Cunoscut in industrie sub numele de Yard Management, conceptul a atins rangul de arta in tarile in care resursele de timp si bani sunt importante. Nu se poate spune ca nu sunt importante si in Romania, dar, cu siguranta, nu le acordam acea importanta care sa ne conduca la a gasi solutii de transfer al fluxului de marfuri din camion in depozit si invers, intr-un regim programat sau chiar JIT (Just-In-Time).
Sunt, in ultima perioada, tot mai multe companii care se gandesc serios sau chiar au contractat solutii care sa integreze si un modul de management al curtii, ca instrument de crestere a vizibilitatii pozitiei marfurilor in timp real si, implicit, al controlului operatiunilor. Este deja o practica faptul ca multe companii au facut investitii semnificative in sisteme si tehnologii pentru urmarirea camioanelor, insa putine sunt cele care au realizat ca intarzierile in transporturi adesea au loc nu in trafic, ci in curtile centrelor de distributie, depozitelor, retailerilor si locatiilor de productie. Toate marfurile trec pe parcursul ciclului de viata prin mai multe curti si ineficientele sau erorile produse in curti se amplifica, propagandu-se in reteaua Supply Chain-ului. Una dintre problemele cu care se confrunta o companie in managementul curtii este reprezentata de durata receptiei unei expeditii. Cati dintre noi nu ne-am confruntat cu necesitatea de a trece de la receptia la palet sau colet la cea la bucata pentru a corecta erorile sau neglijentele jucatorilor din amontele lantului logistic? În acest caz, sunt doua aspecte cu care ne confruntam. Primul tine de lipsa de resurse umane: alocarea de resurse pentru o activitate care nu adauga valoare, ci numai costuri, este un pacat capital si, de multe ori, ajungem sa pacatuim 24/24. Cel de-al doilea se refera la inexistenta sistemelor sau produselor pregatite pentru a fi „citite“ de sisteme, care sa permita receptia in „flux continuu“.
Ce urmarim
Activitati comune managementului curtii sunt verificarile marfii in procesul de receptie/expeditie, manipulari redundante multiple, verificari mari consumatoare de timp in curte, intarzieri, penalitati excesive legate de daune si deteriorari, timpi administrativi neproductivi generati de comunicarea ineficace si, in general, o lipsa de informatii legate de activitati. Nivelul problemelor cauzate de un anumit factor specific depinde de natura si de dimensiunea operatiilor. De exemplu, intarzierile pot fi generate de opriri in procesul de fabricatie, bunuri nevandabile din cauza manipularii unor produse perisabile, pierderea unor oportunitati de vanzare cauzate de lipsa de stoc la retaileri sau aspecte legate de credibilitate in relatia cu clientii si furnizorii.
Pe de alta parte, toate aceste probleme pot fi atribuite unor aspecte fundamentale de comunicare, lipsei de informatii (vizibilitate), precum si preciziei acestora in ceea ce priveste operatiunile din curte. Cu toate ca majoritatea depozitelor mari si a centrelor de distributie sunt gestionate de sisteme performante de management al operatiunilor, cele mai multe informatii legate de curtile acestora sunt gestionate prin inregistrari manuale sau cu ajutorul „sfantului“ Excel. Chiar daca, de exemplu, la nivel international, studiile arata ca circa 58% dintre jucatori opereaza curtile cu sisteme informatizate, nici acestia nu-si integreaza sistemele detinute, facand acest transfer manual. O astfel de practica este mare consumatoare de timp si resurse umane si, cu siguranta, nu este de nici un ajutor in masurarea si controlul operatiunilor, ca sa nu mai vorbim de propunerea unor masuri pentru imbunatatirea performantei.
