Pentru a fi cu adevărat rentabilă, o investiție într-un sistem ERP presupune realizarea unui parteneriat cu furnizorul de sisteme software integrate, care se întinde pe termen lung.
Am discutat în edițiile precedente despre alegerea, etapele implementării și avantajele utilizării unui ERP (sistem software integrat). Aparent, ce a fost mai important a trecut, însă… Poate părea ciudat, dar, din punct de vedere al rentabilității investiției într-un sistem ERP, cel mai important aspect este legat de relația pe termen lung cu furnizorul softului. Fără un parteneriat funcțional, investiția în soft și eforturile importante depuse pentru implementarea acestuia pot intra rapid la capitolul pierderi.
Așa cum am arătat și în edițiile precedente, achiziționarea unui sistem software integrat nu seamănă cu a selecta și cumpăra un produs de pe raft, iar acest lucru poate fi ilustrat cel mai bine cu ajutorul unui exemplu real.
Schimbarea neprogramată a furnizorului creează mari probleme
Este vorba despre o firmă de transport din România, care a crescut foarte mult în ultimii zece ani. În urmă cu trei ani (în plin proces de dezvoltare), a decis să investească într-un ERP. A selectat un furnizor „pe orizontală“ (nespecializat pe zona transporturi), care a adaptat un soft utilizat pentru producție la activitatea de transport. Așa cum este firesc să se întâmple în orice business, compania a continuat dezvoltarea, extinzând activitatea și pe zona de logistică. Anul trecut, a devenit necesară completarea ERP-ului cu un modul dedicat noii activități… și aici au început problemele. Furnizorul de soft ales inițial nu dispune de un asemenea produs, iar dezvoltarea de la „zero“ presupune dificultăți exprimate în timp și costuri, piedici de care, în mod normal, clientul ar trebui să se ferească.
„Colaborarea a început bine, furnizorul IT respectând integral solicitările companiei de transport. Atunci când a fost nevoie de adăugarea unui nou modul la produsul ERP existent, colaborarea s-a blocat. Transportatorul nu acumulase încă suficientă experiență pe noua activitate de logistică, iar furnizorul IT nu a putut suplini acest lucru cu propria-i experiență și, în aceste condiții, nu se poate ști dacă și ceea ce livrează furnizorul de software este cu adevărat folositor companiei de transport“, a explicat Ștefan Nedeluș, director general WindSoft.
Astfel, transportatorul a ajuns într-o situație extrem de dificilă. Poate decide schimbarea furnizorului, îndreptându-se către unul cu experiență pe noua activitate dezvoltată sau poate încerca să meargă mai departe cu același furnizor.
În ambele cazuri, riscurile sunt importante. Schimbarea furnizorului presupune practic „aruncarea la gunoi“ a unei investiții importante, care, în doi ani de utilizare, este departe de a fi amortizată. Iar acesta este cel mai mic neajuns.
„O investiție la un asemenea nivel se realizează pe termen mediu și lung. Pe lângă timpul necesar alocării unei noi implementări, eforturile oamenilor de a învăța și a lucra cu soft-ul reprezintă un aspect foarte important de luat în calcul. Într-o asemenea situație, îți poți pierde investiția financiară și de personal“, a arătat Ștefan Nedeluș.
A doua variantă, adică păstrarea aceluiași furnizor, ar putea fi chiar mai rea. Investiția în noul produs are o probabilitate ridicată să se dovedească un eșec, adică bani și timp irosite, dar, mai ales, un termen nedefinit în care compania nu dispune de produsul de care are nevoie stringentă. Practic, o perioadă lungă în care firma nu înregistrează productivitatea necesară. Întregul proiect privind dezvoltarea unei noi activități (în exemplul nostru este vorba de logistică) poate fi ratat.
„Ideal este, încă de la început, să alegi furnizorul dintre cei care au experiență pe domeniul în care activezi, cu care vorbești aceeași limbă și cu care intri într-un parteneriat pe termen lung, ce are ca miză dezvoltarea companiei. Riscul ca dezvoltarea companiei să se plafoneze este mare atunci când se apelează la furnizori pe orizontală“, a precizat directorul general WindSoft.
