CONCLUZII LA UN AN: Lucrul de acasă, cu bune și mai puțin bune

2020 a dovedit că nu lucrul de acasă a afectat companiile ci alte provocări, la nivel mai mare, mai extins, venite dintr-un mediu de necontrolat și de neinfluențat decât într-o mică măsură.

Oamenii s-au menținut productivi, au lucrat, chiar, mai mult, în unele perioade și au făcut față unor provocări majore, împărțind spațiul mic al apartamentului sau al casei cu ceilalți membri ai familiei, care trebuiau, la rândul lor, să lucreze sau să învețe de acasă.

Am primit, acum câteva săptămâni, rezultatul unui studiu făcut în România, în 2021, despre piața forței de muncă. Au răspuns la studiu manageri din conducerea a aproape 350 de companii, oameni de resurse umane, manageri de operațiuni. Companii medii și mari cu operațiuni la nivel național. Mi-au atras atenția, în mod special, două aspecte menționate de respondenți:

• Pe primele două locuri abilitățile pe care angajatorii și le doresc sunt flexibilitatea/adaptabilitatea și, apoi, productivitatea și eficiența. „Acestea au deveni importante – spune studiul – odată cu tranziția spre work from home” scoțând în evidență nevoia de disciplină și auto motivare a angajaților.
• În 2021, lucrul de acasă este, încă, beneficiul cel mai important pe care îl acordă companiile, după tichetele de masă. Adică, după un an întreg de pandemie, care ne-a forțat pe foarte mulți dintre noi să trecem complet la lucrul de acasă, acest mod de organizare a muncii încă este perceput ca un beneficiu, și nu ca o nouă realitate a muncii și organizare a activităților unei companii.

Despre „cele bune” generate de lucrul de oriunde

Oricât de dificil a fost, lucrul de acasă, în 2020, a adus pentru foarte mulți angajați mai mult echilibru în viața personală și profesională. După primele două luni de adaptare, larga majoritate a angajaților recunoaște faptul că timpul pe care l-a economisit lucrând de acasă i-a permis să facă lucruri care păreau inabordabile, înainte de aceste evenimente.

De exemplu, oamenii îmi spun frecvent, în workshopuri, că au reușit să-și stabilească o rutină de dimineață pentru a face sport, au putut petrece mai mult timp în preajma copiilor și a altor membri de familie. Vorbesc despre faptul că s-au putut organiza mai flexibil, pe parcursul unei durate mai lungi a zilei de lucru, permițându-și să ia masa de prânz cu familia. Trebuie să recunoaștem că, mai ales pentru orașele mari, traficul consumă enorm din ziua productivă a cuiva: uneori, dus-întors de la birou puteau să însemne chiar 3 ore. Trei ore pe care angajații le-au investit, acum, de multe ori, în activități legate de serviciu. Sunt statistici care spun că până la 86% din angajași declară că au găsit beneficiile menționate de mai sus.

Un alt beneficiu pe care lucrul de acasă l-a generat companiilor este reprezentat de anumite economii legate de utilități, de întreținerea birourilor și a deschis perspective noi asupra organizării echipelor, a posibilităților de a simplifica anumite procese, a vizualizării cu mai multă acuratețe pierderilor de timp și de energie generate de modul tradițional de a face lucrurile.

Lucrul de acasă a dezvoltat considerabil autonomia oamenilor și foarte multora le-a mărit încrederea în sine că sunt capabili să lucreze autonom, le-a crescut încrederea în forțele proprii și le-a arătat o măsură mai bună a capacității lor de adaptare.

Odată cu venirea verii, după șocul inițial pe care l-am trăit cu toții, „work from home” a devenit, rapid, pentru mulți „work from anywhere”.

Am întâlnit familii întregi care au decis să se mute, pe perioada verii, în casele părinților sau în case de vacanță, să se bucure mai mult de natură, în timp ce s-au simțit mai mult în siguranță și copii lor au avut posibilitatea să stea la aer curat, fără să fie expuși pericolului de contaminare, în marile aglomerări urbane.

