Reluam in punctul in care am lasat anul trecut, in numarul din iulie al revistei, seria articolelor de prezentare a indicatorilor de performanta. De data aceasta, vom analiza modul in care trebuie facuta onorarea comenzilor in depozit.
Pregatirea marfii pentru expeditie
In functie de complexitatea produselor depozitate, a tipologiei comenzilor si a canalelor de distributie, exista o serie de pasi ce trebuie parcursi pentru a elibera din depozit o comanda data de client.
Prelevarea si ambalarea
Exista pe piata in ultimii ani tendinta de implementare a unor solutii informatice de management al depozitului si nu numai a stocurilor, care permit inregistrarea productivitatii. In decizia de externalizare a activitatii de depozitare, ar trebui sa existe la baza seturi de masuratori care sa permita mai usor luarea unei decizii corecte.
Minimul standard acceptabil: Masurarea productivitatii pe tura sau individual; inregistrarea activitatii saptamanale per sarcina majora si per echipa si afisarea in depozit; KPI: Rata de onorare a comenzii pe client, categorie de bunuri, indicator al preciziei picking-ului; Daca este necesar, sistemele suporta urmarirea tagurilor RFID/codurilor electronice ale produselor. Desi putine implementari de solutii de picking cu comanda vocala sau by Light, acestea sunt:
Best practices: „Pick to Light“, terminalele RF, sistemele wireless cu comanda vocala sau alte sisteme de automatizare a proceselor, care permit comunicarea automata a comenzilor catre personal; Conveioarele sau alte echipamente automate de manipulare aduc comenzile in zonele de picking necesare, eliminand timpul de deplasare pentru pickeri; Pickingul optimizat in valuri (interweaving); Minimizarea intervalului de parcurs pentru picking, folosindu-se prelevarea prin succesiunea intervalurilor de parcurs, prelevarea pe loturi a aceluiasi SKU pentru comenzi multiple sau succesiunea valurilor de pick-ing pentru planificarea in avans a zonelor de prelevare; inregistrarea activitatii zilnice pe sarcini majore si pe echipe si afisarea in depozit; Targeturile de productivitate stabilite si masurate arata tendinta de imbunatatire sau atingerea obiectivelor; Clientii pot revizui nivelul pe activitate etc… Echipamentele automate pe piata romaneasca sunt extrem de putine, dar sunt luate in discutie in momentul cresterii costurilor. Nu este insa un moment propice pentru implementarea unor astfel de echipamente, care implica existenta unor mari volume manipulate, in conditiile in care trendul este de descrestere pe fondul crizei. Erorile de picking se reflecta exponential in costurile de retur si de tratare a reclamatiilor si imbunatatirea acestui indicator trebuie sa reprezinte o prioritate pentru orice companie.
Consolidarea si incarcarea
Atunci cand exista departamente si sisteme informatice separate de transport si depozitare, pregatirea in succesiunea corecta a marfii este neglijata si apare o serie de pierderi prin utilizarea necorespunzatoarea a volumului de transport. Mai ales pentru marfurile de tonaj mare, extindere greutatii pe axa si a masei maxime autorizate la standarde europene pentru peste 10.000 de km la nivel national permite ordonatorilor de transport sa ia in calcul maximizarea indicatorilor de utilizare a capacitatilor de transport. De asemenea, aparitia in tara a platformelor de cross-docking si a mai multor companii specializate in operatiuni de grupaj cu linii dedicate zilnice sau saptamanale, permit producatorilor si distribuitorilor sa isi optimizeze in mod concret operatiunile si, implicit, costurile.
Minimul standard acceptabil: Construirea incarcaturilor pe succesiunea de opriri (adica marfa pentru prima destinatie a camionului este incarcata ultima etc); Procesele sunt stabilite pentru a combina toate comenzile deschise intr-o singura livrare in fereastra de timp stabilita in acord cu clientul.
