Realitatea ne arată că orice proces complicat pleacă de la câteva lucruri simple, puse laolaltă. Același principiu se respectă la luarea multor decizii importante din viața noastră, atât personală cât și profesională. La fel cum folosim un ERP pentru evidențele companiei, vrem să folosim un WMS (warehouse management system) pentru evidența depozitului.
Cum alegem cel mai potrivit WMS?
Varianta scurtă: WMS-ul este creierul din spatele depozitului, care organizează mărfurile într-o ordine bine definită, astfel încât „căutarea” să fie minimă. Pentru a alege cel mai bun WMS, trebuie, întâi de toate, să ne conturăm necesarul de operațiuni pe care sistemul le va prelua de la oameni (sau de la sistemul prezent).
Câteva întrebări pe care trebuie să ni le punem:
Complexitatea activității desfășurate în depozit necesită un WMS? În principiu, la câteva comenzi pe zi, alcătuite din câteva articole (repere unice pentru fiecare tip de produs sau produs în sine), investiția într-un WMS nu este necesară. Soluțiile de scriere în simple fișiere (de orice tip) sunt suficiente, restul evidențelor fiind menținute în ERP.
Dacă, într-adevăr, este necesar un WMS, înseamnă că sunt necesare și scanere, calculatoare, antene, imprimante… Dar cât de multe? Nu trebuie decât să facem un calcul simplu.
Putem interconecta WMS-ul cu alte aplicații? Fie avem un site pentru vânzări on-line, fie preluăm comenzile din ERP-ul nostru sau al altei companii, fie interconectăm WMS-ul cu partenerii noștri (furnizori, clienți etc.).
Produsele gestionate au termen de valabilitate? Pentru a asigura o rotație corectă (de tip FEFO), este cel mai bine să ne bazăm pe un WMS care funcționează după reguli bine stabilite.
Rezultatul final trebuie să reziste în timp; nimănui nu-i convine să schimbe WMS-ul din 3 in 3 ani, drept urmare evoluția în timp rămâne un criteriu de bază. Încercați să vă imaginați cum veți lucra cu WMS-ul vostru în anul 2020; sau 2025. Este adevărat că, în timp, se actualizează grafica, meniurile, câteva din funcționalități, dar nu structura de bază a WMS-ului.
Pentru modificarea WMS, trebuie sa apelezi la partenerul care ți l-a furnizat și să îi soliciți modificările necesare, urmând să-l recompensezi pentru efort (tarif per oră și consum în număr de ore, în funcție de complexitatea modificării). Acest aspect este mai puțin luat în calcul de viitorii posesori de WMS. Recomandarea mea este să vă interesați foarte bine de serviciile post-vânzare puse la dispoziție de partener.
Cum implementăm
Avem un WMS! Provocările abia încep. Așteptările noastre au crescut, rezultatele care ni se cer sunt foarte bune, echipa este, însă, aceeași. Ce facem?
În primul rând, trebuie construit un plan pentru două fluxuri:
- Fluxul informațional, care se referă la documentarea tuturor proceselor și procedurilor ce vor fi implementate, atât în formă scrisă (pentru utilizatori) dar și în interiorul WMS-ului, sub formă de baze de date (articole unice, locații de depozit, clienții și punctele lor de lucru etc.).
- Fluxul fizic, care se referă atât la dotările necesare (rafturi, scanere mobile, imprimante etc.), dar și la întregimea stocului ce va fi introdus în WMS.
