După 12 ani de dezvoltare, utilizare și calibrare în interiorul unei mari firme de transport, Woop Software devine disponibil pe piață, fiind un TMS complex, accesibil și 100% românesc.
Astăzi, orice firmă de transport, indiferent de dimensiune, înțelege necesitatea utilizării unui soft care să asigure o bună vizibilitate asupra activității, să ajute în zona operațională, să reducă la maximum pierderile și să ofere rapoarte precise, care să ușureze procesul decizional. Practic, discutăm de un TMS (Transport Management System).
La prima vedere… nimic mai simplu, având în vedere evoluția tehnologică din ultimii ani. Totuși, activitatea de transport este una cu o complexitate ridicată, iar presiunea constantă asupra costurilor, face ca, în general, structura de personal să fie una rarefiată, la birouri. Cu alte cuvinte, șansa de a găsi (din întâmplare) un angajat specializat pe partea de IT într-o firmă de transport este destul de redusă. Astfel, încă din faza inițială, apare o barieră de comunicare între firma de transport și un eventual dezvoltator de soluții soft. Și, aici, intrăm aproape sigur în scenariul care se încheie cu un eșec, cu angajați frustrați și un soft care nu va oferi niciodată ceea ce s-a promis inițial.
O variantă cu potențial mai ridicat de reușită ar fi achiziționarea unui TMS deja existent – te bazezi pe experiența dezvoltatorului, acumulată, în general, alături de transportatorii care utilizează deja respectivul soft. Însă…
Este într-adevăr ceea ce ai nevoie, are complexitatea necesară, se pliază repede pe modul de lucru al firmei, va continua să se dezvolte pentru a răspunde nevoilor din viitor, va putea fi înlocuit cu ușurință, dacă va fi nevoie?
Sunt întrebări importante înainte de a lua decizia de achiziție și trebuie să admitem: astăzi nu există răspunsuri perfecte, ci, mai degrabă, compromisuri mai mari sau mai mici.
Gândit pentru transport
De curând, a apărut un nume nou pe acest segment – Woop Software, un TMS complex, dar care poate fi achiziționat etapizat, pe module, ușor de implementat, care rulează în cloud, este accesibil și are o poveste prin care promite să nu dezamăgească la capitolul funcționalitate.
Softul a apărut cu 12 ani în urmă, dintr-o nevoie personală a firmei Luar, din Arad, care deținea, atunci, puțin peste 30 de camioane.
„Nu am găsit, la vremea aceea, o soluție care să răspundă necesităților noastre. Erau soluții foarte scumpe și chiar și cele mai complexe nu acopereau nici jumătate dintre necesitățile noastre”, a arătat Mariana Pop, fondator Woop Software și administrator Luar.
Astăzi, compania Luar a ajuns la 200 de camioane și proprietarii acesteia consideră că nu puteau realiza această creștere fără soluția Woop.„Am început cu deconturile și apoi am dezvoltat restul modulelor – modulul de curse și comenzi, documente, cash-flow, intermedieri, rapoarte, decont, gestiune ambalaje, resurse umane, service și magazie, aplicația de mobil pentru șoferi”, a completat Mihai Moale, dezvoltator Woop Software.
Pentru a surprinde complexitatea pe care a atins-o, astăzi, softul, vom urmări parcursul tipic al unei comenzi.
Astfel, atunci când este preluată o comandă, este verificat clientul – dacă există și dacă este sau nu blocat (client-problemă, rău platnic etc.) sau este unul nou. Un client nou va fi configurat în sistem, prin preluare de date din MFINANTE sau VIES, fiind completate inclusiv termenele de plată și un plafon acordat în funcție de bonitate. Urmează introducerea comenzii în sistem cu toate datele, inclusiv tip de marfă, greutate, lungime… Comanda poate fi alocată direct pe un camion sau poate rămâne într-o listă de așteptare, dacă este preluată în avans.
