Avem, cu toții, o idee despre ce poate face, astăzi, tehnologia IT, însă, când vine vorba despre implementarea unor soluții „smart”, într-o companie de transport…
Găsim furnizorul care, aparent, poate să livreze produsul țintit, îi explicăm ce ne dorim, negociem și tariful și… Experiența ultimilor ani a arătat că nu puține sunt cazurile în care se constată, la finalul implementării, diferențe semnificative între așteptările clientului (transportatorul) și produsul livrat. Nu a fost comunicarea destul de bună, furnizorul a promis mai multe decât putea face, interfațarea cu alte sisteme utilizate de companie (soluții telematice, TMS-uri, softuri de contabilitate etc.) nu s-a putut face la parametri optimi, sau poate angajații firmei de transport s-au opus schimbării?
Sunt posibile motive, însă, la final, rămâne un gust amar – pentru că știi că tot ceea ce ți-ai imaginat inițial este posibil, cu tehnologia de astăzi, însă trebuie să te mulțumești cu mai puțin. O asemenea experiență intră, probabil, la capitolul „semieșec”.
Nu același lucru s-a întâmplat în cazul Routier European Transport (RET). Conducerea companiei și-a dorit un produs cu adevărat revoluționar, perfect funcțional și gata să se muleze pe intențiile de dezvoltare ale afacerii. După trei ani de implementare și o investiție de peste 200.000 de euro… eșecul a fost total.
Perioada reparațiilor
„În 2013, am început colaborarea cu un furnizor de soluții soft care nu era la prima implementare, în domeniul transporturilor. Ținta era realizarea unui ERP care să includă module de TMS și WMS. Au fost discuții lungi, le-am explicat ceea ce ne doream… După aproximativ un an, au venit cu un produs și ne-au lăsat la dispoziție 2-3 luni pentru teste. Abia după ce am început utilizarea efectivă, am descoperit că nu funcționează – dădea numeroase erori, mergea greu, se bloca… Am ajuns să utilizăm, în paralel, vechiul sistem cu noul soft”, a arătat Rareș Retegan, managing partner Routier European Transport.
Au urmat doi ani în care s-a încercat repararea erorilor, însă lucrurile au continuat să meargă foarte greu.
„Probabil că nici noi nu am testat foarte bine produsul, însă modalitatea de lucru a fost una dificilă. Noi discutam cu o persoană, care transmitea informațiile către programatori… comunicarea mergea foarte greu. Probabil, ne-am întins prea mult, realizând o investiție prea mare pentru dimensiunile noastre de atunci, dar, pentru respectivul furnizor de soft, chiar eram un client mic”, a explicat Rareș Retegan.
RET are, în cea mai mare parte, angajați tineri, deschiși la schimbări, însă, la acel moment, echipa era nemulțumită de situație și a devenit evident că era nevoie de un alt furnizor de soft.
Așa a început colaborarea cu CodexWorks Technologies.
„Am găsit la Routier «focuri» care trebuiau stinse – probleme de facturare, de viteză/performanță procese, nu se deschidea harta pentru planificare, nu se exportau pdf-urile… Practic, câteva luni de zile am lucrat doar la bug fixing”, a precizat Florentin Bota, CEO CodexWorks Technologies.
Și, apoi, a apărut propunerea unui nou ERP.
Un nou mod de lucru
Modul în care s-a lucrat la dezvoltarea softului a reprezentat una dintre cauzele nereușitei pentru proiectul inițial.
„Modalitatea respectivă, denumită «Waterfall», include discuții inițiale extinse, apoi se lucrează la soft și, ulterior, se trece la testare, urmând intrarea în producție. Modalitatea este bună (ideală pentru dezvoltatori) însă, în zona business, nu este cea mai potrivită. În acel an, în care softul este creat, este foarte posibil ca procesele de lucru ale companiei să se modifice. Astăzi, standardul în industrie este «Agile». Practic, construcția se realizează din mers. Noi lucrăm în sprinturi de două săptămâni și ne concentrăm pe câteva aspecte care trebuie implementate în acel timp”, a explicat Florentin Bota.
Astfel, în timp, softul dezvoltat pentru RET a devenit un ERP, fiind adăugate module/funcționalități bine adaptate la procesele firmei.
