Afacerea de transport este una complexă, cu provocări multiple. A devenit clar că, astăzi, ai nevoie de TMS, pentru ca, mâine, să rămâi în piață. Dar, uneori, alegerea sistemului potrivit ridică mai multe dificultăți decât am crede. Am ales, câteva dintre problemele des întâlnite în piață și le-am găsit rezolvarea.
Serverul
Pentru o companie de transport, achiziția, întreținerea și actualizarea serverelor poate reprezenta o sursă de probleme, pentru că nu intră în zona de core business. În cazul innoTMS, astfel de acțiuni nu mai sunt necesare. „Datele clienților sunt stocate în parcul nostru de servere, iar noi ne asumăm responsabilitatea totală”, a afirmat Levente Gall, director innoTMS Romania, precizând că sistemul (cloud-based) poate fi accesat de pe orice dispozitiv, prin intermediul unor date de autentificare.
Rutele nepotrivite
De exemplu, la o comandă de transport între Poprad (SK) și Piacenza (IT), există variante mai ieftine, din punctul de vedere al taxei de drum, cu aproape 100 de euro, dar care presupun o perioadă de parcurs cu 2 ore mai lungă. „Analiza rutelor alternative, cu ajutorul integrării funcțiilor și harților PTV Map and Guide, face foarte simplă identificarea rutei potrivite pentru camioane, în funcție de numărul de kilometri, timp și taxe de drum. Iar, cu un simplu switch, se mai poate adăuga și poziția GPS a mașinii, analiza incluzând, în acest context, și dislocarea camionului.”
Șoferul nu parcurge ruta planificată
Cu navigația PTV la bordul camionului, ruta salvată de dispecer în sistem apare în secunda următoare și pe dispozitivul șoferului, care nu mai poate rata traseul.
Timpul estimat pentru descărcare
Pentru cărăușii care au contracte stricte privind timpii de încărcare sau descărcare și nu dispun de instrumente de verificare, dispecerul are acces, în innoTMS, printr-o funcție dedicată, la informații privind timpul estimat pentru descărcare.
Comparația rutelor (planificate vs. realizate)
După închiderea cursei, dispecerul află, printr-un simplul click, dacă șoferul a respectat traseul salvat. Această funcție combină datele preluate din telematică (adică traseul realizat prin GPS) cu ruta salvată în innoTMS, ceea ce permite vizualizarea pe hartă și identificarea diferențelor, din punct de vedere numeric.
Comunicarea cu șoferul
Sunt multe situațiile în care dispeceratul are probleme de comunicare cu șoferul (cu privire la locul de încărcare, de descărcare, timp de finalizare etc.). Aici intră în acțiune aplicația innoTMS de la bordul camionului (inclusiv pentru iOS), prin care șoferul are acces imediat la parametrii necesari ai comenzii, unde, evident, poate apăsa butoane predefinite ca statusuri.
CMR
O problemă des întâlnită ține de modul în care CMR-ul ajunge la birou. În innoTMS, după finalizarea cursei, se adaugă CMR: se face poză, apoi se salvează. Acesta este imediat împerecheat cu comanda de transport, putându-se factura.
Facturarea
Sistemul se poate configura astfel încât facturarea să însemne doar câteva click-uri. De exemplu: se adaugă automat ștampila și semnătura electronică pe factură; se atașează automat și CMR-ul scanat de șofer; contul de e-mail este conectat cu innoTMS (necesar doar o dată, la început); se definesc șabloane pentru toate limbile (pentru textul e-mailului). În acest context, trimiterea e-mailului cu factură și CMR reprezintă doar un click direct din sistem, ceea ce elimină, în proporție mare, și greșelile umane.
Integrarea cu telematica
„innoTMS are integrări făcute cu mai mulți provideri. În caz contrar, am dezvoltat o interfațare atât de flexibilă și dinamică, încât realizarea integrării cu un nou provider durează de la una la trei zile”, a precizat Levente Gall.
Kilometri pierduți
Cum se poate poate, însă, garanta că întreaga distanță (kilometri) înregistrată în telematică este evaluată și în TMS? „A fost dezvoltat un robot care urmărește continuitatea kilometrilor la fiecare camion în parte, situație în care nu pot fi pierduți kilometri de drum, și nici costurile aferente. Fiecare kilometru va fi contorizat în fiecare cursă, kilometrajul provenind din telematică (obligatoriu cu CAN)”, a explicat directorul innoTMS Romania.
Cursele cu profit redus
La negocierea prețului unei comenzi, sistemul generează prețul final către client, folosindu-se de un tarif-target per kilometru, la care sistemul adaugă, automat, taxa de drum pentru acea rută. „Acest tarif-target per kilometru fără taxa de drum este disponibil managerului, bazat pe perioadele anterioare, iar taxa de drum este furnizată de sistem din API-ul PTV Map and Guide”, a menționat Levente Gall, subliniind că este bine ca transportatorul să știe care sunt cursele mai puțin profitabile.
„În innoTMS, toate cheltuielile sunt distribuite per curse (indiferent dacă este vorba despre combustibil, taxele de drum, sau cheltuieli gen chiria biroului sau salariul personalului auxiliar etc.). Sunt costuri care, în funcție de configurările inițiale, sunt împărțite în funcție de kilometri sau zile (așa cum se dorește), iar prin gruparea pe curse, cele mai puțin (sau deloc) profitabile pot fi renegociate.
Consumul de carburant
În innoTMS, există un raport specific, care are 3 surse de informații. Prima, o normă proprie, care poate fi setată, gol plus tonaj, a doua sursă este cea din importul cu furnizorii de combustibil, iar cea de-a treia provine din zona telematicii (CAN). Acest raport, analizat per camion, per perioadă, va raporta cele trei medii de consum, respectiv diferențele.
Creanțele
Gestionarea creanțelor poate crea dificultăți, sau poate avea un necesar mare de resurse. „În innoTMS, este extrem de simplu și ușor de utilizat modulul payment notice. Se pot crea 4 categorii de «notificări» plus șabloanele aferente, după care trimiterea acestora (una dintre cele 4 tipuri) se face cu doar câteva click-uri pentru sute de clienți. Aceste e-mailuri pleacă cu textul predefinit plus un document, care înseamnă notificarea în sine (cu semnătură și stampilă), și cu atașarea, încă o dată, a facturilor neplătite.”
Aplicații neintegrate…
Sunt multe situațiile în care transportatorii lucrează cu mai multe aplicații, în paralel, fără a fi integrate. „Eu numesc această problemă «island applications». Iată doar un mod de lucru identificat la un client: planificare rute – Map and Guide desktop; telematică – WebEye; comenzi transport – Excel; consumuri/alimentari – Shell Online; facturare – Smartbill; contabilitate – SAGA; trimitere CMR de la șofer pe WhatsApp (menționez că Excel-ul mai apare și în alte procese…).”
În acest context, Levente Gall a explicat că, în innoTMS, o informație introdusă manual sau în altă formă merge mai departe și este folosită în toate funcțiile sistemului. (de exemplu: încărcările de la o comandă apar și șoferului în aplicație, și pe factură, la nevoie, sau CMR-ul este conectat, în mod automat, la comandă, dar este folosit și în procesul de facturare etc.)
„Integrarea fiind esențială la un TMS, suntem con cu toți furnizorii de combustibil, cu PTV Map and Guide, cu o parte din furnizorii de telematică, respectiv cu programul de contabilitate SAGA”, a concluzionat Levente Gall.
Meda IORDAN
meda.iordan@ziuacargo.ro