„Softul este configurabil în funcție de nevoia transportatorului, cu unul sau mai multe departamente, și, în cazul Luar, având mai multe tipuri de semiremorci noi am configurat departamente: frigorific, prelată, intermodal.. De asemenea, softul asigură repartizarea flotei pe dispeceri. În cazul nostru, un dispecer gestionează atât o flotă, cât și o rută (client). Astfel, dispecerul are vizibilitate asupra întregului parc auto, însă, în același timp, se poate concentra pe gestionarea propriei flote. Practic, softul dispune un planificator, care afișează toate camioanele, iar, utilizând filtrele, pot fi vizualizate diferite aspecte”, a explicat Mariana Pop.
Poate fi vizualizat, astfel, cu ușurință, parcursul camioanelor, pot fi reperate camioanele fără marfă, sunt accesibile informații legate de status – dacă a descărcat sau nu… Iar dispecerul vede, pe 3 zile în urmă și 3 zile înainte, toate operațiunile. Se pot face inclusiv selecții pe fiecare țară în parte.
„De exemplu, la prelate avem mai mulți dispeceri – unul se ocupă de exporturi, altul de importuri, altul de comunitate, unul de relația Germania-România… Fiecare are o arie din Europa de care este responsabil. Informațiile sunt transmise automat, astfel încât dispecerul să primească datele de care are nevoie în timp util. Practic, un camion trece, automat, din lista unui dispecer în lista altui dispecer, în funcție de evoluția executării comenzilor. Astfel, activitatea este vizualizată în avans. Bineînțeles, fiecare transportator își poate personaliza softul așa cum dorește”, a completat Mariana Pop.
Softul preia toate datele – kilometri parcurși, alimentări (inclusiv furnizori de carduri), taxe de drum, dislocări…Costurile sunt repartizate pe fiecare camion și fiecare cursă în parte, iar softul se poate integra cu multe dintre soluțiilor telematice existente. În plus, poziția vehiculului, kilometrii parcurși în fiecare zi de camion, timpul disponibil de conducere al șoferului sunt informații pe care plannerul le poate vedea.
Un avantaj important este reprezentat și de faptul că dispecerii au la dispoziție toate informațiile necesare într-o singură interfață, fără a mai fi nevoie să deschidă și alte ferestre pe monitor. Sigur, există și o excepție – atunci când trebuie să intre pe o bursă de transport.
„Pe birourile dispecerilor, nu mai avem agende și nici nu mai au nevoie să deschidă excel-uri. Avem în soft o listă cu comenzile care stau în așteptare. La intrarea unei comenzi, dispecerul poate chiar solicita aplicației să îi indice cel mai apropiat camion de locul de încărcare. De asemenea, costurile estimative ale comenzii sunt calculate înainte, pentru a verifica rentabilitatea. Traseele sunt stabilite de aplicație și kilometrii parcurși (inclusiv dislocările) sunt strict monitorizați”, a explicat Mariana Pop.
Șoferii au, la rândul lor, o aplicație care se descarcă pe telefon și pot urmări comenzile în derulare, locurile de încărcare și descărcare și încarcă documente pentru dispeceri. Se reduce, astfel, personalul necesar pentru aceste activități de scanare și arhivare documente. Totodată, factura poate fi emisă mult mai repede… dacă clientul permite folosirea documentelor în copie.
De asemenea, în cazul comenzilor cu schimb de ambalaje, softul urmărește schimbul de ambalaje (paleți), stocul propriu și sold per client și șofer – modulul ambalaje.
Softul oferă, de asemenea, un raport unde sunt vizibile toate comenzile și situația acestora – facturate/nefacturate, sume facturate/nefacturate… Facturile sunt legate cu comenzile și nici o cursă nu poate „scăpa” nefacturată.
Pentru cei care vând curse (case de expediții), softul furnizează o gestionare simplă, oferind rapoarte de profitabilitate pentru toate comenzile și dispecerii.
Softul oferă și posibilitatea transmiterii automate de notificări către clienți, prin e-mail – marfa s-a încărcat/descărcat, poziție camion etc.