„Noua modalitate de lucru ne-a ajutat să testăm mai bine noile funcționalități, iar eventualele modificări/îmbunătățiri s-au realizat rapid”, a declarat Rareș Retegan.
Astăzi, continuă să fie dezvoltate și implementate noi module.
Drumul unei comenzi de transport – modul automat
„Practic, discutăm de o aplicație web, iar Microsoft Dynamics este utilizat pentru baze de date și pentru a păstra partea de contabilitate. Avantajul este că plannerii pot deschide aplicația din browser oriunde ar fi, iar șoferii au aplicația pentru telefonul mobil. Noua structură ne permite să fim mult mai flexibili”, a spus CEO-ul CodexWorks Technologies.
Probabil, cel mai grăitor mod de a înțelege funcționalitățile noului soft, automatizările asigurate și oportunitățile oferite ar fi să urmărim parcursul unei comenzi de la lansare și până la facturare.
Astfel, orice comandă lansată de client (majoritatea vin pe e-mail) este preluată de owner-ul comenzii și transmisă către back-office, pentru a fi introdusă în sistem.
Introducerea comenzii
Odată cu introducerea comenzii în sistem, softul verifică automat statusul respectivului client.
Dacă clientul are facturi cu scadența depășită, comanda este blocată.
Același lucru se întâmplă dacă s-a depășit limita de expunere stabilită.
RET a stabilit trei tipuri de limite: una stabilită de companie, alta stabilită în colaborare cu firma de asigurare (în special pentru clienții mari) și limita discreționară stabilită pe baza unui raport rapid, dacă este un client nou, sau pe baza a două facturi încasate în ultimul an de zile.
„Softul blochează și deblochează automat clienții și nu există riscul ca unul dintre angajați să greșească, la o eventuală verificare manuală. Mai ales că introducem în jur de 200 de comenzi zilnic”, a precizat Rareș Retegan.
Alocarea pe camion
Odată acceptată și introdusă comanda, plannerii o pot vizualiza și o alocă pe un camion și pe o remorcă (sau cutie mobilă și șasiu). Acest lucru se realizează pe ecran prin drag&drop. Practic, cu ajutorul cursorului, iei camionul din stânga ecranului și îl pui peste comandă (în dreapta ecranului).
„An de an, adăugăm noi module, crescând astfel valoarea softului. Doar în 2021, vom ajunge, probabil, la aproximativ 200.000 de euro investiți în soft, o sumă similară fiind investită și anul trecut” – Rareș Retegan.
Aplicație pentru telefonul șoferului
Următorul pas – șoferul primește, pe aplicația de pe telefonul mobil, informația în legătură cu semiremorca pe care trebuie să o preia. Tot în aplicație, șoferul parcurge completarea unui proces verbal, prin care sunt verificate chingile, covorașele, starea tehnică a semiremorcii, anvelope (RET are în teste un sistem prin care fiecare anvelopă este marcată cu un QR code pentru prevenirea furtului de anvelope)…
„Procesul verbal se completează în câteva minute și, odată finalizat, este transmis prin internet, iar plannerii văd acest lucru. Abia după finalizarea acestui pas, șoferii pot vizualiza adresa de încărcare. Toți pașii sunt confirmați de către șofer pe aplicație – ajungerea la încărcare, începerea încărcării, finalizarea încărcării…”, a explicat Rareș Retegan.
Aplicația pentru telefon destinată șoferilor a fost, de asemenea, construită de CodexWorks Technologies, de la zero, pe baza solicitărilor RET.
„Ne-am dorit să evităm situațiile în care lipsa de atenție duce la neplăceri. De exemplu, faptul că șoferul nu este încărcat câteva ore, însă nu îl sună pe dispecer, pentru a comunica acest lucru. Acum, informația este disponibilă în mod automat. Iar următorul pas va fi ca orice întârziere să fie nu doar vizibilă, ci și semnalizată în mod automat, pentru a ajuta dispecerii să identifice, cu ușurință, eventualele probleme”, a completat Rareș Retegan.
Odată finalizată încărcarea, șoferul pozează marfa și scanează CMR-ul (fiecare camion este dotat cu scaner, acestea fiind conectate la aplicația de pe telefonul șoferului).
Soluția telematică existentă pe semiremorci (oferită de Transics) oferă informații în timp real și, astfel, key accountul de client poate vizualiza ce vehicul a preluat marfa clientului și unde se află.
