Expresia folosită în informatică este, astăzi, din ce în ce mai des valabilă pentru sectorul logistic, unde digitalizarea devine un „must”. A implementa un sistem informatic performant nu rezolvă, însă, lucrurile. Despre capcane și creșteri false de productivitate am stat de vorbă cu Adriana Pălășan, președinte ARILOG și managing partner Supply Chain Management Center.
Integrarea corectă a sistemului contribuie, fără îndoială, la obținerea rezultatelor dorite din digitalizare. Altfel spus, pentru ca să poți vorbi despre digitalizare, este cel puțin indicat să poți asigura acuratețea datelor introduse în sistem. Iar acest lucru se obține prin două căi. Prima ține de stabilirea unor reguli de introducere și de completare a datelor în sistem.
Iar cea de-a doua cale care trebuie urmată este legată de respectarea acestor reguli. Iar aici intră în prim plan omul… cu personalitatea sa. „De aici poți să dai greș, sau să pui pe butuci orice fel de proiect. Expresia «garbage in, garbage out» funcționează din ce în ce mai mult, în companii”, a apreciat Adriana Pălășan, menționând că este vorba despre partea cea mai dificilă.
Datele trebuie corect colectate și, apoi, așezate într-o formă în care sistemele să le poată citi.
Astăzi, companiile sunt conectate, iar sistemele trebuie să reușească să interpreteze datele primite, astfel încât să genereze automat acțiuni. Vorbim despre câmpuri de informații și reguli bine puse la punct, care trebuie respectate. „Este punctul care poate genera cele mai mari probleme, pentru că nu mai sunt numai interfațări în interiorul companiei, ci și transferuri de date între firme diferite, la care se poate adăuga și expunerea acestora pe web. Nu mai ajung câteva mailuri și un telefon, ca să rezolvi o eroare. Sistemele trebuie să fie precise, iar informațiile transmise corecte.”
Care sunt elementele care fac diferența?
În primul rând, să existe șefi dedicați. „Este vorba despre acel șef căruia îi place ceea ce face și care pune preț pe rezultatele muncii echipei, reușind să livreze rezultate bune.” În opinia Adrianei Pălășan, un astfel de manager trebuie, în cele mai multe cazuri, crescut în cadrul companiei. Dar… atenție!
Acești manageri trebuie să cunoască foarte bine sistemul și să fie capabili să îl utilizeze, blocându-l acolo unde există breșe generate de nerespectarea regulilor, astfel încât să îi forțeze pe oameni să lucreze așa cum trebuie.
„Eu nu aș oferi nici cel mai mic grad de libertate personalului de execuție, până în momentul în care nu a învățat regulile și și-a creat obiceiul de a le respecta. Subliniez, vorbesc acum de zona operațională.”
Iată și câteva exemple.
Pickerul primește pe scanner comanda să meargă în locația x, de unde să ia două bucăți dintr-un anumit produs. Dacă trebuie să scaneze numai locația, pickerul poate să ia articolul de oriunde altundeva, după ce a efectuat operațiunea de scanare. Astfel de decizii, privind eliminarea unor pași obligatorii, au în spate dorința de a crește productivitatea, dar creează o breșă în securitate, pentru că sistemul nu va mai avea informații exacte și va trimite pickeri către locații unde nu vor mai găsi produsul, sau va transmite comenzi de aprovizionare pentru locații unde există articole suficiente. Toate aceste erori generează bătăi de cap și timp pierdut pentru multe persoane. Iar productivitatea scade!
Astăzi, avem nevoie de exactitate, pentru că sistemul interpretează și ia decizii pe baza a ceea ce vede el, nu pe baza a ceea ce gândesc operatorii, atunci când nu respectă regulile.
De multe ori, sunt luate astfel de decizii pentru că angajatul consideră că își ușurează treaba astfel. Dar…
Ne oprim asupra altei situații, explicate de Adriana Pălășan.
A venit o marfă în recepție, care trebuie dusă la raft, unde există alte produse similare, dar cu o dată de expirare mai apropiată. Pickerul trebuie să ia marfa mai veche din raft, unde va duce produsele primite la momentul respectiv. În multe cazuri, intrările și ieșirile se află pe aceeași parte a depozitului, iar operatorului îi va fi mult mai simplu să ia paletul din zona de intrare și să îl poziționeze pentru ieșire. Termină, astfel, mai repede activitatea și pleacă să îndeplinească o alta. Este mai productiv, în opinia sa. Numai că sistemul informatic nu va mai avea datele corecte, va genera comenzi greșite, iar clientul primește, în acest context, un lot pe care nu trebuia să îl primească. În final, marfa care ar fi trebuit livrată ar putea expira, în depozit.
Da! Acțiunea pickerului a fost în acest caz mai comodă, dar nu a făcut ce trebuie. „Viața angajatului trebuie făcută mai ușoară, punându-i la dispoziție instrumentele și echipamentele potrivite. Dar trebuie să respecte întocmai regulile din sistem.”
Acest tip de atenție reprezintă motivul pentru care, în ultimul timp, sunt căutate femeile ca pickeri în depozit, pentru că vor lua în calcul data de expirare, așa cum o fac și în bucătărie. De asemenea, femeile sunt mai potrivite pentru zonele de online, unde coletele sunt relativ mici, cu mai multe articole. „O femeie va alege întotdeauna cutia cu dimensiunea corespunzătoare dintre cele disponibile, și va așeza marfa corect în interiorul ei, pentru că, altfel, nu s-ar simți bine din punct de vedere psihic.”
Șefi dedicați… pentru micro-management
Disciplina trebuie să pornească de la cel mai înalt nivel. „Am mai auzind vorbindu-se, la nivel de management de top: eu nu fac micro-management. Este corect. Directorii nu au de ce să facă micro-management, dar trebuie să cunoască foarte bine modul în care merg lucrurile în companie, pentru a se putea asigura că omenii pe care îi pun în poziția de a face acest micro-management sunt perfect capabili să vadă acele elemente, care le pot îmbunătăți modul de lucru. Și aici avem o discrepanță, pentru că nu întotdeauna sunt alese persoanele pregătite, în acest sens. De cele mai multe ori, companiile își doresc să crească oamenii, dar cei care se află în zona operațională nu sunt învățați, de cele mai multe ori, să fie manageri. În plus, dacă nu îi dai responsabilitatea și autoritatea aferente poziției de manager și nu îl înveți cum să abordeze lucrurile, se va afla într-un conflict permanent cu foștii colegi. Disciplina de aici pornește. În logistică, respecți funcția, ca în armată.”
Altfel spus, nu facem micro-management la nivel de top, avem șefi dedicați care să o facă, dar nu îi putem alege oricum. Cel mai bun picker sau stivuitorist nu va fi, automat, și un șef potrivit de schimb. Iar comunicarea devine extrem de importantă, din acest punct de vedere. Angajații din zona operațională nu trebuie să își dorească să îl aibă șef pe cel mai productiv dintre ei, ci pe acela care se potrivește cerințelor unei funcții de manager.
„Să vrea să le fie șef… cel mai bun șef.”
Meda IORDAN
meda.iordan@ziuacargo.ro