Și câteva aspecte mai mărunte: ne simțim mai comod, mai puțin încorsetați de ținuta de birou, pentru mulți chiar a fost un an în papuci de casă și în trening. Fiecare și-a putut organiza și face locul de muncă plăcut, după cum și-a dorit: de pe terasă sau balcon, în bucătărie. Economii: am mâncat acasă, am redus costurile de transport, am cheltuit ceva mai puțin.

Despre „cele mai puțin bune”

Sunt însă și multe aspecte mai puțin favorabile, resimțite atât de angajați, cât și de companii. Semnale de avertizare de care va trebui să ținem seama, pe măsură ce vom regândi modul de organizare a activităților noastre – companii digitalizate, clienți cu obiceiuri și cerințe schimbate, oameni care au o altă viziune acum, despre munca și despre viața lor.

Marea majoritate a managerilor a resimțit din plin faptul că echipele lor, dintr-o dată la distanță, au ieșit din aria de vizibilitate și au evidențiat nevoia de control și sentimentul de disconfort, în privința controlului managerial real. De aceea, o provocare majoră care necesită o transformare de mentalitate pentru orice manager, este felul în care va învăța noul tip de management al performanței, în condițiile în care este foarte posibil să rămânem cu o combinație de modalități de lucru pe termen lung: colegi care să lucreze numai de acasă, colegi care să aleagă să lucreze combinat, sau cei care vor fi permanent în linia întâi, la serviciu. Provocări diferite, modalități diferite de a stabili obiective și de a oferi feedback, ritmuri diferite de întâlnire unu la unu și modalități noi de organizare a întâlnirilor de echipă.

Unul dintre aspectele despre care se vorbește mai puțin este stresul major la care s-au supus managerii, în această perioadă, prin presiunea pe care o pus-o, singuri, pe ei înșiși.

Care este sursa acestor presiuni? Uneori a fost nevoia accentuată de control, lipsa de încredere în capacitățile oamenilor din echipă, care a adus cu sine o sumedenie de îndoieli și de lucru suplimentar. În cazul altor manageri, a fost vorba de grija exagerată pentru colegii lor, preocuparea de a-i ține conectați și motivați, preocuparea pentru continuitatea activităților de front-line, mai ales că, dacă se îmbolnăvea un coleg, trebuia trimis acasă un întreg schimb de lucru. Și multe alte provocări legate de aspecte emoționale ale acestei perioade, resimțite de cei care au responsabilitatea conducerii oamenilor.

Lucrul de la distanță a evidențiat și alte aspecte de care, poate, nu se simțea atât de multă nevoie, înainte de pandemie.