Mariana Pop, fondator Woop Software și administrator Luar: „Pentru mine, cel mai important este raportul final al rentabilității pentru fiecare cap tractor în parte. Este un raport care îți oferă o imagine clară asupra activității și, astfel, poți decide în cunoștință de cauză dacă merită să continui colaborarea cu un anumit client, poți vedea productivitatea șoferilor și poți analiza structura costurilor în funcție de rută, client, mașină etc. Poți vedea inclusiv când este necesar să înlocuiești un vehicul.”
Rapoarte de management
Managerul unei firme de transport va fi, probabil, cel mai încântat de Woop.
„În cazul Luar, urmărim, raportul de profitabilitate per unitate, departament și flotă, raportul de venituri și kilometri, unde putem analiza per fiecare dispecer veniturile, tariful/km și kilometrii realizați cu flota pe care o gestionează. Având colaborări de lungă durată cu mai mulți clienți, avem și rapoarte care monitorizează fluctuațiile volumelor. Monitorizăm și comenzile neatribuite, cât s-a facturat, valoarea nefacturată… Aceste rapoarte ne ajută să reacționăm repede, să luăm decizii, pentru că, uneori, a aștepta datele contabile poate duce la pierderi importante – întârzieri de plată, cash-flow afectat etc.”, a arătat Mariana Pop.
Softul facilitează reduceri ale costurilor prin „calibrări fine”, cum ar fi stabilirea unei strategii de alimentare (folosirea țărilor și stațiilor cu cele mai bune prețuri), monitorizarea strictă a consumului de motorină și depistarea depășirilor.
Kilometrii realizați (plin și gol) și costul per kilometru sunt, de asemenea, informații valoroase, oferite de soft.
„Softul oferă inclusiv o clasificare a clienților în funcție de realizările înregistrate în colaborarea cu aceștia. Astfel, poți preveni rapid problemele cauzate de o gestiune deficitară din partea dispecerului, sau poți anticipa intenția unui client de a renunța la serviciile tale”, a precizat Mariana Pop.
A fost dezvoltat inclusiv un modul pentru documente. Astfel, toate documentele sunt arhivate și softul trimite avertizări săptămânale, pe e-mail, privind documentele care sunt pe cale să expire. Practic, este eliminat riscul amenzilor pentru documente expirate.
Mihai Moale, dezvoltator Woop Software: „Cu soluția Woop, dispar acele neadevăruri/omisiuni/cosmetizări sau erori cu care se confruntă managerii firmelor care nu utilizează o soluție TMS. Folosind această soluție, nu mai poate apărea surpriza neplăcută ca, la final de lună, să constați că ești pe minus, deși ai avut tot timpul impresia că activitatea este profitabilă. În plus, scade riscul amenzilor.”
Implementare etapizată
Softul poate fi implementat în întregime (toate modulele), sau se poate opta pentru implementarea etapizată.
„Woop rulează în cloud și se plătește un abonament lunar, în funcție de numărul de utilizatori. Se pleacă de la câteva sute de euro/lună pentru firmele mici și medii. Complexitatea softului îl face recomandabil atât pentru firmele mari, cât și pentru firmele mici, având în vedere inclusiv tarifele competitive”, a spus Mihai Moale.
La implementare, se achită o taxă separată, care acoperă inclusiv partea de training (poate dura o săptămână sau două).
„Sigur, este nevoie de timp și pentru integrarea cu furnizorii de carduri și soluții GPS (dacă nu sunt companii cu care avem deja realizate integrările). Aceste integrări nu atrag costuri suplimentare din partea clienților”, a completat Mihai Moale.
Woop este o soluție sigură și din punct de vedere al securității, iar datele sunt criptate, pentru a proteja informațiile utilizatorilor. În plus, colaborarea poate fi întreruptă oricând, iar utilizatorii primesc toate datele introduse, urmând ca acestea să fie șterse din platformă.
Alături de Luar, sunt deja alte zece companii de transport care utilizează softul.
Apariția Woop confirmă o tendință care este de așteptat să aducă efecte pozitive importante asupra pieței. La ora actuală, mai multe firme de transport care au dezvoltat în ultimii ani propriile soluții TMS sunt aproape de momentul în care vor trece la comercializarea softului.
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
