Primul pas este legat de stabilirea obiectivelor, pentru că pregătirea și perfecționarea profesională continuă ar trebui să vizeze, în final, îmbunătățirea continuă a percepției clienților.
Pregătirea nu poate fi eficientă, decât în condițiile în care este concepută să fie organizată și desfășurată sub protecția consecvenței și a continuității aplicării acesteia! Așa cum sportivii se antrenează continuu, pentru a oferi performanță, exercitarea oricărei ocupații presupune efectuarea unor antrenamente periodice dedicate.
„Formarea continuă este necesară și antrenamentele planificate sunt indispensabile, pentru a ține oamenii «în priză». Asta se poate realiza cu maximă eficacitate dacă angajații sunt scoși din mediul obișnuit, respectiv din zona de confort. Astfel, li se poate rezerva prilejul de a-și putea autoevalua propriile prestații, în mod degajat de problemele, presiunile și grijile cotidiene”, a arătat Gabor Sandor, președinte IFPTR.
Patru niveluri de pregătire
Nivelul 1 – baza (pregătirea în interiorul firmei)
La bază stă pregătirea internă a angajaților, vizând asimilarea exigențelor, așteptărilor, regulilor și procedurilor specifice gestiunii activităților din cadrul companiei, care trebuie comunicate și reiterate periodic, cu o oarecare regularitate.
„Dacă angajaților li se comunică zece proceduri sau exigențe, este ceva firesc că se va dovedi că au reținut doar două sau trei până a doua zi și vor aplica, astfel, cel mult una. În consecință, dacă ne dorim performanța, trebuie intervenit câteodată chiar și de zece ori, prin reiterarea acelorași cerințe, pentru ca acele zece proceduri sau exigențe să fie nu numai reținute, dar și aplicate, conform așteptărilor”, a precizat președintele IFPTR.
Scopul esențial al formării continue de nivel de bază este reușita interiorizării regulilor/procedurilor și a așteptărilor/exigențelor aferente, ceea ce presupune ca angajații să le perceapă ca fiind în folosul lor și al activității prestate.
Aceste instruiri, în mod cert, nu pot fi onorate de formatori externi, decât cel mult întărite – cu ocazia aplicării programelor de instruire/perfecționare de nivel superior.
Nivelul 2 – specializare
Următorul nivel vizează specializarea – ceea ce reprezintă instruirile axate pe capacitarea angajaților pentru soluționarea punctuală/pragmatică și în condiții de conformitate a anumitor probleme specifice onorării atribuțiilor și sarcinilor curente, cum ar fi: exploatarea rațională a autovehiculelor, arimarea, transportul mărfurilor periculoase sau comunicarea profesională.
„Arimarea reprezintă un foarte bun exemplu de specializare, fiind mulți șoferi care nu stau liniștiți la acest capitol – în mod deosebit, în cazul încărcăturilor cu particularități și cerințe aparte de fixare, la care nu pot conta pe sprijinul/îndrumările expeditorului. Ar fi nevoie de repere de judecată și operaționale pragmatice, care se pot asimila doar în cadrul unui training de arimare”, a spus Gabor Sandor.
Un alt exemplu relevant este cel legat de transportul mărfurilor periculoase, care solicită un aport suplimentar din partea șoferului, vizavi de securizarea, derularea și administrarea respectivului transport.
Problemele de comunicare reprezintă un alt aspect important pentru șoferi. Și nu este vorba doar de comunicarea cu dispecerii, ci și cea cu reprezentanții expeditorilor/beneficiarilor cu care relaționează în mod curent.
La acest nivel, între dispeceri și șoferi, aspectele de pregătire se diferențiază prin nuanțe. De exemplu, nu doar șoferul trebuie să știe principiile raționale și exigențele legiferate privind arimarea. Și dispecerul trebuie să aibă o minimă pricepere legată de această chestiune.
Nu în ultimul rând, specializarea atât a dispecerilor, cât și a șoferilor poate reprezenta și o bună șansă de a ameliora lipsa de empatie dovedită adesea în relaționarea dintre angajații cu responsabilități diferite.
