Totul pleacă de la o evaluare corectă a poziţiei companiei… a necesităţilor… a cerinţelor clienţilor… a nivelului la care firma își propune să ajungă … a COSTURILOR.
Despre cum poţi fi eficient şi cum poţi transforma inovaţia într-un avantaj competitiv veritabil, am discutat cu Vladimir Bădic – IT Business Partner & Innovation for Supply Chain Europe în cadrul Unilever Europe Supply Chain Company.
Ziua Cargo: În ce context putem vorbi despre o schimbare a proceselor?
Vladimir Bădic: Opinia mea este că fiecare companie trebuie să-şi definească și să-și re-definească procesele continuu. În evaluarea și schimbarea proceselor, poţi folosi diverse surse de ispirație sau modele care tratează capabilitățile necesare în depozitare, transport, în organizaţia în sine, în măsurarea performanței, dar şi în legătura cu tehnologia, cu sistemele IT. Fundamental este însă ca fiecare firmă să-și stabilească foarte bine poziţia şi obiectivele, în funcţie de piaţă, de oferta competitorilor, de cerinţele clienţilor și de resursele proprii. Uneori poate fi util să se apeleze la serviciile unor firme de consultanţă, care pot ajuta la analiza capabilităților și proceselor existente și la definirea strategiei de dezvoltare. De exemplu, firma de consultanță Gartner propune un model de analiză a capabilităților și proceselor, structurat pe patru niveluri de maturitate. Primul nivel este definit ca Reactiv, al doilea este Anticipativ, al treilea este Colaborativ, iar al patrulea este de tip Orchestrativ. Termenul Orchestrativ este sugestiv ales, procesele și sistemele fiind atât de evoluate încât există coordonare perfectă, sincronizare, acuratețe și vizibilitate. Fiecăruia dintre cele 4 niveluri le sunt specifice anumite capabilități. Un proces de autoevaluare va ajuta fiecare firmă să înțeleagă poziția curentă înțelegând, totodată, și care sunt capabilitățile de vârf către care poate aspira. Dincolo de acest punct, urmează un proces intern de decizie și prioritizare în legătură cu planul de dezvoltare, ţinând cont de resursele de care dispune firma, de strategia proprie și de poziția de piață. Drumul acesta poate să acopere un orizont de timp, care poate avea între unul și cinci ani.
Ce faci atunci când nu ştii să îţi defineşti drumul?
În cazul în care nu ştii cum să îţi defineşti strategia de dezvoltare, ai nevoie să colaborezi cu oameni care știu și te pot ajuta. Te pot ajuta furnizându-ți un proces care să conducă la definirea drumului, a strategiei, plecând de la analiza situației prezente, înțelegerea principalelor ineficiențe, a soluțiilor existente în piață și, în final, la definirea capabilităților în care firma ta dorește să investească și mai ales când. De exemplu, dacă plecăm de la premisa unei firme de transport care se află pe un nivel de maturitate de tip Reactiv, caracterizat de comunicare prin telefon/fax, lipsa controlului cheltuielilor, utilizarea anarhică de brokeri, lipsa parteneriatelor, cultura urgenței și nu a planificării, absența monitorizării performanței, ideea de a sări la nivel de tip Orchestrativ cu toate atributele, precum ramificații logistice integrate, segmentare de supply chain, abilitatea de a lua decizii informate de tip cost versus service, colaborare cu terți pentru avantaj competitiv, design de rețele și optimizări integrate, cost de livrare cunoscut în totalitate, rețele și sisteme colaborative, poate fi neproductivă. Neproductivă ca și cost, dar și ca eficiență. Prioritizarea adecvată a resurselor și designul de proces, ca și decizii proprii, bazate pe informații, pe analiză, sunt, în opinia mea, obiectivele pe care orice firma trebuie să le urmărească atunci când își definește modelul de business. Sistemele IT joacă indiscutabil un rol major, dar investiția în sisteme IT trebuie precedată întotdeauna de definirea proceselor și a beneficiilor asociate. Sistemele IT aduc acuratețe, control, vizibilitate și flexibilitate în timp real. Ştii precis unde este camionul, cât este de plin, unde se duce, pe ce rută și dacă mai apare o oportunitate de optimizare a încărcării undeva pe traseu, nu o vei rata. În plus, clienţii pot avea acces la sistemele tale, plasând comenzi sau, invers, pot cere interfațarea propriilor sisteme cu sistemele transportatorului pentru schimb electronic de informații în legătură cu costul, distanțele, încărcătură, facturi etc.