Plannerii au informații, în timp real, în ceea ce privește profitabilitatea cursei, orele de condus disponibile ale șoferului, poziția vehiculului.
ERP-ul calculează profitabilitatea fiecărei curse, atât pentru camioanele proprii, cât și pentru subcontractori.
„CMR-ul este încărcat, automat, în sistem, după scanare, și lucrăm la o funcționalitate care să asigure trimiterea, de asemenea automată, a acestuia către client. Totodată, informațiile completate de către șofer, precum numărul paleților și masa mărfurilor încărcate, sunt actualizate în ERP, astfel încât să putem, de exemplu, adăuga marfă, dacă acest lucru este posibil”, a completat Rareș Retegan.
Comanda este segmentată pe diferitele etape ale transportului – camion propriu, tren, subcontractori, pentru național și internațional. Pe fiecare etapă, este respectată aceeași procedură pe aplicația de mobil pentru șoferi, cu excepția trenului pentru care se generează PO (purchase order). La descărcare, este scanat din nou CMR-ul completat. Toate documentele și pozele pot fi vizualizate de către persoanele responsabile din cadrul firmei și, totodată, sunt arhivate, pentru a putea avea un istoric precis al operațiunilor efectuate.
„Pe măsură ce alocăm camioanele, la planificare, acestea nu mai sunt disponibile, însă apar ca disponibile după momentul (ziua, ora) la care este planificată descărcarea, pentru respectiva comandă”, a explicat Rareș Retegan.
Tot într-un viitor foarte apropiat, RET își propune să genereze automat PO pentru activitatea fiecărui subcontractor. Iar următorul pas va fi să genereze automat și factura (autofactură) și furnizorul va avea de făcut doar obiecții, dacă va fi cazul.
La sfârșitul fiecărei zile, sunt verificate comenzile finalizate, iar facturile sunt generate automat.
De asemenea, tot automat, facturile sunt transmise prin e-mail către clienți.
„Comenzile clienților care au facturarea cumulativă setată nu vor apărea în lista curselor facturabile individual automat”, a completat Rareș Retegan.
Mai puține greșeli, mai puțină intervenție umană
Avantajele noului ERP sunt evidente pentru companie, însă obiectivele pentru viitor sunt mult mai ambițioase.
„Am eliminat greșelile umane, cum ar fi, de exemplu, să uiți să facturezi o comandă finalizată. Practic, acum vedem toate comenzile finalizate (facturabile). Totodată, înainte, aveam două persoane pentru facturat. Odată introdusă facturarea automată, în urmă cu doi ani, am redus la mai puțin de jumătate nevoia de intervenție umană și facturăm cu aproximativ 10 milioane de euro în plus pe an”, a spus Rareș Retegan.
Noul soft înseamnă și informații în timp real pentru clienți, care acum pot primi, de exemplu, factura și CMR-ul în ziua descărcării.
Având informații precise legate de profitabilitatea pe fiecare cursă apar și alte posibilități de motivare. „Dispecerii sunt bonusați în funcție de îndeplinirea targetului, care este stabilit pe marjă, și nu pe cifră de afaceri. Fiecare vede marja pe care o generează”, a arătat managerul RET.
Ca măsură de precauție, dispeceratul primește rapoarte și în legătură cu semiremorcile care nu au fost utilizate o perioadă mai lungă. Astfel, scade riscul ca o semiremorcă să fie uitată printr-un terminal.
Iar investițiile sunt, astăzi, mult mai bine argumentate.
„De exemplu, la acest moment, dorim să achiziționăm noi semiremorci și analizăm, pe baza rapoartelor de profitabilitate, unde ar fi mai bine să le alocăm – intermodal, sau pe partea de circuit cu tracționiști. Avem, acum, o imagine clară, bazată pe istoric”, a declarat Rareș Retegan.
RET face, deja, primii pași pentru a intra în faza doi – implementarea AI (inteligență artificială), ținta fiind ca partea de planning să fie realizată automat de către soft (alocarea mărfurilor pe camioane).
Routier European Transport
- 180 de angajați (80 de șoferi)
- 47 de capete tractor
- 400 de unități (semiremorci, cutii mobile, containere)
- Tren Köln-Curtici – 5 plecări pe săptămână (6 plecări din luna mai și 132 unități/sens/săptămânal).
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
