Organizațiile care iau în calcul și scenariul de recesiune, fără a-și limita la acest scenariu strategia, au la îndemână această tehnică foarte ofertantă. Din experiență perioadei COVID, cunoaștem exemple de companii care au ratat oportunități și au pierdut cota de piață, deoarece au restrâns capacitatea de lucru la nivel de supraviețuire (siguranță). Așadar, cum lucrăm să pregătim un scenariu de recesiune?
Ne propunem, în acest material, să clarificăm un concept destul de puțin cunoscut, aplicat parțial, la nivel intuitiv, mai ales de IMM-urile care nu lucrează cu bugete: BUGETAREA „ZERO-CHELTUIELI” (en.: „zero-based budgeting”).
Așadar, bugetarea zero-based este tehnica prin care sunt analizate liniile de business, la nivelul granular al costurilor individuale. În acest proces, se pune presiune pe ownerul de buget, managerul. Acesta trebuie să demonstreze, în mod continuu, că resursele solicitate sunt neapărat necesare pentru atingerea obiectivelor de business și sunt utilizate responsabil.
În implementarea acestui principiu de lucru, digitalizarea are un rol esențial.
De regulă, analiza costurilor, a repartizării acestora pe linii de business, scoate în evidență erori de clasificare, care conduc la analize și concluzii incomplete sau, chiar, eronate.
La această etapă, se realizează o nouă iterație, în care se consideră oportunitățile de optimizare la nivel operațional, al proceselor.
Bugetele targetate sunt definite, în cele din urmă, considerând analize comparative (benchmark) și corelând cheltuielile cu rezultatele.
Avantaje
- integrarea zonelor de business (bugetele nu rămân doar la nivel departamental)
- transparență privind utilizarea resurselor
- focus pe optimizarea coordonată a utilizării resurselor – spre deosebire de abordarea tradițională a bugetării, de creștere/descreștere incrementală, bugetarea zero-based propune o abordare structurală fără bariere, care provoacă organizația și managementul să răspundă la întrebarea „DE CE? Este aceasta calea cea mai bună?”
Specific transporturilor și logisticii
Enumăr câteva întrebări/clarificări utile în acest demers:
Pentru a aplica ZERO-BASED BUDGETING, este nevoie să se analizeze business-ul la nivel fragmentat, fiecare linie de business în parte.
- Cheltuieli cu reparațiile flotei, sau investiție? Care sunt indicatorii și la ce valori decid pentru una sau alta din variante?
- Capacitate proprie, sau parteneri/subcontractare?
- Activitate proprie de vânzări, sau parteneriate?
- Organizare internă a contabilității, marketingului, HR, sau externalizare?
Consider că această tehnică de lucru aduce beneficii reale, atunci când este integrată în viața organizațiilor și creează oportunități deosebite pentru profesioniștii în finanțe să contribuie la crearea de valoare, prin facilitarea acestui proces.
De ce este important să găsim, în permanență, căi de optimizare a costurilor?
Iată Rezultatele Analizei „Buget 2022 – IMM-uri” – studiu realizat de Trusted Advisor, în luna august.
Bugetele au crescut, în cursul anului acesta, cu peste 25% față de valoarea inițială bugetată:
- 64% din respondenți – Payroll (salarii și beneficii salariale)
- 36% – Utilități și cheltuieli de regie
- 27% – Marketing
- 18% – Transporturi și Logistică
- 9% – Materii prime și Costul produselor comercializate
- 12% – raportează creșteri la alte categorii bugetare, precum Servicii terți sau Cheltuielile financiare (pierderi curs valutar, dobânzi).
Modificarea repetată a proiecțiilor financiare, lucrul cu bugete lunare și actualizarea prețurilor – în cursul anului:
- 54% – trimestrial sau mai des
- 27% – o dată anul acesta
- 17% – nu au făcut modificări
- 2% – nu au mai lucrat cu bugete, anul acesta.
Ioana ARSENIE
strateg financiar
fondator Trusted Advisor Strategy & Finance
ioana@ioanaarsenie.ro
