2020 a fost un an din care am învățat foarte multe. Și merită să aplicăm lecțiile învățate în anii care vor urma – vizavi de predictibilitate și de adaptare.
Cu toții auzim de tehnologie, cu siguranță, cu mult mai des decât dacă nu ar fi fost pandemia. Un lucru este cert – fără tehnologie nu vom putea merge mai departe și toate schimbările generate de pandemie au dus spre digitalizare, vizibilitate și spre a face lucrurile cât mai mult de la distanță.
5 pași pentru succes
Sunt cinci pași care trebuie luați în considerare, atunci când te gândești la o investiție în tehnologie, astfel încât implementarea să aibă succes:
- Definirea și înțelegerea obiectivelor strategice ale companiei, defalcate pe fiecare departament. Urmărim principiile SMART:
S – specific – ce rezultat țintesc, un obiectiv foarte clar exprimat.
M – măsurabil – să pot să măsor cantitativ sau calitativ gradul de îndeplinire a obiectivului.
A – abordabil – este obiectivul realist? Poate fi atins?
R – relevant – merită să depunem toate eforturile pentru atingerea obiectivului? Contribuie la atingerea obiectivelor majore, generale ale organizației?
T – timp – în cât timp vreau să ating obiectivul.
Deși, aparent, fac același lucru, afacerile de transport pot avea obiective diferite. O firmă axată pe agilitate, care se adaptează continuu la ceea ce se întâmplă în jur, va avea un profil diferit față de o firmă axată pe încântarea clientului, sau una setată pe maximizarea marjei.
- Să descoperim, să documentăm, să prioritizăm cerințele sistemului, astfel încât ele să se potrivească perfect funcționalităților tehnice actuale din companii. Include și cerințe specifice, care permit fiecărui departament să aibă acces la instrumente prin care să contribuie la îndeplinirea obiectivelor macro ale companiei.
Dacă focusul, spre exemplu, este încântarea clientului, s-ar putea ca vizibilitatea asupra expediției, în timp real, să fie acel factor diferențiator care scoate în față compania.
- Determinarea factorilor cheie financiari, care se pot focusa pe evitarea sau reducerea unor costuri, ori pe îmbunătățirea sau maximizarea veniturilor.
Este important să punem problema corect, înainte de implementare și înainte de a lua decizia vizavi de furnizorul de servicii. Acest lucru va ajuta la stabilirea corectă a priorităților și va asigura că investiția realizată este aliniată cu obiectivele.
- Să ne asigurăm că soluția imaginată, desenată, calculată bine înainte are orientarea către business. Trebuie să înțelegem cum această tehnologie va face parte din setul nostru global de instrumente care fac ca afacerea să meargă.
Dacă a mers la X, nu înseamnă că merge și la Y. Obiectivele pot diferi de la o firmă la alta și aici apar și costurile implementării. O analogie grăitoare ar fi selectarea unei nave de croazieră, pentru a face treaba unei bărci de pescuit. Putem face acest lucru, însă ar fi dificil, scump și probabil, la final, nu am obține nici o plăcere.
Afară de costul implementării, apare și riscul implementării. Sistemul trebuie calibrat fix pe nevoile companiei.
- Să ne asigurăm că organizația este pregătită să facă această schimbare. Ne gândim la oameni și la procese. (Este, probabil, cel mai important pas și, adesea, cel mai ignorat.)
Există, oare, în organizație lacune care trebuie remediate, înainte ca implementarea să înceapă, pentru a ușura întregul proces? Nu trebuie să ne grăbim. Fiecare firmă trebuie să se gândească până unde vrea să meargă, pentru că acest pas este esențial pentru a determina capacitățile potrivite pentru sistemul implementat.
Atenție, detaliile mici pot fi semnificative – unde ești unic? Ce cerințe ai din categoria celor care să facă deferența față de competiție? Care sunt punctele esențiale ale companiei? Care este bugetul pe care îl aloci?
Firmele pot profita de această ocazie pentru a pune activitatea sub o lupă imaginară, iar acest lucru poate schimba total conținutul solicitării de ofertă către furnizorii de tehnologie, eventual schimbând și lista celor care se pot înscrie în competiție.