Recomand ca partea informațională să fie construită împreună cu un specialist (consultant), care poate furniza o listă completă cu necesarul ce trebuie obținut, calculat, stabilit și implementat în aplicație. Pe scurt, această parte acoperă următoarele aspecte:
– lista de produse ce vor fi prezente în WMS (sau article master data) unde detaliile la nivel de SKU (stock keeping unit = articol unic în stoc) sunt foarte importante: dimensiuni fizice (inclusiv greutatea), modalitatea de paletizare, codurile de bare (EAN13), durată de valabilitate (dacă este cazul), grup de articole (pentru rapoarte ulterioare), zonă specială de depozitare, orice alt detaliu ce poate influența manipularea acelui SKU;
– lista de clienți și punctele de lucru unde se livrează produsele (indiferent cu ce tip de transport); când avem toate detaliile clienților în sistem, este mult mai ușor să tipărim etichete autoadezive pentru fiecare colet/palet pregătit pentru livrare; mai mult, pe acele etichete putem tipări un cod de bare unic, ce se poate folosi și de către companiile de curierat, în sistemele lor informatice;
– harta depozitului, cu locațiile stabilite; acestea pot fi diferite (de raft, de bulk, de shelf, zone exterioare), dar toate trebuie introduse în WMS;
– dimensiunile unitare și, în același timp, dimensiunile culoarelor dintre ele; având toate dimensiunile fizice introduse, sistemul va putea calcula rutele optime de picking;
– modalitatea de poziționare în locațiile de depozitare; cea mai avantajoasă poziționare în zona de depozitare este în funcție de rulaj; rulajul tuturor SKU-urilor se calculează cu ajutorul analizei ABC.
Partea fizică este, după părerea mea, cea mai simplă bucată din acest puzzle. Tot ce este fizic se poate măsura, calcula, prognoza, cronometra etc. Și aici putem împărți responsabilitățile după cum urmează:
– dotările de depozit;
– produsele ce urmează a fi introduse în WMS.
Dotările de depozit se referă la:
– rețeaua wireless pentru scanere (recomand contractarea unei companii specializate);
– scanerele mobile: știind care este necesarul de picking zilnic (număr de linii de comandă), putem să vedem câți pickeri ne trebuie; având numărul de pickeri, putem să-i împărțim în 2 schimburi (dacă este posibil), ceea ce înseamnă că numărul de scanere mobile este egal cu jumătatea numărului;
– pentru utilajele de ridicare, se vor achiziționa scanere speciale, cu arie mare de acoperire a razei de scanare;
– imprimante, atât pentru documente, cât și pentru etichete;
– computere, pentru accesul operatorilor de date și al coordonatorilor de activitate.
Pentru calculul resurselor necesare, trebuie să facem câteva teste de productivitate cu câțiva oameni din depozit. În mod normal, activitatea de introducere în stoc este efectuată de către gestionari, care nu pot fi prezenți în număr mare în echipa de scanare. Drept urmare, se vor folosi și alți colegi capabili de astfel de activități.
Să presupunem că un om responsabil poate scana (introduce în stoc) un palet în circa 2 ore, iar stocul nostru numără 400 de paleți. Consumul total de muncă va fi de 800 de ore și, ca să terminăm scanarea în 4 zile, înseamnă că avem nevoie de 200 de ore în fiecare zi; știind că un om poate lucra maxim 8 ore pe zi, înseamnă că echipa noastră trebuie sa aibă minimum 25 de oameni. Pe lângă cei 25 de oameni, mai sunt necesari alții, pentru manipularea produselor, urcarea la raft, supraveghetori, verificatori etc., dar important este că putem dimensiona echipa în funcție de productivitatea de scanare și de volumul stocului.
Informațiile furnizate WMS-ului trebuie să reflecte complet și corect realitatea. Acuratețea scanării trebuie să fie maximă (cât mai aproape de 100%), întrucât, în caz contrar, rezultatele pot fi dezastruoase, atunci când avem cea mai mare nevoie de el.
Cum folosim un WMS
Odată implementat, WMS-ul trebuie folosit pentru toate procesele din depozit; nu ne mai permitem să ținem evidențe separate sau fișiere completate manual pentru diverse situații. Motivul este simplu: odată informațiile introduse într-un singur sistem, ne putem extrage rapoartele mult mai repede, în diverse forme și, în cele din urmă, acestea reprezintă bazele deciziilor corecte.
Ca să exemplificăm, pe parte de intrări, putem vedea imediat câte recepții am lucrat în fiecare zi, câte sunt în lucru în acest moment și câte vom avea în zilele următoare; imediat putem planifica echipa pentru zilele următoare, analizând productivitatea lor pe ultimele zile. Mai departe, putem vedea ce viteză de procesare are echipa de recepție și, nu în cele din urmă, ce acuratețe au toți membrii echipei; putem să-i rotim în funcție de abilități și, astfel, să creștem productivitatea.