Best practices: Optimizarea incarcarii semiremorcilor 3D; Consolidarea incarcaturii prin procesarea break-bulk-ului la terminale indepartate. Daca, pana acum doi ani, ferestrele de incarcare si descarcare reprezentau mai mult un dezide rat, din ce in ce mai multe companii practica acest sistem, care permite o mai buna programare a activitatii in depozit.
Documentatia de expeditie
Prin utilizarea la scara larga a sistemelor informatice integrate, comunicarile electronice automate de finalizare a comenzilor sau de expediere au ajuns deja o normalitate. Se permite in acest fel verificarea in avans a comenzilor si se pot corecta eventualele erori ce pot produce intarzieri la receptia la client. In felul acesta, leadtime-ul de onorare a comenzii este controlabil.
Minimul standard acceptabil: Documentele corespunzatoare formalitatilor de export (vama) si clientilor precum si etichetarea tuturor expeditiilor, respectarea etichetelor AutoID/tagurilor pentru toti clientii; Determinarea in avans a tuturor taxelor si comisioanelor vamale; Notificarile in avans ale expeditiilor (ASN-urile) sunt disponibile tuturor clientilor prin intermediul EDI, prin fax sau e-mail (Nota: S-ar putea ca nu toti clientii sa-si doreasca ASN-uri, insa acestea trebuie sa fie disponibile); Sistemul automatizat de expeditie poate fi urmarit; Materialele periculoase necesita generarea unor documente corespunzatoare; Documentatia internationala se genereaza asa cum este necesar; Registrele privind exportul trebuie pastrate atat cat este necesar.
Best practices: Descarcarea si generarea electronica a documentelor de expeditie din sistemul de evidenta; Notificari in avans ale expeditiilor (ASN-uri) trimise automat de catre EDI sau pagina web (conform cerintelor clientilor); Codul de bare unic sau dispozitivele contin sau indica informatiile privind intregul conosament, permitand receptia prin scanare unica; Aplica etichetarea AutoID/tagul clientului expeditiei la doc.
Sistemul de management al depozitului
Daca operatorii logistici aveau, prin definitie, sisteme informatice integrate pentru a putea controla si organiza activitatea, in ultimul an, tot mai multi detinatori de depozite au considerat utila achizitionarea unui astfel de sistem. Problemele majore in implementare sunt legate de organizarea prealabila a proceselor. Simpla achizitie si implementare asa cum doresc operatorii din depozit nu este suficienta. Este nevoie de o implicare puternica a managementului in stabilirea proceselor, activitatilor, sistemelor de raportare, drepturilor de acces etc.
Minimul standard acceptabil: WMSurile contin un mix de inregistrari manuale si computerizate; Controlul stocurilor si practicile de reconciliere verifica precizia stocurilor; WMS se refera la receptie, asezare pe raft, stoc si alocarea de zone; Integrarea managementului comenzilor si sistemelor de productie pentru sporirea vizibilitatii; WMS ofera raportare pentru sustinerea KPI alesi.
Best practices: WMS-uri complet gestionate de sistem sau manipulare automatizata, stocul perpetuu acoperind gama de SKU; WMS se integreaza total alaturi de celelalte sisteme de business; WMS sustine contabilizarea costurilor bazate pe acti vitati/Managementul bazat pe activitati; WMS sustine „serviciile care adauga valoare“ si amanarea; Alocarea dinamica a locatiilor inclusiv controlul loturilor, asezarea pe raft pe zone, asigurarea calitatii, frecventa de acces ABC, cross docking-ul direct in WIP (Work in Progress) sau Kanban; Alocarea de zone si alocarea prelevarilor controlata prin terminale de date cu radio frecventa (RTD), cu comanda vocala sau pick to light. Cel mai important lucru este considerarea WMS-urilor instrumente si nu solutii la problemele din depozit. Aceste instrumente trebuie alese cu responsabilitate si urmarita cu atentie implementarea.
Adriana PALASAN
Managing Partner Supply Chain Management Center