• Nevoia de a deveni selectivi în privința ședințelor pe care le convocăm și a celor pe care îi invităm să participe la aceste ședințe. De cele mai multe ori, oamenii se plâng de ședințe „back-to-back”, programate fără a avea între ele nici măcar cinci minute de pauză. Sau ședințe programate unele peste celelalte, în care ești pur și simplu invitat să participi și ți se predă, fără drept de apel, responsabilitatea de a alege la care poți fi prezent sau nu.
• Nevoia de a dota oamenii cu echipamente de lucru care să-i mențină productivi: de la un scaun ergonomic, la un laptop mai performant, la asigurarea unui abonament de date pentru calitatea internetului care să permită lucrul online permanent.
• Nevoia de a ține cu adevărat cont de situația familială a oamenilor din echipa ta: nu toți au copii mici, dar unii au. Nu toți au o relație echilibrată acasă și, poate, sunt în situații tensionate, care fac imposibilă conviețuirea 24 din 24, potențial atenuat, înainte, prin prezența cel puțin a unui membru al familiei, peste zi, la serviciu. Unii au membrii familiei în vârstă care locuiesc cu ei și în prezența cărora este dificil să te concentrezi și să rămâi productiv. Iar unii locuiesc singuri și se izolează, acest aspect afectând starea lor mentală și emoțională. Lucrul în prezența familiei poate cere o capacitate de concentrare mult mai mare. Copiii mici generează întreruperi de care părinților nu pot să nu țină seama.
• Potențialul crescut de burnout. Pentru a fi echilibrat în activitățile tale zilnice, pentru a lua pauze de relaxare și de deconectare, pentru a face sport sau avea o dietă corespunzătoare, este nevoie de o disciplină personală importantă. Este o nevoie reală de a fi atenți și de a surprinde semnalele de burnout pe care le vedem la colegii noștri, pentru a putea evita complicații legate de sănătate.
• Nevoia de a face schimbări în felul în care stabilim obiective, rămânem aproape unii de ceilalți și ne oferim feedback. Plutește, de foarte multe ori, în aer sentimentul de neîncredere că oamenii lucrează cu adevărat și asta afectează considerabil sentimentul de echipă și de încredere reciprocă.
• Nevoia de a găsi mecanisme frecvente de conectare și de menținere a unui spirit de echipă, fără să fim întotdeauna focalizați doar pe discuții legate de serviciu.
• Nevoia de a sesiza îngrijorarea oamenilor în privința viitorului lor și a stabilității companiei în care lucrează. E mult mai greu, de la distanță, să simți care este „starea națiunii”. Sentimentul de nesiguranță a locului de muncă, mai ales în absența informației sau a comunicării regulate și transparente, poate să ridice considerabil nivelul de anxietate în cadrul echipelor.
• Nevoia de organizare mult mai transparentă și nevoia de simplificare: eliminarea sarcinilor care nu sunt esențiale, crearea de modalități de schimb de informație mult mai eficiente, de tip cloud sau shared points. Accesul la anumite documente și lupta de zi cu zi cu diferite bariere impuse de nevoia de siguranță cibernetică, pentru care nu toate companiile au bine puse la punct sisteme IT, poate crește considerabil nivelul de frustrare și de tensiune în rândul oamenilor.
• Nevoia de discuții unu la unu în mod regulat cu fiecare dintre membrii echipei, pentru a vedea cum se simt, dacă au dificultăți și de ce natură, dacă au anumite situații speciale de care trebuie să se țină cont.
• Nevoia de a continua programele de dezvoltare și învățare și reorientarea acestora de la abilități tehnice, către aspecte de dezvoltare personală, care să crească capacitatea oamenilor de a face față acestei perioade.
• Nevoia de a ține seama de oboseala de ecran. Vom constata, probabil, în curând, că foarte mulți dintre noi am dezvoltat, în această perioadă, afecțiuni legate de ochi și de capacitatea de concentrare. Nu putem sta conectați în fața ecranului 8-10 ore pe zi. Lucrul de la birou ne îndepărta această capcană, deoarece avea multe pauze sau ședințe față în față. Totul se petrece în fața ecranului.

În esență, marele dezavantaj resimțit în companii pare a fi nevoia de schimbare a stilului de leadership.

Dacă ne uităm, însă, din perspectiva schimbărilor organizaționale care vor veni oricum, prin accelerarea digitalizării și prin schimbarea mediului economic și social în ansamblul său, lucrul de acasă declanșat brusc, așa cum s-a întâmplat în 2020, este, probabil, mijlocul cel mai la îndemână pentru schimbările de paradigmă de care aveam, acum, nevoie. Am uitat, probabil, prinși în agitația creată de pandemie, aceste schimbări trebuiau oricum făcute.

Generațiile tinere au nevoie de un mediu de lucru mult mai flexibil. Pentru că acum suntem mult mai bine pregătiți.

Madi RĂDULESCU

MBA, PCC

managing partner MMM Consulting

madi.radulescu@mmmconsulting.ro