Cum masuram performanta
Pana in acest moment, am auzit numai de cateva cazuri (fericite), in care companiile masoara indicatori de performanta legati de managementul curtii. Indicatorii sunt strict legati de:
– Deciziile de utilizare a capacitatilor, manoperei si echipamentelor utilizate, precum si de zonare a curtii
– Managementul docurilor de incarcare/descarcare si optimizarea manipularii semiremorcilor, utilizand criterii furnizate de clienti
– Verificarea la intrare si la iesire a mijloacelor de transport, parcarea si stationarea acestora sau miscarea autovehiculelor la si de la docurile de incarcare
– Controlul securitatii incintei si a modului in care sunt generate semnalele de alerta
– Înregistrarea activelor, miscarile acestora si istoricul lor
– Situatiile gradului de utilizare a echipamentelor si utilitatilor, productivitatea muncii si resursele de timp.
Exista sisteme de management al curtii care sunt proiectate in acelasi mod precum cele de management al depozitului, si anume au in spate algoritmi de calcul complicati si sunt necesare date structurate precum si un numar suplimentar de angajati la departamentul IT pentru a intretine un astfel de sistem. Oricum, nu rezolva problema timpilor si reducerea acestora pentru a imbunatati nivelul de customer service.
Sistemul de masurare a performantelor trebuie sa includa indicatori care sa se adreseze modului de utilizare/incarcare a soferului, echipamentului (semiremorcii sau capului de tractor de interior) si curtii (spatiu de parcare, alei si docuri) si care contribuie la productivitatea de ansamblu a acestor resurse.
Un indicator ar fi: move-to-drive time, adica un indicator care sa masoare timpul petrecut de o semiremorca de la momentul in care aceasta este lasata in curte si incepe sa curga „timpul de curte“, pana cand aceasta este preluata de catre capul de tractor extern odata operatiunile incarcate (se presupune ca o semiremorca, odata ajunsa in curte, este decuplata de capul de tractor utilizat pentru circulatia pe drumurile publice, care, astfel, reduce timpii de asteptare a echipamentului cu motor in interiorul curtii si mai poate face un anumit numar de km intr-o alta cursa, pana la disponibilizarea semiremorcii curente). O alta masuratoare poate fi timpul de inlocuire la doc a unei semiremorci si care ne furnizeaza date despre productivitatea echipamentelor utilizate pentru manevre in curte.
Timpul de receptie si cel de expeditie reprezinta, de asemenea, factori de impact asupra operatiunilor de transport, orice intarziere putand dauna imaginii transportatorului si credibilitatii acestuia.
Distanta medie si timpul mediu de condus pentru capul tractor intern sunt masuratori ce determina eficacitatea cu care este utilizata curtea sau zonata, considerand constrangerile de ansamblu ale designului si proiectarii locatiei. Alte masuratori legate de protectia mediului pot fi utilizate, si anume distanta medie parcursa in gol pentru gasirea si preluarea semiremorcilor.
Avand la baza astfel de inregistrari, KPI (indicatorii de performanta) pot fi stabiliti pentru a ajuta managementul sa evalueze eficienta operatiunilor si, in consecinta, sa initieze actiuni si masuri de imbunatatire a performantei si reducere a costurilor.
Orice masuram poate fi util atat timp cat masuratorile se realizeaza in mod obiectiv. Se adauga la aceasta conditie si obtinerea datelor in timp real, pentru a face o gestiune proactiva si nu una reactiva, activitate care trebuie realizata in mod automatizat.
În concluzie
Activitatile simple trebuie abordate simplu si nu complicat, trebuie masurate si, in permanenta, dezvoltate programe de imbunatatire. Un exemplu de „ASA NU“ si pentru alte moduri de transport, nu numai cel rutier, este al unei companii producatoare de vagoane din Romania, care inregistra in anul 2005 cheltuieli de jumatate de miliard de lei pe motorina necesara locomotivei utilizata in curte pentru a transfera vagoanele in lucru de la o sectie la alta si de pe o linie pe alta, pentru a permite desfasurarea activitatii.
Adriana PALASAN
AFP-MKT Consulting & Management
