Sa fii informat. Sa comunici bine. Sa transmiti incredere… Sa ai o echipa de negociere bine pregatita. Sunt cateva dintre elementele care pot conta foarte mult intr-o licitatie, in opinia celor care au participat la masa rotunda privind licitatiile organizata cu ocazia conferintei „Am marfa, caut transport“.
„Cred ca atunci cand participi la o licitatie privind externalizarea serviciilor de logistica este foarte important sa fii foarte bine informat asupra proiectului. Pentru ca daca nu stii cu exactitate ceea ce vrea clientul, totul se transforma intr-o pierdere de timp. In al doilea rand, abordarea trebuie sa fie corecta“, a apreciat Nicolae Cismasu, director logistica in cadrul Friesland Campina.
Este vital ca ambele parti care se afla in procesul de negociere sa ofere informatiile corecte. Furnizorii de logistica au aratat ca exista cazuri in care, dupa semnarea contractului, volumele sa nu fie cele mentionate, pe de alta parte clientii se plang ca, nu o data, furnizorul nu a putut oferi serviciile asupra carora si-a luat angajamentul. De foarte multe ori insa, in spatele unei astfel de atitudini, se afla un tarif nejustificat de mic.
„In mod normal, licitatiile se intind pe mai multe luni. De obicei ti se trimit toate documentele, inclusiv contracte. Sunt companii care au documentatii foarte stufoase. Mi s-a intamplat sa primesc un caiet de sarcini care avea peste 100 de pagini. Problema este ca in cazul multor licitatii formatul este foarte rigid, nu te poti exprima liber si se pierd anumite informatii despre tine ca si companie si solutii alternative pe care le-ai putea oferi. In plus, sunt conditii foarte drastice privind responsabilitatea ta si beneficiile lor, iar sansele de a dezvolta un proiect pe termen lung (minim 3-5 ani) cu cel care a licitat sunt destul de mici pentru ca, de exemplu, sunt clienti care fac licitatii pentru un an, cumpara cel mai mic pret din piata si, dupa un an, poti pierde clientul foarte usor pentru ca oricand poate veni altcineva cu un pret mai mic. De multe ori se pune accentul pe pretul cel mai mic, ceea ce nu este in regula. Daca ai face un agreement pe 3-5 ani, poti sa iti planifici altfel resursele si sa ajungi la un pret foarte bun dupa 1-2 ani de colaborare. Sa nu mai vorbim de costurile suplimentare ale unui nou tender si, implicit, unei noi mutari de stoc, interfatari de soft, traininguri pentru oameni etc“, a afirmat Rares Macinica, Managing Director Lagermax AED Romania, subliniind ca este imposibil sa oferi calitate la un pret foarte mic. „Atunci cand pretul este nejustificat de mic, pot fi probleme privind depozitul, oamenii pot fi angajati la negru, sunt nepregatiti, nu se respecta termene, intarzie marfa sau dispare, nu exista asigurari… Pana la urma, clientul pierde mult mai mult decat a castigat atunci cand a ales un tarif nejustificat de mic“, a precizat Rares Macinica.
Un tarif care sa reflecte costurile reale te poate scapa de multe probleme
Clientii recunosc ca atunci cand s-a agreat, in Romania sau in strainatate (de catre companiile mama), asupra unor tarife foarte mici, in momentul in care au fost necesare camioanele pentru transport, furnizorii care comunicasera tarifele respective au afirmat ori ca preturile nu mai sunt de actualitate ori ca au vehiculele angrenate intr-un alt contract mai profitabil. „Se intampla de foarte multe ori ca furnizori de transport sa liciteze la un pret, iar cand se pune problema sa semneze contractul, sa nu o mai faca“, au aratat clienti prezenti la conferinta organizata de Ziua Cargo.
„Clientul trebuie sa se asigure ca furnizorii cu care intra in negocierile finale pot intr-adevar sa ofere serviciile cerute. Pretul trebuie sa permita furnizorului sa desfasoare actiunile prevazute in contract in mod corect. Trebuie tinut cont ca atunci cand optezi pentru externalizare pierzi pe anumite segmente, precum controlul sau know-how-ul, iar aceste dezavantaje trebuie compensate“, a tinut sa precizeze Nicolae Cismasu. Directorul de logistica al Friesland Campina a subliniat ca sustine externalizarea activitatii de logistica, chiar daca ultima licitatie facuta in acest sens, pe o perioada de noua luni, s-a incheiat fara rezultat.
Atentie la indicatorii de performanta!
