Cu o flotă de 214 camioane, Agexim Spedition are peste 60 de angajați personal TESA. Este mult?
Afacerea de transport este, adesea, percepută ca o cursă pentru diminuarea costurilor, în condițiile în care tarifele de transport se mișcă pe o plajă destul de îngustă. Salariile reprezintă un important element de costuri și, evident, nu poate fi recomandabil să ai mulți angajați, mai ales în zone care nu sunt direct productive… Sau nu este așa?
Agexim Spedition a câștigat cea mai recentă ediție a concursului Romanian Transport Company of the Year și a beneficiat, bineînțeles, de auditarea specifică acestei competiții, inclusiv din punct de vedere financiar. Iar compania piteșteană s-a dovedit a fi una dintre cele mai stabile și mai profitabile companii ce au participat de-a lungul timpului la concurs.
Dar cum se pot împăca aceste două aspecte – angajați mulți la birouri și profitabilitate ridicată?
Acționarii companiei au realizat cu ani în urmă o distincție clară între costuri și pierderi. Costurile sunt asumate, ele fiind cele care permit desfășurarea activității. Pierderile însă, reprezintă o categorie de costuri neasumate, care riscă să dea peste cap planul de afaceri gândit inițial. Astfel, Agexim Spedition și-a concentrat atenția asupra pierderilor și acest lucru a dus la creșterea numărului de angajați, dar, în același timp, și a profitului real.
„Echipa pe care am creat-o este foarte complexă, dar necesară pentru soluționarea nevoilor identificate; structura ne-a ajutat să ajungem la nivelul acesta. O perioadă lungă am făcut greșeli, traduse prin penalități; așa încât ne-am propus să facem lucrurile cât mai bine și, implicit, să diminuăm pierderile”, a arătat Sorin Nicola, acționar majoritar Agexim Spedition.
Un exemplu elocvent este cel legat de paleți. Transportatorii nu au niciun motiv să își asume aceste pierderi, însă, inevitabil, mulți ajung să plătească facturi pentru aceștia – nepredați, pierduți, deteriorați etc.
„Am creat proceduri pe care continuăm să le optimizăm, astfel încât să avem sub control acest aspect și am reușit să diminuăm semnificativ pierderile, de la an la an. În plus, avem o persoană responsabilă în acest sens în cadrul companiei”, a precizat George Șuteu, CEO Agexim Spedition.
Compania a creat proceduri clare în acest sens, care includ fotografii, documente și informări, astfel nimic nu este lăsat la voia întâmplării. Atunci când vin facturile, se poate accesa cu ușurință o documentație pe baza căreia să se clarifice situația.
Sorin Nicola, acționar majoritar Agexim Spedition: „În ultimii patru ani, am înțeles că nu doar prețul este important în acest business. O importanță și mai mare o are gestionarea corectă a pierderilor. Acesta este motivul pentru care ne-am concentrat pe reducerea pierderilor, pe care le gestionăm cu mare atenție, în ultimii ani. Nu este o problemă să îți crești flota de camioane. Adevărata provocare este să o poți utiliza eficient.”
Proceduri și responsabili pentru amenzi
Un segment important de pierderi îl reprezintă amenzile, iar cele legate de migranți sunt o categorie aparte – autoritățile din Marea Britanie amendează transportatorii cu sume cuprinse între 600 și 2.000 de lire pentru fiecare migrant.
Agexim Spedition a dezvoltat proceduri în conformitate cu reglementările autorităților britanice și dispune de o persoană dedicată care gestionează trecerile în Marea Britanie. Aceasta are sarcina de a verifica check list-ul și a se asigura că lucrurile se întâmplă conform procedurii.
„Astfel, în cazul incidentelor care implică migranți, putem demonstra faptul că am respectat integral procedurile impuse de autorități și, astfel, să fim exonerați de la plata amenzilor”, a explicat Sorin Nicola.
O consecință a „vânătorii de pierderi” a reprezentat-o și decizia de a opera exclusiv cu material de lucru nou – la trei ani de zile, flota este înnoită. Orice intrare în service, pe lângă costurile directe, generează și costuri indirecte – pentru zilele de imobilizare, șoferii primesc salariu, ratele de leasing sunt plătite… În plus, scade foarte mult probabilitatea unor amenzi legate de starea tehnică a mașinilor.
