Într-un depozit, există nenumărate zone în care se pierde timpul, de multe ori din cauza unor probleme de organizare. Cum putem câștiga această cursă? Ce altceva de poate face, pentru optimizarea activității?
Ghizi printre rafturile depozitelor ne-au fost două dintre persoanele cu mare experiență din logistica românească, Adriana Pălășan, vicepreședinte ARILOG și managing partner Supply Chain Management Center și Romeo Dumitru, vicepreședinte ARILOG și director operațiuni Consolight. Iată concluziile pe care le-am tras.
Pentru început, nu uitați că de mare ajutor pot fi oamenii inteligenți care își doresc și timp pentru ei. Vor avea grijă să găsească variante potrivite de organizare, astfel încât nimic să nu dureze mai mult decât ar trebui.
Există mai multe zone în care se pierde timpul. Putem vorbi despre probleme generate la nivel de date și informații, la nivel organizațional, dar și la nivel strict tehnic.
Probleme generate în zona de date și informații
- Lipsa unei discipline în organizarea datelor și informațiilor.
- Lipsa unui departament de master data cu competențe extinse.
- Lipsa standardizării și a aplicării standardelor existente de introducere, menținere și transfer a datelor între sistemele interne și schimbul cu sistemele partenerilor.
- Lipsa standardizării modului de etichetare și codificare unică, mod ce poate fi identificat prin mai multe metode automate de citire și înregistrare a datelor.
Probleme la nivel organizațional
- Lipsa unor procese clar definite, integrate la nivelul întregii companii.
- Lipsa unei planificări colaborative (client, depozit, transportator etc.), cu vizibilitate la nivelul întregului lanț, care să aplatizeze, pe parcursul întregii zile de lucru, vârfurile de volume de la anumite ore și, pe parcursul unei luni, volumele zilnice.
- Lipsa unei comunicări corecte.
- Lipsa unei standardizări (mod de lucru, sisteme, program etc.), care să asigure o integrare ușoară și rapidă a proceselor, informațiilor, sistemelor și persoanelor care trebuie să colaboreze.
Probleme la nivel tehnic
- Lipsa unui WMS performant, sau implementarea sa în mod greșit.
Sistemul nu va putea să automatizeze o parte cât mai mare din activitatea de back-office, sau a lucrătorilor din depozit. De asemenea, nu va asigura un nivel înalt de control al stocului, fără de care apare dezordinea, lipsa acurateței stocului, iar… marfa nu este găsită etc. Toate acestea duc la întârzieri masive în pregătirea comenzilor. Dar lucrurile merg, chiar, mai departe, sistemul neputând să optimizeze rutele de picking și să asigure flexibilitate, la schimbările periodice de procese sau la adăugarea de noi linii de business și canale de vânzare.
- Layout greșit al depozitului, care poate duce la distanțe mari de parcurs pe unitatea de produs recepționat sau pregătit, sau la gâtuiri majore în fluxuri.
De exemplu, ne putem confrunta cu un număr prea mic de dock-uri de descărcare/încărcare, sau cu o suprafață de recepție, expediție sub-dimensionată.
Oamenii…
Odată identificate, în mod concret, aceste cauze, intervin oamenii. Iar oamenii trebuie motivați, una dintre cele mai răspândite metode fiind sistemul de bonus/malus. O formă de motivare pentru cei din back-office este și adăugarea unor beneficii precum asigurările medicale, abonamentele la clinici private sau săli de sport. Dar specialiștii spun că factorii motivaționali cei mai puternici sunt RESPECTUL pe care-l arăți inclusiv persoanei de la curățenie ȘI să inspiri, prin exemplul tău… ÎN SPECIAL în momentele grele ale activității.
Comenzile
Procesul de comandă reprezintă punctul slab pe care îl întâlnim în 100% dintre companii. Numai o parte se înregistrează în sistem și pleacă automat către furnizori. Restul… În aceste situații, fie furnizorii le primesc, dar întârzie cu răspunsul, fie clienții încetinesc procesul de comandă, din diferite motive. Și nu este vorba numai despre o oră sau două, ci, uneori, chiar despre zile întregi, iar cei din transport și depozitare nu pot să realizeze planificarea așa cum ar trebui, la încărcare și la descărcare.
Bazele de date
Bazele de date trebuie să fie corecte. Altfel, în momentul în care ajunge la încărcare transportatorul, se constată că marfa pe care trebuie să o ridice are o volumetrie sau o greutate diferite față de ceea ce trebuia să fie. Apar, astfel, întârzieri, neconformități, nu se poate încărca marfa respectivă sau cea de după, mai ales în procesele de grupaj.