In opinia Laurei Simion, vicepresedinte ARILOG si SupplyChain Manager pentru Europa LC Waikiki, un aspect foarte important tine de masurarea performantei atunci cand ai ajuns in faza finala a licitatiei si nu mai negociezi decat cu doua sau trei firme. „In acel moment trebuie pusi la proba furnizorii, pentru ca daca nu apelezi la o simulare s-ar putea ca dupa semnarea contractului sa constati ca se darama toata constructia realizata anterior. Nu este indeajuns sa stabilesti KPI (n.r. indicatori de performanta). Trebuie sa agreezi si modul in care ii masori. Transportatorul poate spune ca a gresit o data, dar pentru client acea greseala poate insemna pierderi foarte importante. Poate insemna, de exemplu, ratarea unei promotii pentru ca marfa in loc sa ajunga in 3 zile a ajuns in 7. Exista mari discutii la analiza KPI si cred ca fiecare logistician sau transportator ar trebui sa stie implicatiile fiecarei activitati sau decizii pe care o ia si sa si-o asume. Clientul trebuie sa se ocupe de vanzari, iar logisticianul de optimizarea activitatii – nu este productiv sa aiba loc intalniri repetate pentru a discuta in contradictoriu pe marginea KPI“, a explicat Laura Simion.
Totusi, furnizorii sunt de parere ca astazi tariful primeaza. „Incepe sa devina periculos ce se intampla in Romania, faptul ca in fata calitatii primeaza un tarif care nu mai este sustenabil. Avem firme de consultanta care realizeaza studii pe acest segment si este pacat ca intr‑o piata in care logistica se indreapta spre maturizare, am ajuns intr-un moment in care un tarif aruncat pe masa poate sa bata expertiza si calitatea“, a apreciat Daniel Duca, directorul de dezvoltare al ND Logistics Romania, subsidiara locala a Grupului Norbert-Dentressangle.
O mare problema o reprezinta faptul ca, de obicei, se discuta cu achizitori care nu au pregatire pe segmentul de logistica. „Acesti achizitori trebuie invatati pe ce trebuie sa puna accentul. Furnizorii trebuie sa le explice. Ei nu ar trebui sa se astepte sa gaseasca in mod obligatoriu de partea cealalta a baricadei oameni cu competenta. Realitatea ne-a aratat ca de partea clientului nu este neaparat un om cu foarte multe competente, mai ales pe parte de logistica. In momentul in care incep un proiect de licitatie, furnizorii trebuie sa se asigure ca persoana aflata de partea cealalta intelege exact termenii pe care ii foloseste in oferte. De multe ori, neintelegerile vin de aici“, a subliniat Laura Simion.
Daniel Duca a aratat, in acelasi context, ca a intalnit multe cazuri in care reprezentantii potentialului client nu stiau practic ce se afla in spatele unui tarif. Trebuiau sa faca economii, iar acest lucru se realiza numai prin intermediul tarifului, fara a fi luate in calcul in mod real elemente de calitate sau implicatiile pe care le-ar putea avea un tarif nejustificat. Chiar daca externalizarea in sine are ca scop reducerea costurilor cu logistica sau transportul, este foarte important procentul in care se doreste diminuarea costurilor, pentru ca o reducere de 50% din tarif este putin probabil sa fie si sustenabila. „Tot ceea ce se intampla in piata la ora actuala se plateste foarte scump. Nu vreau sa intru in detalii si exemple, insa sunt multi jucatori din FMCG si retail care au semnat pe niste himere, practic, iar dupa 6-7 luni au inceput problemele“, a aratat directorul de dezvoltare ND Logistics Romania.
Si de fiecare data, atunci cand apar probleme dupa licitatie, intra in prim plan caietul de sarcini, care ar trebui sa puna cu adevarat fata in fata nevoile clientului si posibilitatile furnizorului. In opinia lui Daniel Duca, Asociatia Romana de Logistica (ARILOG) ar putea realiza un format exemplu de caiet de sarcini privind externalizarea serviciilor de logistica, la care s-ar putea raporta membrii si toti cei interesati de acest sector. „In Romania, procesul de alegere a unui furnizor nu este standardizat, iar pe masa potentialulul client pot sa apara tarife care reprezinta lucruri diferite. In spatele acestor tarife si a constructiei tarifare, fiecare dintre furnizori ia in calcul anumite aspecte. Standardizarea ar oferi transparenta in procesul de ofertare. Ar deveni foarte clar ce vrea fiecare client si ce poate primi de la furnizor“, a concluzionat directorul de dezvoltare ND Logistics Romania.
Daniel Duca, director de dezvoltare ND Logistics Romania:
„Este foarte important ca optimizarile sa treaca dincolo de barierele privind concurenta, iar competitorii sa fie de acord sa isi transporte produsele in acelasi camion pentru a reduce costurile.“
Rares Macinica, Managing Director Lagermax AED:
„Se pune accentul pe pretul cel mai mic, ceea ce nu este in regula“.
Laura Simion, vicepresedinte ARILOG si SupplyChain Manager pentru Europa LC Waikiki:
„De foarte multe ori apar probleme din faptul ca reprezentantul clientului nu intelege modul de ofertare al furnizorului de logistica. El citeste in mod eronat oferta, fara sa ii fie clar ce inseamna de fapt un tarif mai mare.“
Nicolae Cismasu, director logistica Friesland Campina:
„Atunci cand optezi pentru externalizare, pierzi pe anumite segmente, precum controlul sau know-how-ul, iar aceste dezavantaje trebuie compensate“.
Meda BORCESCU
meda.borcescu@ziuacargo.ro