Rapoartele de stocuri sunt centrul informațional al WMS-ului; toate procesele sunt gândite să mențină acuratețea stocului, în timpul intrărilor și ieșirilor de produse. Un stoc corect asigură fluența mișcărilor și acuratețea înregistrărilor. Ca să înțelegem ce înseamnă un stoc corect, trebuie să înțelegem cum „vede” sistemul stocul și ce putem face pentru a păstra corectitudinea.
Un depozit se materializează prin foarte multe locații identificabile separat, ce pot fi accesate de operatorii de mărfuri; un articol (SKU) poate avea stoc de 10 paleți, ceea ce înseamnă că se va găsi pe 10 locații diferite și, probabil, pe rafturi diferite. Stocul pe acel SKU este dat de suma stocurilor celor 10 locații și, în cazul în care o locație este greșită, stocul este greșit. Mai există posibilitatea ca 2 locații să fie greșite, iar erorile să se anuleze, dar asta înseamnă că 2 paleți pot fi livrați greșit pe 2 comenzi diferite, deși stocul total este corect.
Acuratețea stocului unul WMS este dată de acuratețea stocurilor din toate locațiile sale, așa cum au fost declarate inițial. Orice locație greșită generează întârzieri masive în operațiuni (cel mai des la comenzi), iar menținerea acurateței fiecărei locații reprezintă cheia folosirii WMS-ului. Pentru păstrarea acestei acuratețe, locațiile trebuie verificate cât mai des, iar discrepanțele eliminate imediat; această activitate se numește „cycle count” și este obligatorie pentru orice utilizator de WMS.
Plecând de la premisa că stocurile sunt corecte în fiecare locație, ne apucăm de pregătit comenzi (picking). În mod normal, circa 70% din operațiunile unui depozit sunt pe parte de livrare, etichetare, împachetare etc., iar problemele, în această etapă, trebuie evitate cu orice preț.
WMS-ul este obligat să furnizeze operatorilor de mărfuri (pickeri) cele mai scurte rute pentru preluarea produselor comandate, respectând principiile agreate (FIFO, FEFO, LIFO etc.. Preluarea efectivă a produselor trebuie „validată” de sistem, adică operatorul scanează produsul/locația, iar sistemul îi confirmă operația. În acest fel, acuratețea pregătirii comenzii crește și timpii de verificare ulterioară scad.
În concluzie, folosirea unui WMS se concretizează în furnizarea de informații corecte către sistem. Erorile generează neplăceri importante și trebuie evitate cu orice preț.
Un stoc corect permite înregistrarea de performanțe, și nu de pierderi.
Un exemplu
Să ne imaginăm ce ar însemna ca, în timpul procesării unei comenzi din 40 de locații, pickerul să aibă probleme la 2 dintre ele. 2 locații greșite din 40 înseamnă o acuratețe de 95%, care, la prima vedere, nu pare rea, dar, ca operațiuni, înseamnă așa:
– la prima locație, sistemul cere 10 bucăți, dar pickerul găsește doar 8 bucăți;
– pickerul iese din zona de picking, pentru a comunica gestionarului, care, la rândul său, trebuie să verifice stocurile;
– în cele din urmă, gestionarul corectează stocul, iar WMS-ul trimite pickerul la altă locație, pentru preluarea diferenței de 2 bucăți (în cazul în care mai există stoc);
– peste alte câteva locații corecte, sistemul cere 2 bucăți din articolul X, iar la locație pickerul găsește articolul Y;
– pickerul iar iese din zonă, gestionarul iar verifică și corectează stocul, iar WMS-ul alege altă locație;
– din păcate, nu mai există stoc și trebuie anunțat clientul.
După câteva ore de căutări, soluționarea este:
– primele 2 bucăți erau la altă locație a aceluiași articol (+2 cu -2 se compensează, stoc articol corect dar greșit pe locații);
– articolul Y era înregistrat greșit în stoc ca fiind articolul X; s-a corectat articolul din toate locațiile.
Presupunem că avem 10 pickeri care trebuie să pregătească un total de 500 de comenzi zilnic și, la fiecare dintre ele, apar aceste probleme; deja numărul gestionarilor este mult prea mare și costurile de administrare sunt enorme.
Astfel, acuratețea de 95% nu este suficientă; fiecare eroare generează pierdere de timp nejustificată și costurile remedierii sunt destul de mari.
Paul Niță
Manager Logistică