Agexim Spedition a mers pe principiul de a avea persoane dedicate pentru fiecare activitate, cu fișe de post și atribuții bine definite.
Iar eficiența a crescut considerabil.
Dezvoltarea structurii s-a făcut în timp, pe măsură ce compania a crescut.
Un exemplu relevant îl reprezintă gestionarea anvelopelor. La o flotă de 20 de mașini, apăreau probleme, însă nu atât de frecvente. Creșterea flotei a făcut ca numărul acestor probleme să se înmulțească și, astăzi, compania are o persoană dedicată acestui aspect. Astfel, fiecare anvelopă în parte este monitorizată încă de la achiziție, pe întreaga durată de utilizare (kilometri parcurși, uzură, lucrări efectuate…).
Fiecare camion este dotat cu instrument de măsurare a adâncimii anvelopei și, la fiecare schimbare a șoferilor pe camion, se realizează această inspecție. Informația ajunge la birou, fiind centralizată de persoana responsabilă, cu ajutorul unei soluții informatice dedicate anvelopelor.
O structură bazată pe pragmatism
Departamentul tehnic și cel financiar/facturare au fost printre primele care au crescut, o dată ce flota firmei s-a apropiat de 50 de camioane.
Un alt pas important a fost angajarea unei persoane dedicate comunicării cu șoferii (a apărut în ultimii trei ani).
„Înainte să se simtă deficitul legat de șoferi, această comunicare se realiza haotic. Criza de șoferi ne-a determinat să identificăm o persoană dedicată cu sarcini în această zonă. Are inclusiv rolul de mediator între personalul de la birou și șoferi și de a soluționa toate problemele șoferilor”, a explicat Sorin Nicola.
Departamentul juridic a devenit, de asemenea, o necesitate. Acum, acesta analizează cu mare atenție toate contractele și, practic, nimic nu se semnează fără analiza și avizarea lor, alături de cea a departamentului financiar.
Un alt departament bine consolidat este cel al resurselor umane, care s-a desprins din departamentul juridic și se ocupă cu recrutarea și gestionarea angajaților.
George Șuteu, CEO Agexim Spedition: „În urma greșelilor făcute, am decis că este mai bine să angajăm oameni care să gestioneze problemele care generează pierderile, decât să risipim nejustificat banii. Astfel, am ajuns la o organizație aparent stufoasă. Însă nu este suficient să ai persoane dedicate, ci sunt necesare și proceduri care să asigure o funcționare coerentă în interiorul și între departamente.”
În urmă cu doi ani, a apărut și necesitatea de a avea un departament comercial, cu persoană dedicată, pentru identificarea de noi clienți, urmărirea celor existenți, ofertare… Practic, după atingerea unui anumit nivel, această activitate nu mai poate fi realizată în exclusivitate de top management/patronat.
Pe măsură ce infrastructura IT de la birou s-a mărit, a apărut necesitatea unui specialist și pe această zonă.
Însă, probabil, decizia cu cel mai mare impact a fost înființarea, în 2017, a departamentului de calitate / controlling, permițând, astfel, ca activitatea fiecărui departament să fie monitorizată cu atenție.
„La modul realist, un proprietar de companie (sau managerul general) nu poate asigura controlul activității la fel de bine, în mod consecvent, ca un departament specializat. În plus, rolul managerului înseamnă mult mai mult decât realizarea controlling-ului”, a explicat George Șuteu.
Departamentul calitate țintește îmbunătățirea permanentă a proceselor din cadrul societății – inclusiv actualizarea periodică a fișelor de post și a atribuțiilor – pentru că totul este într-o continuă evoluție.
Până la cele mai mici amănunte
Bineînțeles, într-o firmă de transport, cele mai spectaculoase lucruri se întâmplă în departamentul transport. Iar aici sunt monitorizați foarte mulți parametri.
Datele sunt centralizate, ulterior, de către departamentul calitate, iar directorul de transport poate acționa punctual, acolo unde se impun optimizări. Se urmărește îmbunătățirea performanțelor în raport cu fiecare client în parte.