Recomandarea este ca închiderea procesului de comandă să fie dublată de transmiterea, în format electronic, a documentelor de transport. Clientul își va putea face verificările, își va putea înregistra sosirile în sistem și va beneficia de un sistem de înregistrare a recepțiilor, astfel încât să poată să elimine orele suplimentare sau să adauge numai strictul necesar, pentru eventualele întârzieri la descărcare. Echipele care lucrează la recepție vor putea fi eficientizate, știind dinainte la ce să te aștepți și nepunând personalul într-o situație dificilă. Din punctul acesta de vedere, ar trebui să se implementeze, în cât mai multe companii, aceste notificări în avans, aceste avizări, pentru a putea să calibrezi oameni și echipamente, în zona de depozitare.
Procesele
Sunt extrem de importante procesele bine definite, în care să știe fiecare persoană care operează în depozit sau în zona de transport ce responsabilități are, dar, mai ales, de ce autoritate dispune. Persoanele cărora nu le dai autoritate și pe care nu le crești pentru a-și asuma această autoritate vor aștepta întotdeauna input-uri din partea managementului și, implicit, aceste așteptări se manifestă în timp pierdut.
Sistemele
Peste procesele care trebuie să fie bine definite, vin sistemele, în special în zona de depozitare, unde puține sunt companiile la care sistemele sunt bine implementate și automatizate. Unele au fost implementate, deja, de o perioadă destul de îndelungată, iar tehnologiile și metodele de acum câțiva ani nu se mai potrivesc, decât în mică măsură, cu tehnologia actuală și cu viteza necesară. Implementările au fost făcute în special în operare manuală, pentru ca, ulterior, să urmeze a fi automatizate. Aceasta a fost o mare greșeală, pentru că neautomatizarea de la început a dus la o perpetuare a operațiunilor fără sistem, sau asistate de sistem, dar în aceeași manieră și mai puțin îmbunătățite. Aici au apărut pierderi de timp majore.
Așteptări de peste 4-5 ore, la descărcare
Există „micul aranjament”, atunci când vin camioanele la descărcat, pentru a intra mai devreme, pentru că nu se aplică măcar regula „primul venit, primul încărcat/descărcat”. Sunt companii la care timpul de așteptare este de la 4-5 ore în sus, rămânând la discreția echipelor de recepție pe cine și când descarcă.
În paralel, trebuie analizată predarea documentelor.
Automatizarea
Există loc de mai bine și în zona de depozitare, unde avem suficient de multe comenzi pentru a putea fi implementată automatizarea. Astăzi, automatizările nu mai sunt atât de costisitoare. Sunt companii care aveau o cifră de afaceri care, ipotetic, nu ar fi justificat o investiție în automatizare, dar care au implementat-o cu succes și cu rezultate extrem de bune. Productivitatea s-a dublat, în aceeași perioadă de timp, cu același număr de persoane și într-un spațiu care, încă de când a fost contractat, era puțin cam mic. ROI a fost sub 3 ani de zile, ceea ce este mai mult decât confortabil, pentru o companie care vrea să investească.
Cum arată depozitul ideal?
- Cât mai mulți angajați trebuie să aibă cât mai bine stabilite activitățile pe care le au de făcut și să le poată face fără supraveghere.
- Al doilea pas ține de vizitarea altor depozite, cu procese similare, care să le fie utile. Pot învăța inclusiv din aceste procese făcute bine chiar și în alte industrii. Le pot veni idei, pot să adauge valoare și pot să își crească performanța.
- Un al treilea pas ține de educație. Deși urmează cursuri de perfecționare, cei care s-au specializat nu transmit know-how către personalul din subordine, pentru a încerca să facă proiecte de îmbunătățire pe baza celor învățate, nu singuri ci cu echipele lor. Să facă această educație și în interiorul companiilor.
- În al patrulea rând, în zona de remediere, ar trebui să avem și o analiză atentă a ceea ce pot să facă sistemele actuale, dar și cu privire la sistemele de care avem nevoie. Nu trebuie să ne grăbim în alegerea unui sistem informatic și, mai mult decât atât, ar trebui să ne legăm informațiile de riscurile pe care ni le asumăm, făcând rabat de la un anumit model de lucru pe care îl avem.
- În final, nu trebuie să uităm că supply chain înseamnă mai mult decât lanț de aprovizionare. Este vorba despre o filosofie de parteneriat cu clienții și furnizorii. De asemenea, este vorba despre relații de parteneriat și între departamente, în cadrul unei companii. Iar acest parteneriat trebuie să funcționeze cu adevărat.
Raluca MIHĂILESCU
raluca.mihailescu@ziuacargo.ro