Cum puteţi caracteriza tehnologia utilizată în funcţie de nivelul unde se plasează compania?
Dacă ne referim la tehnologie şi sisteme, la nivelul de bază operezi cu procese care se bazează pe hârtii, eventual pe foi Excel, pe sisteme nespecializate, fără capabilități de tip ERP. În opoziţie, la nivelul Orchestrativ, avem de-a face cu automatizarea planificării și execuției, regională sau globală, sistemele logistice sunt integrate cu arhitectura IT interdepartamentală, vizibilitate și integrare în rețele logistice, cu alerte, analiză de date în timp real, vizibilitate la costul de servire a clienților și suport în decizii de tip cost – serviciu. Și, aici, fiecare companie trebuie să îşi definească singură necesităţile, modelul de business, în funcţie de cerinţele clienţilor, de resursele proprii și de priorități. În măsura în care procesele tale şi tehnologia de care dispui sunt potrivite scopului şi complexităţii activităţii, s-ar putea să nu fie necesare investiţii mari pe termen scurt. Pe de altă parte, s-ar putea să nu fie necesare modele integrate în timp real, mai ales ţinând cont de costul lor, care se transferă în mod direct în rezultatele financiare, putând duce la tarife necompetitive. Nu este mai puțin adevărat însă că sistemele IT au un rol extrem de important în calcularea exactă a costului de a servi diverse canale de distribuție, ceea ce poate conduce la o segmentare adecvată și la optimizări reflectate în profitabilitate crescută.
Ce semnale transmite piaţa pe partea de inovaţie?
Nu văd cum poţi să te menţii în business și, eventual, printre cei mai buni, dacă ignori inovaţia. Presiunea este uriaşă în momentul de faţă, atât din partea furnizorilor, cât mai ales din partea clienţilor. Ca furnizor de servicii logistice, te vei lovi permanent de situaţii când clienţii îţi vor cere să prestezi mai repede, mai exact, mai ieftin şi să fii și agil la schimbări apărute pe termen foarte scurt. În permanență trebuie ținut un ochi pe ceea ce este nou în industrie. Dacă nu o faci, riști să devii necompetitiv, ceea ce poate conduce la pierderea clienţilor, care se vor îndrepta către prestatorii de servicii capabili să livreze cerințele definite mai sus. În primul rând, mai ieftine, pentru că nu ştiu cine îşi permite la ora actuală să nu dea importanţă reducerii costurilor.
Cât te costă inovaţia?
Pe termen scurt, upgrade-uri la procese, infrastructură sau aplicații existente pot fi suficiente, ceea ce nu atrage investiții mari. Alteori însă, sunt necesare soluții radical diferite, care necesită investiții semnificative. De exemplu, implementările de sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) sau de sisteme integrate pentru managementul regional sau global al transporturilor sunt extrem de costisitoare, costând milioane de EUR. Asemenea schimbări majore necesită echipe de proiect instruite și trebuie să aibă în spate analize de cost și beneficii extrem de bine fundamentate, bazate pe o înțelegere comprehensivă a cerințelor afacerii. Asemenea analize pot necesita sprijin din partea unor companii specializate.