Aparent, este imposibil să prevezi viitorul. Totuși, la momentul inițial al selectării furnizorului unui sistem software integrat, este recomandabil să aflați răspunsul la întrebarea – va putea furnizorul să dezvolte produsul inițial pentru a ține pasul cu realitățile firmei în următorii ani?
Trebuie avut în vedere că lucrurile se schimbă permanent, iar un ERP trebuie să acopere toate operațiunile firmei – poate apărea un service sau este dezvoltată partea de expediții, este înființat un departament de logistică ori distribuție etc.
Parteneriat pentru dezvoltare continuă
Există și exemple contrare față de cazul prezentat mai sus.
„Avem un beneficiar care, din punct de vedere al mentenanței, a solicitat încheierea unui contract pe 10 ani. Practic, aceasta este o abordare firească. Clientul este cel care ar trebui să impună furnizorului de sisteme software o perioadă lungă de mentenanță – este în interesul lui direct să aibă continuitate“, a precizat Ștefan Nedeluș.
Compania de soft poate astfel să îmbunătățească, să dezvolte produsul livrat, inclusiv după implementare.
„În România, puțini beneficiari privesc lucrurile din acest unghi. O perioadă minimă recomandată de parteneriat este de trei ani. Pe lângă prevederile standard de mentenanță și suport tehnic, contractul prevede suport pentru a acoperi modificările legislative și funcționale“, a explicat directorul general WindSoft.
Contractul de mentenanță va asigura, chiar și după mai mulți ani de funcționare, că ERP-ul achiziționat rămâne un produs modern, în pas cu tehnologia și bine adaptat nevoilor curente ale utilizatorului.
„Un astfel de proiect se optimizează și crește de la lună la lună în valoare. Furnizorul de soft trebuie să aibă capacitatea de a inova și adapta produsul atât funcțional și legislativ, cât și tehnologic. De la semnarea parteneriatului, ambele părți implicate trebuie să aibă o viziune unitară pentru a pune bazele unei colaborări pe termen lung, să se exprime principiile celor doi parteneri, să se aibă în vedere experiențe similare etc“, a declarat Ștefan Nedeluș.
Astfel, cheia pentru succesul colaborării este că, la startul unui astfel de proiect, fiecare parte trebuie să respecte și să înțeleagă activitatea celuilalt, pentru a evita „discuțiile“ pe parcurs. Nu mai există client și furnizor, ci o echipă compactă de proiect.
„Trebuie să existe o abordare și un scop unitar pentru furnizor și beneficiar. Beneficiarul trebuie să ia în calcul planurile de dezvoltare ale companiei pe termen mediu. Un instrument software puternic devine vital în activitatea beneficiarului. Fără el, activitatea nu se mai poate desfășura la parametrii stabiliți. Lucrurile trebuie să funcționeze în echipă și după semnarea contractului, furnizorul trebuie să știe în permanență ce se întâmplă în compania beneficiarului, să fie tot timpul alături de el, cu consultanță, cu sfaturi, cu noutăți și update-uri. Timpii de execuție se scurtează foarte mult dacă apelezi la partenerul potrivit, pe care trebuie să îl simți ca pe un coleg. Furnizorul IT trebuie să aibă și să vrea să ofere soluțiile pe care le are la îndemână“, a completat directorul general WindSoft.
„Partenerul IT, dacă nu are experiență, îți face ce îi ceri, dar nu poate veni cu idei. Astfel, ajungi să dezvolți ceea ce gândești tu la momentul respectiv, nu neapărat ceea ce îți trebuie cu adevărat.“
„Este greu să schimbi furnizorul de soft. Ai o experiență în spate, dar există o uzură a utilizatorilor, care, la orice implementare, este foarte mare. Dacă după doi-trei ani îi treci prin aceeași uzură, apar anumite riscuri, la care se adaugă și componenta financiară.“
„Se pot schimba soluțiile utilizate. Softul în sine se poate schimba în condițiile în care varianta inițială nu era potrivită, însă, dacă ai două soluții asemănătoare (funcționalitate, preț…), de la doi furnizori, este mai bine să nu faci schimbarea.“
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