„În fiecare dimineață, au loc ședințe cu șefii departamentelor transport și calitate, unde sunt prezentate toate neconformitățile zilei anterioare, pentru a fi analizate și remediate. Activitatea Agexim Spedition este bugetată și, în general, se confirmă cifrele. Practic, monitorizăm zilnic gradul de îndeplinire a parametrilor prognozați”, a explicat Sorin Nicola.
Un rol aparte îl deține departamentul deconturi, care operează distinct în cadrul departamentului financiar și realizează analize pentru fiecare cursă în parte.
Managementul companiei are, astfel, o imagine clară asupra performanțelor fiecărei mașini și fiecărui client.
„Practic, activitatea de analiză ne ajută să identificăm repede problemele (șofer, mașină, rută, client etc) și să intervenim. Departamentul financiar nu ne poate oferi rezultatele atât de repede pe cât ne dorim și riscăm să operăm o perioadă lungă fără a ști cu precizie unde ne plasăm din punct de vedere al performanțelor”, a arătat George Șuteu.
Departamentul deconturi/analiză oferă, zilnic, analize pe fiecare cursă și client. Sunt monitorizați peste 30 de parametri – taxe de drum, consum carburant și locuri de alimentare, performanța oferită de client și cea oferită de dispecer, respectiv câți kilometri au fost realizați cu respectivul client și/sau cu ce pierdere, consum real carburant față de cel prognozat, preț carburant pe respectiva rută, costurile cu parcările, costurile cu cazarea șoferilor la hotel etc.
„Pentru o și mai clară imagine, decontul unei zile/curse poate fi comparat cu media deconturilor pe respectivul client. Astfel, cunoaștem în permanență parametrii la care avem de realizat corecții și ce trebuie făcut pentru a îmbunătăți activitatea”, a completat George Șuteu.
Un alt indicator important urmărit de companie este cel al kilometrilor neproductivi.
Toate societățile de transport înregistrează o pierdere la acest capitol, nefiind facturați toți kilometrii parcurși, din diferite motive (sisteme de monitorizare GPS, abateri firești dar neînregistrate precum intrarea în parcări sau alimentările, lipsa de acuratețe a adreselor, eroare umană…).
„Apreciem că o medie rezonabilă este 6% (diferență între kilometrii reali parcurși și cei facturați, în cazul unei curse); 2% vin doar din sistemul de urmărire GPS – indiferent de sistem. Toți transportatorii au această abatere și doar în cazul liniilor fixe se poate optimiza abaterea până la aproximativ 3%”, a precizat Sorin Nicola.
Analizele pot reprezenta și baza pentru renegocierea contractelor. Dacă nu se ajunge la cifrele dorite, fiecare parametru în parte este analizat și se solicită clientului îmbunătățirea unui parametru sau altul.
„De exemplu, am constatat că unele curse au trasee care ne obligă să folosim multe parcări foarte scumpe, ceea ce afectează semnificativ profitabilitatea cursei. Rezolvarea ar putea fi ca respectivul client să își asume complet sau parțial costurile legate de parcare. Nu este vorba despre majorarea tarifelor la mod general, ci punctual, pentru un anumit traseu sau contract, se caută o soluție pentru costurile neprevăzute inițial. Însă, înainte de a avea solicitări către client, ne asigurăm că noi am gestionat intern corect problema parcărilor și dispecerul a folosit cele mai eficiente soluții. Nu poți solicita clientului majorări ale tarifelor fără a avea argumente pertinente”, a declarat George Șuteu.
Și, pentru a permite departamentului transporturi să se concentreze cât mai bine pe zona operațională, a mai fost înființat un departament: introducere, prelucrare și validare date.
„Am transferat aici munca administrativă, care, până la un moment dat, a fost în zona transport – dispecerii introduceau comenzile în sistem. Însă nu avem nevoie ca un dispecer să facă muncă administrativă și preferăm să fie concentrat pe zona operațională. Mai bine să se gândească un minut în plus la eficientizarea unui traseu și la o alimentare optimă, decât să introducă date într-un soft”, a explicat George Șuteu.
Departamentul operare date reprezintă, practic, o verigă între departamentul transport și departamentul deconturi.
Agexim Spedition a plecat de la premisa că orice proces poate fi îmbunătățit și, întrucât pierderile au, în general, o pondere mare în orice societate, încearcă permanent să le reducă… chiar dacă acest obiectiv duce uneori la noi angajări.
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