Fără grabă
Timpul prețios folosit în avans oferă recompense uriașe, cum ar fi:
- Reducerea riscului de eșec în implementare.
Am văzut foarte multe eșecuri în implementări de softuri în ultimii ani.
- Creșterea adoptării sistemului de către utilizatori.
Este cel mai important aspect. Am observat în toate organizațiile în care am avut acces la informații și discuții referitoare la implementarea de tehnologie că este cel mai dificil să îi schimbi omului sistemul de lucru, fără ca acesta să perceapă schimbarea ca o îmbunătățire, o ușurare a muncii.
Să nu subestimăm niciodată importanța faptului că echipa trebuie să accepte soluția. Dacă soluția este prea greoaie și nu îndeplinește așteptările utilizatorilor, aceștia vor lucra în jurul ei, o vor ignora, vor spune mereu că ceva nu merge…
Iar, când acest lucru se întâmplă, pierdem, practic, toată valoarea investiției.
Soluții IT minime, pentru 2021
Comerțul online a accelerat nevoia de tehnologie, iar, în pandemie, lucrurile au luat o turnură dramatică și este clar că vorbim de necesitatea unei adaptări cu viteză crescută la schimbările generate de acest trend.
Ce ar trebui să aibă, astăzi, un transportator în materie de soluții IT?
În primul rând, vorbim despre banalele sisteme de monitorizare a flotei. Este îngrijorător că foarte multe firme nu au, nici la ora actuală, asemenea soluții. Sau le au și nu le folosesc la adevărata valoare.
În plus, apar sistemele de rutare care îți oferă varianta optimă pentru un anumit traseu, sau oferă deja informații despre costul realizării acestuia. Aceste sisteme au la bază un banal TMS, care deține informațiile legate de flota operată, oameni, date de expirare a diferitelor documente, comenzi, facturi…
Varianta mai avansată este o soluție ERP care oferă și partea de contabilitate financiară, planificare automată etc.
La acest moment, trebuie să avem cel puțin un TMS care să păstreze evidența curselor, facturilor, istoricul de ofertare către clienți.
Trebuie să avem un algoritm de calcul al costurilor estimate pentru o anumită rută, pentru că ne aflăm, de cele mai multe ori, în fața unei cotații. Clientul ne solicită o cotație pentru un transport din punctul A în punctul B și, aici, apare prima și cea mai mare problemă – nu reușim să identificăm corect și rapid costurile aferente. În general, ne ghidăm după nivelul pieței sau după niște calcule aproximative.
Este nevoie de niște sisteme care să genereze rapid un precalcul al cursei respective. Astfel, minimizăm riscul de a da o cotație greșită, care, ulterior, este posibil să trebuiască să ți-o asumi și, implicit, te duce la pierderi.
Transporturile au devenit o artă, un instrument de precizie, în care este necesar să calculăm a treia cifră după virgulă.
Nevoia de precizie o găsim și în partea operațională – dacă înainte se spunea că avem descărcare miercuri, astăzi descărcarea este miercuri la opt fără cinci. Iar ratarea slotului poate atrage inclusivi penalități din partea clientului.
Fără instrumente prin care să ținem sub control întreaga activitate a flotei, prin prisma datelor pe care să le putem pune și la dispoziția clientului, nu se va mai putea realiza transport, în anii următori.
„Transportul tradițional” sau „cel mai ieftin este cel mai bun” sunt pe cale de dispariție.
Indicatori de performanță ce trebuie urmăriți
Indicatorii sunt de trei categorii: operaționali, de rentabilitate și de calitate a serviciilor.
Indicatori operaționali:
- Numărul de kilometri parcurși. Trebuie să realizăm planurile de afaceri în funcție de numărul de kilometri parcurși în regim legal.
- Consum de carburant.
- Taxe de drum. Aceasta este una dintre informațiile care adesea scapă, instrumentele care furnizează aceste informații fiind puțin folosite. Ținta este să poți calcula rapid costul aferent taxelor de drum pe orice rută.
- Ore lucrate vs. ore disponibile, pentru șoferi.
- Kilometrii plătiți față de kilometrii parcurși.
- Kilometrii normați vs. kilometrii plătiți.
