Un nou studiu de caz, preluat de Supply Chain Management Center de pe www.bestlog.org pentru revista Ziua Cargo, arata cat de importanta este configurarea unui sistem IT eficient pentru intreaga activitate desfasurata in Portul Valencia.
Relatiile dintre diferiti agenti din port pot fi uneori complicate. Jucatorii implicati in proces sunt agenti de incarcare si expeditii precum si diversi alti operatori (case de expeditie, agentii maritime, carausi etc). in general, lipseste standardizarea in zone precum raportarea, sistemele IT si procedurile utilizate de acesti agenti. Mai mult, procesele sunt ineficiente si, uneori, se realizeaza manual, vizibilitatea in supply chain este redusa semnificativ, neexistand integrare cu sistemele back-office.
Pe de alta parte, cresterea constanta a traficului de containere din portul Valencia a atras o crestere paralela a volumului de servicii conexe si, in special, a transportului rutier. Aceasta situatie schimbatoare a atras suprataxarea procedurilor anterioare si a practicilor si a evidentiat cat de necorespunzatoare erau ducand la dorinta de inlocuire a acestor practici prin alte metode, in cadrul carora solutiile tehnologice sa joace un rol cheie in identificarea zonelor cu potential de perfectionare. Aceste noi metode trebuiau sa se adreseze nevoilor si sa rezolve probleme precum:
– Managementul complexitatii
– Concurenta agresiva intre porturile maritime de top, cauzata de numarul ridicat de companii ce utilizau rutele de transport maritim
– Industrie fragmentata cu un numar mare de agenti
– Capacitatea de manipulare a unor volume maxime de transporturi containerizate
– Conformitatea cu reglementarile de securitate si siguranta
– Nevoia de informatii precise in planificare si operatiuni.
Standardizarea lipsea, in general, si in cazul sistemelor utilizate de agenti. Mai mult, cresterea considerabila a traficului de containere a atras dupa sine cresterea volumului de servicii logistice si a operatiunilor din port. Pentru a fluidiza procesele si operatiunile, portul Valencia a decis sa creeze un nou sistem IT pentru coordonarea tuturor agentilor ce opereaza in port.
valenciaportpcs.net reprezinta o platforma web de servicii creata pentru coordonarea tuturor agentilor implicati in procese logistice maritime. Aceasta platforma IT integreaza urmatoarele:
1. Serviciile EDI furnizate de platforma portuara
2. Serviciile oferite de SIC (sistemul de informatii si comunicatii)
3. Serviciile maritime oferite de carausi.
Pe scurt, platforma oferea o gama de optiuni disponibile tuturor agentilor implicati in logistica portuara.
Era necesar sa se intampine cerintele agentilor si utilizatorilor. Utilizatorii au nevoie de procese simplificate de business, care sa nu-i oblige la schimbari in cadrul sistemelor pe care le utilizeaza si care sa nu le schimbe relatiile cu partenerii.
Solutia
valenciaportpcs.net reprezenta rezultatul unei game largi de procese menite sa imbunatateasca productivitatea comunitatii portuare ce utiliza sistemul IT. Platforma web dezvoltata pentru a satisface nevoile portului Valencia reprezenta o dezvoltare si imbunatatire a SIC (Sistemul Comunitar de Informatii) si aplicatiile bazate pe EDI pentru schimbul de informatii intre agentii comunitatii portuare si a Autoritatii portuare din Valencia.
valenciaportpcs.net isi propunea sa devina principalul instrument suport pentru operatiunile intre agentii mentionati mai sus prin:
– Modernizarea managementului logisticii: angajarea in schimburi standardizate de informatii pentru a facilita procedurile administrative si de business si operatiunile cu privire la transporturile de marfuri din portul Valencia.
– Optimizarea integrarii port maritim-terestru: prin dezvoltarea integrarii existente intre comunitatea portuara si serviciile de transport rutier atat pe partea de „terestru“ (cu operatorii de transport rutier) si pe partea de „mare“ prin integrarea cu carausii de top ai lumii prin intermediul INTTRA si GT Nexus. Aceasta insemna ca utilizatorii sa poata vizualiza intregul lant al transporturilor pe website.
– Interconectarea porturilor asociate: crearea de optiuni de integrare cu alte porturi asociate mai accesibile, facilitand astfel operatiunile si schimbul de informatii intre comunitatile portuare.
Faptul ca valenciaportpcs.net acoperea business-ul si tranzactiile maritime, portul si operatiunile a constituit un alt pas inainte in evolutia sistemelor informationale portuare.
Noul sistem IT integra toti agentii implicati in operatiunile logistice din port, rezolvand problemele de coordonare din zona incarcarii si descarcarii marfurilor. Instrumentul ofera informatii cu privire la procesele logistice precum:
– Maritime: lansarea si confirmarea documentatiei conform procedurilor, cu privire la tranzactii, confirmarea rezervarilor si instructiuni la livrare.
– Portuare: procesele electronice implicate in port cu privire la comenzi telefonice, produse periculoase, declaratii de expeditie pre-incarcare si declaratii centralizate.
– Terestru: procesarea comenzilor de transport, acceptarea transporturilor si livrarea comenzilor precum si comenzile de incarcare pentru transport feroviar.
Provocari
Provocarea 1: Integrarea tuturor agentilor ce operau in port.