Nivelul 3 vizează consistența competențelor
Dacă vorbim de conducători auto de orice fel și categorie, acest nivel vizează în primul rând siguranța în trafic. Tot de acest nivel țin training-urile de comunicare cu pasagerii și cu reprezentanții beneficiarilor.
„Ne apropiem mult de conceptul «zero accidente», punând accent pe tactica de conducere – pentru ca șoferii să nu se limiteze la a căuta să înțeleagă «lumea», ci să reușească să se orienteze corect, în mod subordonat interesului pragmatic de a onora misiunea de transport asumată în condiții și termeni cel puțin predictibili. Esențială este nu numai siguranța deplasării, dar și ideea ca fiecare deplasare să devină o reală plăcere, și, implicit, o sursă consistentă/autentică de satisfacții profesionale”, a declarat președintele IFPTR.
Relaționarea corectă la preluarea și livrarea mărfii și asumarea sarcinilor primite pentru a fi duse la îndeplinire pot fi, de asemenea, aspecte țintite la acest nivel.
Pentru dispeceri, la acest nivel superior, programele de perfecționare este recomandabil să se concentreze pe asimilarea strategiilor și a tehnicilor de comunicare pragmatică și eficientă.
La nivelul trei, la șoferi, se pun bazele tacticilor de conducere, iar, la dispeceri, ținta o reprezintă comunicarea, în primul rând cu clienții.
Dispecerii trebuie „înarmați” cu rețete câștigătoare, pentru a reuși să câștige atenția interlocutorilor, ca să obțină acorduri consensuale în identificarea, statuarea și asumarea modalităților și a procedurilor pragmatice de urmat, în interesul soluționării problemelor curente, în relațiile cu diverși interlocutori (șoferii, colegii, dispecerii clientului, expeditorului sau cei ai beneficiarului transportului etc.)
„Aici intervin probleme de calitate, dar și de cantitate. Majoritatea dispecerilor consideră că obiceiul de a discuta «verzi și uscate» pe durate imprevizibile de timp cu șoferii (sau cu orice interlocutor implicat sau nu în buna desfășurare a activității) reprezintă un lucru bun pentru firmă. La ora actuală, putem spune că nimeni nu mai are timp de pierdut. Majoritatea interlocutorilor reclamă comunicări pragmatice. Comunicăm pentru a rezolva probleme, și nu cu scopul de a deveni cel mai drăguț interlocutor. Dispecerul care vorbește mai mult de patru minute/om, indiferent pe ce relație, din al cincilea minut lucrează împotriva firmei”, a declarat Gabor Sandor.
Nivelul 4 este cel de excelență
La acest nivel, putem vorbi de training-urile safety-drive sau de serviciile de auditare.
„Auditarea presupune re/capacitarea șoferilor sau a dispecerilor, după caz, recunoscând faptul că aceștia sunt expuși și se încarcă periodic cu energii negative. Intrăm, aici, într-o zonă aflată la limita psihologiei. Nivelul de excelență are, în fapt, drept obiectiv nu numai perfecționarea profesională, ci, în primul rând, ameliorarea atitudinilor dovedite de cei cuprinși la aceste programe de pregătire – oamenii trebuie să înțeleagă că poate nu întotdeauna vor reuși să facă lucrurile mai bine decât alții. Esențial este ca să fie animați de determinarea și preocuparea de a face bine pentru alții”, a precizat Gabor Sandor.
Fiind vorba de instruiri și aplicații practice prin excelență, acestea presupun asumarea unor eforturi organizatorice și logistice majore, fie din partea angajatorului, fie din partea furnizorilor specializați în aplicarea acestor servicii.
Training-urile safety-drive, înseamnă nu numai scoaterea din producție și deplasarea conducătorilor auto la locația special amenajată pentru organizare acestor training-uri, dar și dislocarea mașinilor necesare în vederea efectuării exercițiilor practice.
Gabor Sandor, președinte IFPTR: „Am încredere în patronatul român că va reuși ca, în interesul dezvoltării sustenabile, să se detașeze de problemele urgente, pentru a se putea apleca inclusiv asupra celor cu adevărat importante.”