- Kilometrii parcurși fără încărcătură. (În unele cazuri sunt plătiți.)
- Total zile staționare vs. zile productive. Apar diverse motive de staționare: lipsă șofer, mașina în service etc.
Calitatea serviciilor:
- Respectarea timpilor de încărcare/descărcare prevăzuți în comandă.
- Plângeri din partea clientului vs. număr de curse efectuate. Transportatorii ar trebui să se concentreze pe zona de calitate a serviciilor și probabil că pe aceste aspecte se va pune accent în perioada următoare. Sunt foarte mulți operatori de transport și va continua să existe diferența dintre numărul de camioane existente pe piață și mărfurile în căutare de soluții de transport. Astfel, factorul care poate face diferența este calitatea serviciilor prestate.
Indicatori de rentabilitate:
- Profitabilitate pe cursă.
- Profitabilitate pe client.
- Profitabilitate pe unitate de business.
- Profitabilitate pe companie.
- Cost carburant din total venituri. Toate contractele ar trebui să aibă clauza de carburant. Mai ales că prețul carburantului este în creștere în majoritatea timpului și rareori apar momente de scădere, ca în această perioadă.
- Costuri cu taxele de drum din total venituri. Trebuie să fim siguri că tariful acoperă și aceste costuri.
- Costuri cu resursa umană. Salarii, diurne etc.
- Costuri cu mentenanța și reparațiile.
- Costul cu anvelopele.
Chiar dacă unele par neînsemnate, fiecare cost trebuie monitorizat, pentru că pot face diferența între profit și pierdere. Să nu uităm că marja medie la nivelul industriei de transport este de aproximativ 3%. E ca și cum, dacă am avea un preț de 1 euro/km, pentru un parcurs de 10.000 km pe lună, profitul ar fi de 300 de euro per lună/camion. Este foarte ușor să se evaporeze acest profit. Fiecare rută are costurile ei. Dacă pe o anumită rută un preț de 1 euro/km te poate duce la profit, pe altă rută, același preț de 1 euro/km aduce o pierdere substanțială. Cel mai des întâlnim această situație pe rutele Germania-Italia. Trebuie evitată această capcană a prețului fără a analiza în detaliu costurile. Iar pentru asta îți trebuie sisteme, instrumente, întrucât ai nevoie să le „vezi” pe toate combinate, iar asta trebuie să o poți face în câteva secunde, apăsând niște butoane.
Firmele mici au nevoie de soluții potrivite
85% dintre companiile românești sunt mici (1-5 camioane), pondere asemănătoare cu cea întâlnită și în alte țări. Însă, chiar dacă ponderea de companii mici este asemănătoare cu cea din țările occidentale, în România există o particularitate:
Peste 50% dintre companiile existente astăzi sunt înființate în ultimii cinci ani. Și acest aspect spune multe despre maturitatea acestor companii, despre modul în care înțeleg ce se întâmplă și percep calculele specifice activității de transport.
Soluții IT se pot implementa și la firmele cu o mașină, poate sub forma unei aplicații pe mobil, pentru că un asemenea antreprenor este, probabil, tot timpul pe drum. Practic, soluțiile trebuie adaptate la nivelul firmei. Pentru o flotă de 1-5 mașini, îți trebuie o soluție simplă TMS, în care să introduci comenzile, să generezi facturile, să monitorizezi datele de expirare a documentelor și să ai acel instrument de precalcul al costurilor pentru curse.
În plus, vei fi forțat de clienți, care vor solicita acces la poziția mașinii, precum și alte date ce pot fi puse într-o aplicație – am încărcat, am descărcat, blocaj în trafic, transmitere CMR scanat etc.
Operatorii mari, pentru care lucrează, în general, firmele mici, și-au dezvoltat propriile aplicații. Ar trebui ca firmele mici să se poată cupla la diferite aplicații, utilizând o singură soluție. Lucrez, la rândul meu, la un produs în acest sens.
O aplicație pe telefonul mobil și un soft simplu pe desktop pentru gestionarea activității ar putea fi nivelul corect de soluții IT pentru o firmă mică.
Decebal POPESCU
creatorul platformei TransportAcademy
decebal.popescu@transportacademy.ro