Trebuie avute în vedere două elemente: unul este cel de inovaţie, iar celălalt de îmbunătăţire continuă. Prin îmbunătăţire continuă, în principal se diminuează sau elimină pierderile. Dar, la un moment dat, ajungi la un punct în care nu prea mai ai ce să îmbunătăţeşti în materie de pierderi şi atunci ai nevoie de un salt tehnologic, susținut de procesele aferente. În aceste condiţii, îmbunătăţirea continuă trebuie să meargă mână în mână cu partea de inovaţie. Tehnologia reprezintă un element important în inovaţie, dar investiția trebuie corelată cu beneficiile. Un astfel de proces are mai mulţi paşi, dar întotdeauna primul trebuie să fie o evaluare a stării prezente și a principalelor neajunsuri. Trebuie foarte bine înţelese capabilităţile prezente ale companiei, urmate de definirea cerinţelor la care ea trebuie să răspundă în viitor. Puntea dintre prezent și viitor o reprezintă tocmai schimbarea pe care o vei planifica și implementa. Un plan financiar adecvat și o abordare corectă legată de managementul schimbării sunt factori importanți pentru succesul inovației pe care o vei implementa. Adesea, planurile financiare se bazează pe „range forecasting”, pentru a asigura o marjă de siguranță sub impactul unor elemente greu de prevăzut în fazele incipiente ale unui proiect. „Range forecasting” este un proces de prognoză, care are o componentă centrală, una maximă și una minimă.
Putem vorbi pe segmentul de inovaţie şi de procese, pe lângă tehnologie?
Sigur că da. Prin definiție, un proces este o serie de acțiuni sau pași necesari pentru atingerea unui anumit obiectiv. Prin urmare, procesele pot fi în permanență schimbate pentru o cât mai bună eficiență sau pentru a îmbunătăți serviciile. De exemplu, putem pleca de la cazul încărcării unui camion. Avem o schemă de încărcare a paleților pe care o respectăm și distribuim paleții în remorcă. Dar factorul pe care îl considerăm este exclusiv numărul de paleți care încap pe un strat. O inovație de proces poate presupune să ținem cont în permanență și de numărul de paleți care încap pe un strat, dar și de greutatea maximă admisă. Acolo unde e posibil acest lucru, noua abordare poate conduce la scheme de încărcare cu paleți suprapuși până la limita maximă de greutate permisă, optimizându-se astfel încărcarea. O asemenea inovație de proces poate fi sprijinită cu tehnologie care să sugereze scheme de încărcare optimă. Desigur sunt multe detalii de proces care trebuie analizate, plecând de la înfoliere, stabilizarea încărcăturii, succesiunea exactă a încărcării, distribuirea în remorcă a mărfii. Dar toate acestea dau în final inovația de proces. Noul proces poate necesita schimbări de concepție în legătură cu ambalajele folosite sau cu schemele de construcție a paleților sau, cu alte cuvinte, colaborare în inovația de proces între diverse departamente sau chiar firme. În logistică, lucrurile devin vizibile foarte repede, iar dacă ar fi făcute din sticlă camioanele, ar fi o experiență extrem de interesantă, ele dezvăluind eficiența la care se face transportul în raport cu capacitatea remorcilor.
Inovație nu înseamnă invenție. Inovație poate însemna schimbarea modelului de business, a proceselor sau a tehnologiei. Toate acestea în spiritul adaptării la schimbările mediului în care firmele operează și pentru a livra produse sau servicii mai bune într-o manieră cât mai profitabilă. Din acest motiv, inovația trebuie să fie o componentă cheie a viziunii și strategiei oricărei firme, conducând astfel la eficiență, productivitate și profitabilitate crescute. Poate că un nou produs sau serviciu pe care firma ta îl promovează nu este total nou pe piaţă, dar ele aduc beneficii diversificând sau oferind un nou mix spre satisfacția clienților și spre o mai bună profitabilitate a propriei firme. Și dacă ești primul în piață cu o inovație, fii sigur că foarte curând alte companii vor copia, oferind ceva similar. Din această perspectivă contează mai mult viteza și agilitatea cu care o firmă se înnoiește decât căutarea unicității în inovație.
Meda BORCESCU
meda.borcescu@ziuacargo.ro