Realizarea serviciilor de auditare – aplicabile șoferilor și dispecerilor, în funcție de obiectivele vizate de angajator – nu presupun neapărat scoaterea din producție a persoanelor vizate. Aceste servicii sunt aplicabile, însă, doar în mod personalizat și în regim exclusivist de traineri specializați și special abilitați pentru livrarea acestor servicii.
„În principiu, auditarea este comparabilă cu o reșapare de anvelopă. Oamenii sunt, practic, ajutați să (re)devină performeri, la nivelul capabilităților proprii”, a precizat Gabor Sandor.
Intervale recomandate
Primul nivel – ce ține de proceduri și administrație, este realizat de toate firmele respectabile săptămânal sau lunar, în mod integrat în activitatea curentă.
„Ca durată, discutăm de maximum 2-3 ore de instruire planificate anticipat, cu periodicitate cel puțin lunară. Cert este că mereu se schimbă lucrurile, mereu apar aspecte care trebuie corectate, și toate acestea trebuie să fie previzionate și transmise angajaților, ca ei să fie ajutați să-și poată asuma și interioriza responsabilitățile aferente”, a precizat Gabor Sandor.
La nivelul doi – cazul instruirilor care vizează specializarea angajaților, duratele acestora nu pot depăși o zi de activitate. Indiferent că este vorba de arimare, ADR sau comunicare profesională, nu se recomandă să fie planificate decât cel mult o dată la 6 luni.
„Aceste cursuri sunt onorate în afara orelor de program. În cazul șoferilor care lucrează în Comunitate se pot programa aceste instruiri în perioadele când șoferii se pregătesc să se reîntoarcă la lucru, după zilele de pauză petrecute în țară – așa cum procedează majoritatea companiilor cu perspective de dezvoltare durabilă.” – a arătat Gabor Sandor.
Din perspectiva dispecerilor, instruirile sau cursurile de specializare pot fi organizate și livrate și într-un format foarte scurt – de exemplu, două ore pe zi, timp de trei zile – pentru a nu împiedica desfășurarea activităților curente.
Nivelul trei – reprezentate de cursurile/training-urile de tactică de conducere și de tehnici de comunicare – se recomandă să fie organizate o dată pe an, sau cel puțin o dată la trei ani. Cursurile pot dura o zi sau două – în funcție de nevoile reale de perfecționare profesională identificate ca fiind de oportunitate curentă.
Nivelul patru – reprezentat de training-urile de excelență – se recomandă a fi aplicate cel puțin o dată la trei ani. Durata acestora se raportează la nevoile individuale reale ale fiecărui angajat în parte.
Recomandabil este ca toate cele patru niveluri să își urmeze succesiunea la termenele stabilite, asigurând continuitatea pregătirii.
Poate vă întrebați cum ar trebui să alegeți și să evaluați un furnizor pe partea de pregătire profesională?
„Alegerea furnizorului pe zona de pregătire profesională ar trebui să se facă strict pe baza recomandărilor – încrederea este esențială. În privința rezultatelor scontate – ceea ce primează este reușita ameliorării atitudinii angajaților. Dacă cel puțin 30% dintre cei cuprinși la un program de pregătire sau perfecționare profesională își schimbă atitudinea în onorarea sarcinilor curente, respectiv față de muncă – știu ce au de făcut și dovedesc o preocupare reală pentru a face lucrurile mai bine – acesta ar fi un câștig super”, a arătat președintele IFPTR.
Fondul anual (recomandabil de) alocat pentru formarea continuă a angajaților ar fi de dorit să fi de circa 4% din fondul de salarii.
Statistic, în urma statuării exercițiului formării continue, cu siguranță există riscul ca un procent de 2,5% dintre angajați să părăsească firma. „Acesta poate fi un aspect pozitiv – cei care pleacă în noile condiții create sunt angajații care, în fapt, împiedică dezvoltarea continuă a organizației, respectiv cei care refuză să performeze în cadrul companiei și/sau au un disconfort major datorat asumării de către echipa din care fac parte a promovării progresului și a inițiativelor de dezvoltare continuă a companiei”, a concluzionat președintele IFPTR.
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