Provocarea 2: Necesitatea crearii unei noi aplicatii pentru integrarea sistemelor IT utilizate de agenti cu noul serviciu web pentru a transfera si pentru a include informatia oferita de agenti.
Provocarea 3: Dezvoltarea pe termen lung si acceptarea proceselor nu putea demara inainte ca sistemul sa fie implementat, ceea ce insemna ca urma sa dureze o perioada pana cand comunitatea sa recunoasca valoarea noului sistem.
Provocarea 4: Portul Valencia este o institutie publica; aceasta insemna ca pentru implementarea proiectului PAV trebuia sa depaseasca aspecte procedurale, administrative si legale, care au adaugat complexitate procesului de dezvoltare a software-ului.
Pe langa serviciile administrative, valenciaportpcs.net oferea, de asemenea, optiuni de natura operationala. Aceste servicii operationale si logistice includeau:
– Urmarire si trasabilitate completa: acest serviciu permitea utilizatorilor platformei sa obtina informatii privind livrarile precum statusul transporturilor, transbordare sau documente procesate. Sistemul le permitea, de asemenea, integrarea informatiilor in propriile sisteme, pentru a le putea pune la dispozitia clientilor. Pe langa accesibilitatea din aplicatia client si prin mesaje electronice, serviciul era disponibil pentru sectiunea privata a paginii web valenciaportpcs.net, permitand utilizatorilor sa obtina informatii privind livrarile lor, oricand si de oriunde.
– Controlul calitatii: serviciul oferea informatii de la diferiti agenti implicati in transport cu privire la conformitatea cu garantiile oferite de Portul Valencia si, de asemenea, cu managementul calitatii oferit chiar de utilizatorii platformei. O serie de rapoarte de activitate a fost, de asemenea, creata pentru a furniza grafice privind volumele utilizate pentru fiecare serviciu si privind numarul tranzactiilor intreprinse prin intermediul valenciaportpcs.net.
Lectii invatate si factori de succes
Lectia 1: Integrarea tuturor agentilor ce opereaza in port duce la imbunatatirea productivitatii si ajuta la sporirea eficientei.
Lectia 2: Procesele fara erori ajuta la reducerea costurilor.
Lectia 3: Integrarea diverselor sisteme si asigurarea bunei functionari a acestora inseamna siguranta si rapiditate.
Beneficii
Inlesnirea accesului la toate informatiile logistice integrate (maritim, portuar, terestru) a dus la imbunatatirea performantei operatiunilor (imbunatatirea calitatii si a serviciilor oferite clientilor), tranzactii eficiente, acces de la o singura sursa si comunicarea cu carausii ca si caracteristici cheie ale proiectarii moderne a portului din Valencia. Sistemul a devenit mai usor de utilizat multumita celor doua metode de integrare: mesagerie electronica in cadrul aplicatiilor destinate utilizatorilor intr-o aplicatie exclusiva adresata clientilor.
– Portul a devenit mai eficient si flexibil, iar customer service-ul s-a imbunatatit. Serviciile portuare au devenit mai valoroase, informatiile fiind furnizate mai rapid si cu mai multa siguranta.
– Productivitatea s-a imbunatatit datorita standardizarii tuturor agentilor; mai mult, soferii de camioane si alti agenti si-au sporit productivitatea datorita informatiilor mai exacte, timpii de asteptare si erorile s-au redus.
– Sistemul a dus la imbunatatirea proceselor si la reducerea documentatiei. in plus, disponibilitatea unor informatii mai exacte a dus la reducerea costurilor. Optimizarea proceselor a avut, de asemenea, un impact pozitiv asupra costurilor.
Din punct de vedere al mediului
– Informatiile devenind sigure, s-au putut reduce sau optimiza timpii de asteptare si numarul de camioane, micsorandu-se, de asemenea, emisiile de gaze cu efect de sera.
– De cate ori un port sporeste numarul de operatiuni si numarul de containere deplasate, este necesar sa se construiasca mai multe docuri si cladiri. Aceasta nevoie a fost redusa multumita optimizarii utilizarii locatiilor existente.
Din punct de vedere social
– Reducerea timpilor de asteptare la terminale si a congestionarii au dus la scaderea emisiilor poluante
– Reducerea poluarii fonice datorita scaderii numarului de camioane din port si a congestionarii.
Transferabilitate
Aceasta tehnica poate fi utilizata in orice industrie deoarece consta in integrarea si comunicarea cu toti agentii implicati in supply chain. Acestia au nevoie de o modalitate comuna de comunicare (de exemplu, EDI). In general, aceasta modalitate de lucru poate fi utilizata in orice zona geografica. Este foarte relevanta in porturi datorita distantei intre diversi agenti. Nu exista probleme privind utilizarea tehnicii in companiile mici, insa, uneori, poate fi prea costisitoare.
Limitari
Nu exista limitari din punct de vedere al eficientei si integrarii companiilor. Problemele apar in momentul in care aceasta tehnologie este abordata de o companie mica. Asa cum am mentionat mai sus, companiile trebuie sa investeasca sume importante pentru a obtine acest nivel al tehnologiei si, uneori, nu au aceasta posibilitate.
Adriana PALASAN
Managing Partner Supply Chain Management Center
www.esupplychain.eu
