Atunci când o companie depășește un anumit nivel de dezvoltare, controlul activității, realizat după reguli bine puse la punct, poate oferi top managementului gura de oxigen necesară pentru a gândi strategia pentru perioada următoare. Cel care coordonează controlul devine, astfel, un element cheie.
Practicom a semnat, recent, pentru achiziţia a 90 de capete tractor, care vor fi livrate până în 2018, după ce contractase, anterior, alte 100 de unităţi, cu termene de livrare în aceeaşi perioadă. „Flota totală a Practicom va ajunge, până în 2018, la 500 de vehicule”, ne-a declarat Ionel Cipere, director Practicom.
El a explicat că, în contextul creşterii importante în care s-a angajat firma în ultimii ani, s-a decis crearea unei funcţii care să permită controlul activităţii. „Chiar dacă sistemul de lucru este creat, oricând pot apărea derapaje atunci când o persoană decide să nu îşi realizeze sarcinile 100%. Adrian Vasile, directorul nostru pentru audit si control, are grijă ca totul să meargă potrivit planurilor. Are acces oriune în firmă, verifică punerea în practică a procedurilor, certificarea ISO, realizează proceduri noi atunci când sunt necesare clarificări, urmăreşte aplicarea discounturilor pe care le primim de la furnizori, nivelul unor indicatori financiari şi îndeplinirea previziunilor pe care noi, acţionarii firmei, le prindem în strategie.”
Carburantul sub lupă
Potrivit directorului de audit şi control, Adrian Vasile, unul dintre segmentele care necesită o atenţie specială ţine de carburant, unde se preconizează ca, până la sfârșitul anului, să se ajungă la un consum lunar de 600.000 de litri.
„Am decis să iniţiem un control suplimentar privind consumul de carburant, după ce, timp de mai multe săptămâni, în rapoartele Departamentului Contabilitate apărea că nu există depăşiri, lucru imposibil în cazul unei flote de 200 de vehicule. În urma acestei acţiuni, am descoperit depăşiri semnificative în anumite cazuri, iar managementul Practicom a decis trecerea activităţii de verificare a consumurilor direct între atribuţiile Departamentului Audit şi Control. Am făcut inclusiv imputări de 3.000 de lei, care nu au fost contestate de către şoferi. Facem, săptămânal, note de constatare şi monitorizăm până la capăt procesul, inclusiv recuperând pierderile. Notele de constatare se transmit şefilor direcţi ai şoferilor, care iau decizia privind imputarea sau nu a pierderii, din salariu. La rândul său, angajatul îşi ia un angajament că va acoperi paguba produsă”, a menţionat Adrian Vasile, adăugând că problemele au apărut, în special, în cazul şoferilor noi.
Ulterior controlului, au fost stabilite reguli noi. „Am introdus limitări pe card, după ce am evaluat fiecare maşină în privinţa mediei de kilometri realizaţi în fiecare zi şi a consumurilor în funcţie de parcurs. În acest moment, şoferii nu mai au mână liberă în privinţa alimentărilor. Menţionez că am identificat un şofer care alimenta de 2-3 ori pe zi. Le-am sugerat să îşi schimbe atitudinea. Am câţiva oameni în interior care le-au transmis că sunt urmăriţi, iar rezultatele s-au văzut imediat. Dacă, în perioada 1-15 aprilie, apar consumuri care sar din normă, în perioada 15-30 au început să intre în normal.”
Adrian Vasile a subliniat că s-a decis inclusiv recompensarea economiilor de carburant, pentru a veni în întâmpinarea conducătorilor auto care exploatează corect vehiculele. Iar premiul este direct proporţional cu economia realizată. „Pentru a stabili premiul, ţinem cont de preţul mediu al litrului de motorină în staţiile unde alimentăm, din care scădem TVA. Reacţia şoferilor a fost una pozitivă. În acelaşi timp, depăşirile se impută.”, a spus directorul audit şi control al Practicom, adăugând că se au în vedere inclusiv investiţii noi în sistem informatice.
Plata în funcţie de orele lucrate
„Noi plătim în funcţie de orele lucrate, care trebuie corelate cu orele facturate. În acest context am pus la punct un proiect cu furnizorul nostru de servicii GPS, care presupune montarea unor inele pe cheia de contact, care să lase şoferul să urce numai în maşina lui. Inelul va permite normarea timpului în mod automat”, a mai arătat Ionel Cipere.
El a subliniat că verificarea consumului de carburant trebuie realizată în mod constant, în condiţiile în care, la finalul acestui an, flota Practicom va ajunjge la 300 de vehicule, dintre care 130-140 licenţiate pentru transport public. „În perioada 2016 – 2018, vom pune accentul pe camioane grele, pe care le vom utiliza în special intracomunitar. Am semnat pentru 190 de camioane, dintre care 60 vor veni în acest an, 80 anul viitor şi restul în 2018. Am previzionat o creştere naturală pe România la frigorifice, unde o să ajungem la aproximativ 65 de unităţi. Pe partea care deserveşte segmentul de piese auto, am început un proces de a schimba gama de maşini de la 3,5 la 7,5 t. Vom achiziţiona vehicule de 7,5 t în România, iar pe cele de 3,5 t le vom transfera în Ungaria, alăturându-se parcului de distribuţie deja existent acolo”, a arătat el.
Ionel Cipere a ţinut să sublinieze că managerii care lucrează în cadrul companiei au fost pregătiţi pentru dinamica activităţii firmei. „De exemplu, anul acesta, compania care ne-a furnizat traininguri în ultimii trei ani va lucra individual cu fiecare manager participant la cursuri, pentru a evalua modul în care sunt implementate elementele învăţate. Vrem să obţinem maximul de pe urma acestor traininguri. Altfel nu poţi avea continuitate. Atunci când o singură persoană nu face ceea ce trebuie, se produc efecte în lanţ, de care trebuie să ne ferim. Dar pentru aceasta avem Departamentul Audit şi Control”, a concluzionat Ionel Cipere.
Adrian Vasile, director audit şi control Practicom: „Am mână liberă să intru peste orice departament, iar, când sesizez o problemă, trebuie să iau măsuri, indiferent dacă este vorba despre directorul fianciar sau despre un operator. De fiecare dată, însă, am o discuţie prietenească între patru ochi, pentru a încerca să remediem problema. Excluzând contabilitatea, cunosc în fiecare departament fluxul şi procedurile.”
Ionel Cipere, director Practicom: „Noi, ca acţionari, prezentăm sistemele de simulare, iar în atribuţiile directorului pentru audit şi control intră partea de analiză. El verifică dacă s-a respectat ceea ce am trecut în simulare, dacă s-a recuperat TVA-ul, sau dacă s-au respectat discounturile acordate.”
„Pentru a susţine dezvoltarea, în ultimii trei ani am pus accentul pe traininguri şi pe introducerea de programe informatice.”
Meda BORCESCU
meda.borcescu@ziuacargo.ro
