografia, numărul de identificare în sistem, data înregistrării şi statusul (verde, galben sau roşu). Dacă este „verde”, poate începe încărcarea fără probleme, având garanţia seriozităţii şoferului respectiv. Dacă este „galben”, înseamnă că şoferul este suspendat în urma unui incident, până la finalizarea investigaţiilor, iar decizia aparţine în totalitate clientului, dacă încarcă sau nu. „Roşu” înseamnă card şters/anulat (nu se afişează nicio dată personală a şoferului), ceea ce se poate întâmpla în urma pierderii sau furtului cardului ori în urma eliminării şoferului din sistem, în cazul în care vinovăţia acestuia în urma unui incident este dovedită cu probe. Dacă este eliminat din sistem, un şofer nu se mai poate reînscrie niciodată în DIDb.
Sistemul generează un număr unic de identificare pentru fiecare transport demarat. Pentru fiecare livrare reuşită, fiecare şofer primeşte un punctaj: un punct pentru transport intern (domestic), două pentru transport intern – înaltă valoare (domestic highvalue), 3 puncte pentru internaţional şi 4 puncte pentru internaţional – highvalue. Pentru fiecare 300 de puncte acumulate, şoferul primeşte o stea valorică. În mod logic, cu cât mai mare este numărul de stele, cu atât mai bine cotat este şoferul respectiv.
E nevoie de probe
Conform celor declarate de reprezentanta Sectran, cel mai important lucru este ca şoferul să realizeze transportul conform instrucţiunilor pe care le primeşte: să oprească în locuri aprobate, să adopte rute aprobate, să telefoneze conform programului stabilit etc. Dacă şoferul nu îndeplineşte regulile şi apar pierderi, acest lucru poate constitui baza unui incident raportat către DIDb de către client.
„Când apar incidente, contactăm şoferul pentru a afla dacă ştie ce s-a întâmplat şi care este versiunea proprie. De asemenea, contactăm compania care a introdus raportul de incident, care primeşte un termen de 30 de zile pentru investigaţii. În cazul unui incident raportat, şoferul este imediat suspendat pentru ca, după încheierea investigaţiilor, să redevină activ sau să fie eliminat din listă, în funcţie de rezultatul final al anchetei. Decizia finală este luată de către un mic comitet din cadrul Sectran, pe baza informaţiilor pe care le primim de la investigatorul clientului”, explică Melinda Muray. „Dacă şoferul nu este împăcat cu această decizie, poate solicita o întrunire a unui comitet extins, în cadrul căreia se vor întâlni persoanele din comisia iniţială, şoferul şi reprezentantul lui, clientul şi reprezentantul acestuia. Apoi, o comisie formată din cinci membri, printre care se numără şi doi şoferi neutri, înregistraţi în sistemul DIDb, va adopta decizia finală prin vot secret.”
Cine sunt „actorii”?
Sistemul poate fi utilizat de producători care organizează direct mai multe transporturi pe zi, de mari companii de transport şi logistică sau expeditori care au depozite, ori poate fi utilizat şi de către companiile de transport care doresc să verifice şoferii înainte de a-i angaja. „În momentul de faţă, avem aproximativ 15.000 şoferi înscrişi în sistem, din partea a peste 900 de transportatori din 18 ţări, printre care se numără şi şoferi români. Sunt 17 ţări europene reprezentate şi avem chiar şi un şofer din Mongolia. Avem 5 birouri de înregistrare DIDb – două în Ungaria, două în Slovacia şi unul în România, la fabrica Samsung, la a cărui cerere am demarat aici acest sistem. Sunt înregistraţi aproximativ 1.500 de şoferi din România. De asemenea, avem un partener în Olanda care deschide un punct de înregistrare şi acolo. Realizăm 100.000 tranzacţii (verificări) anual şi suntem membri TAPA din 2010”, a precizat Melinda Muray.
Până la sfârşitul lunii decembrie 2013, au fost raportate 68 de incidente, din rândul cărora în 52 cazuri şoferii au reprimit statutul de „aprobat”, deoarece nu s-a dovedit că ar fi fost implicaţi, iar în 16 cazuri au fost eliminaţi. În 11 cazuri, motivul pentru eliminare a fost încălcarea regulilor de securitate – de exemplu n-au parcat într-un spaţiu aprobat şi acest fapt a dus la furturi sau deturnări.
Concluzionând, este vorba despre un sistem benefic atât pentru producători şi transportatori, cât şi pentru oamenii volanului, de natură să crească nivelul calitativ şi de securitate din transporturi şi să confirme prestigiul şoferilor care-şi fac treaba cu adevărat bine. Nişte beneficii care, cu siguranţă, merită luate în considerare.
Raluca MIHĂILESCU
raluca.mihailescu@ziuacargo.ro
