În contextul diverselor crize pe care le trăim în această perioadă, preocuparea noastră permanentă, în zona de HR, este asigurarea de forță de muncă stabilă, pentru desfășurarea activităților operaționale. Este mult mai eficient pentru companie să își păstreze angajații pe termen lung. Dar care este calea?
De la începutul anului trecut, am gândit o nouă strategie, având ca principal obiectiv consolidarea echipelor. După un an în care fluctuația de personal a fost de aproximativ 25%, am tras linie și am ajuns la concluzia că oricât am investi în recrutarea noilor angajați, fluctuația de personal reprezintă un cost mult prea mare (între 3 și 6 salarii) atât pentru colegii din zona de recrutare și instruire, cât și pentru departamentele operaționale.
Cu această lecție învățată, ne-am decis că este necesar să schimbăm abordarea privind recrutarea de personal. Într-o piață din ce în ce mai dinamică, în care angajatul este cel care are puterea de negociere în fața angajatorului, de multe ori, sub presiunea volumelor fluctuante din logistică și a necesității de a acoperi cât mai repede pozițiile vacante, suntem forțați să renunțăm la criterii stricte de selecție, în favoarea aducerii cât mai rapid de forță de muncă necesară pentru derularea operațiunilor.
La începutul anului trecut, ne-am decis să acceptăm provocarea de a primi în echipele noastre colegi extracomunitari.
Obiectivul final a fost stabilizarea echipelor existente, reducerea fluctuației de personal și creșterea productivității în depozite. Începând cu luna februarie și pe tot parcursul anului, am reușit să integrăm 250 de colegi extracomunitari, preponderent provenind din Nepal, însă avem și colegi din Bangladesh, India, Pakistan și Sri Lanka. Au fost multe lecții de învățat, pe parcursul acestui proces de integrare, întrucât nimeni din echipa noastră nu avea o experiență anterioară în lucrul cu colegi din afara UE.
Plan de inducție
Am început prin a pregăti colegii din echipele operaționale cu câteva informații privind diferențele culturale, valori diferite, abordarea față de muncă, acceptarea faptului că vor lucra cu colegi care nu vorbesc aceeași limbă. Am setat, inițial, un plan de inducție, pe care l-am îmbunătățit pe tot parcursul anului, observând cu fiecare etapă, cu fiecare grupă pe care o aveam de integrat, ce anume avem de îmbunătățit la acest program, până când am ajuns la formatul potrivit de informație atât pentru teorie, cât și pentru partea practică, astfel încât să atingem un timp optim în care noul angajat este pregătit să înceapă activitatea.
Programul de inducție este gestionat de un trainer dedicat, durează o săptămână și are etape de pregătire teoretică în care sunt prezentate informații de bază despre:
- companie
- instruirile specifice pe partea pe securitate și siguranță în muncă
- procedurile de calitate
- modalitatea de lucru
- regulile noastre interne
- sistemul informatic cu care lucrăm.
Instruirea teoretică privind procedurile operaționale care sunt obligatorii, cât și o parte practică, în care angajații puteau să simuleze preluarea comenzilor, să învețe manevrarea utilajelor, sub atenta supraveghere a unui trainer.
Dacă rezultatul evaluării este satisfăcător, noii colegi sunt îndrumați către viitorul lor șef de echipă, cu care vor lucra din săptămâna următoare.
În următoarea perioadă, până în a treia săptămână de activitate, toți angajații noi sunt urmăriți îndeaproape, de către trainerul care i-a instruit, și primesc suport ori de câte ori este necesar, pentru a-și îmbunătăți performanța.
Metode de motivare
Pe parcursul anului trecut, am derulat câteva proiecte, la care au participat toți angajații noștri și care au fost dedicate în special colegilor din operațional.
În vară, s-a organizat, în mai multe zile, câte un picnic într-un parc de lângă București, la care au fost invitați toți angajații din situri. A fost o energie fabuloasă, o comunicare între colegii români și colegii din diferite țări, au gătit împreună, au mâncat, au dansat, au jucat fotbal și, la final, am avut organizată o tombolă cu premii surpriză.
Întrucât pentru noi este importantă opinia fiecărui coleg, indiferent de poziția sa în companie, un alt proiect care s-a adresat tuturor angajaților a fost un chestionar de opinie a angajaților, care se numește „Fericit la job” și care colectează date privind gradul de satisfacție la locul de muncă. Acest chestionar este nenominal și s-a putut accesa pe bază de cod QR, astfel încât fiecare angajat putea să răspundă când avea timp, de pe telefon.
În urma feedbackului primit, putem, permanent, să ajustăm, să actualizăm și să îmbunătățim politica de resurse umane a companiei.
Un indicator pe care noi îl urmărim frecvent este îmbunătățirea performanței individuale și de echipă. În compania noastră, avem un sistem de bonusare în funcție de productivitate, astfel încât fiecare angajat își poate singur crește salariul, în fiecare lună. Sistemul este transparent și se calculează zilnic, astfel încât angajatul își poate calcula, în orice moment, care va fi bonusul pe care îl va încasa, la final de lună.
Schema de bonusare este valabilă pentru toți angajații, indiferent de naționalitate.
În fiecare an, pe data de 1 octombrie, ID Logistics celebrează începerea activității în România. În acea zi, în toate depozitele pe care le operăm, organizăm câte un eveniment, împreună cu toți angajații (cei aproximativ 1.300). Pentru acest eveniment, pregătim tricouri inscripționate cu anul care este sărbătorit (anul trecut am făcut 5 ani) și, bineînțeles, mai multe feluri de tort. Tortul este servit de către manageri!
Anual, avem grijă să bugetăm sume pentru primele de Paște și de Crăciun, care se acordă după aceleași criterii pentru toți angajații, indiferent de poziție. De asemenea, pentru cei care au copii, avem grijă sa ne organizăm din timp, cu pachețele de dulciuri, jucării și fructe, astfel încât sa fim siguri că le primesc în ziua de Moș Nicolae.
În sectorul de logistică, cheltuielile cu forța de muncă reprezintă peste 70% din total costuri. Așadar, este extrem de important pentru noi, ca organizație, să avem oameni motivați, care vin cu plăcere la serviciu.
Organizarea programului, distribuirea sarcinilor, transparența în acordarea bonusurilor, mediul de lucru, echipamente moderne, sprijinul din partea șefilor direcți, dezvoltarea profesională, recunoașterea meritelor, respectul, inovațiile din situri, programul de inducție, comunicarea permanentă cu oamenii sunt doar câteva din aspectele de menționat din zona de motivație non-financiară, care ține echipele stabile și motivate.
Pregătire continuă
Învățarea continuă este o constantă pentru noi. Din 2021, am început un program mai elaborat de traininguri, împreună cu o companie specializată, destinat colegilor care gestionează echipe. Sesiunile pe care le desfășurăm, lunar, cu toate echipele de team-leaderi, șefi de departamente și site manageri sunt pe teme ce țin de dezvoltarea abilitaților manageriale, de coordonare, comunicare, motivarea echipelor, evaluare, delegare, creșterea încrederii în sine etc, preponderent pe zona de soft skills.
Îmbunătățirea abilitaților nu se observă imediat după fiecare sesiune de training, însă, pas cu pas, construim o versiune mai bună a fiecărui angajat, cu o responsabilitate mai mică sau mai mare, din perspectiva numărului de oameni pe care îi coordonează, care se reflectă, ulterior, în atitudinea față de echipele din subordine și în performanța acestora.
Oricare ar fi metodele de motivare a angajaților, toate pleacă de la următoarea premisă: cu atât mai mari vor fi sentimentele de apartenență și de implicare în cadrul unei companii, cu atât mai loiali și fericiți vor fi și angajații, la locul de muncă.
Laura CALISTRU
director HR ID Logistics Romania
lcalistru@id-logistics.com
