Procesele de recrutare și angajare au devenit deja o mare provocare. Discutăm cu angajatori îngrijorați de faptul că nu mai există (suficienți) oameni de angajat, iar ei au proiecte, idei, fabrici și depozite, clienți interesați să cumpere produsul/serviciul dezvoltat.
Candidații, în special cei buni, sunt din ce în ce mai selectivi în alegerea viitorului angajator, după criterii tot mai variate: corectitudine, posibilități de dezvoltare, posibilitatea de a realiza proiecte inedite (nu cred că posibilii angajați pot cunoaște și face aprecieri asupra calității – umane sau profesionale – a celor din companie), stilul de management, cultura organizației, capacitatea acesteia de a fi sustenabilă pe termen mediu sau lung etc.
Dacă recrutarea este atât de dificilă și costisitoare (costul recrutării în sine, costul neutilizării capacității de producție/depozitare până la angajarea și intrarea în producție a persoanei, costul pierderii unor clienți sau proiecte din lipsă de personal), care ar fi, prin comparație, costurile păstrării unui nou angajat și care este efortul pe care îl poate face un angajator în acest sens? Dacă rezultă că integrarea și păstrarea sunt mai ieftine, atunci este clară direcția în care este necesar să fie orientat efortul.
Cum poate influența angajatorul prima experiență a noului angajat, încă din prima zi? Lista de mai jos reprezintă o serie de acțiuni relativ simple și la îndemâna oricui, tocmai pentru a arăta că acțiuni cu impact major sunt trecute cu vederea.
Premergător parcurgerii și implementării acțiunilor din listă, este esențial ca angajatorul să aibă un plan de afaceri și o direcție, obiective cât se poate de clare și o strategie bine definită. În absența acestora, orice demers reprezintă un consum de timp și resurse fără o miză clară, care generează costuri nejustificate.
Interacțiunea directă cu mediul de muncă – partea materială
- Amenajarea unui spațiu de muncă. Spațiul de muncă va fi unul care respectă standardele privind lumina, curățenia și un mediu de lucru potrivit. Pentru situațiile în care nu vorbim de activitate de birou, este necesar să fie gândit un mediu care indică preocupare pentru calitatea vieții la locul de muncă și asigurarea unor standarde corespunzătoare (căldură, aerisire, spațiu pentru luat masa etc). De multe ori, condițiile de muncă pot face diferența între angajatori și îi pot atrage pe cei mai buni candidați din piața muncii.
- Asigurarea echipamentului de lucru – de la laptop, telefon, produse de birotică, până la trusa de instrumente de lucru necesare, dar și echipament de protecție – dacă vorbim de joburi de tehnicieni, ingineri sau alte meserii care nu pot fi executate doar din butoane și din telefon. Dotarea corespunzătoare a angajaților are semnificații și implicații pozitive: transmite noului angajat că firma are un plan de afaceri și un plan pentru noul angajat, că deține resursele necesare, deci angajatul va avea o șansă sporită să își realizeze sarcinile și obiectivele muncii sale.
Pentru unele organizații, această dotare este ceva de la sine înțeles, însă, în piață, există companii în care angajatorii par că se așteaptă ca un angajat să își asigure singur instrumentele de lucru și, eventual, să facă mentenanța pentru acestea din buzunarul propriu, fără vreun suport din partea angajatorului. E o diferență dacă, de exemplu, un nou angajat își va folosi mașina personală în interes de serviciu, iar angajatorul îi va deconta cheltuielile, față de situația în care toate cheltuielile pentru mașină vor reveni doar în sarcina angajatului. Eventual, venitul asigurat ar trebui să fie unul suficient de mare ca să acopere cheltuiala respectivă, iar acest lucru să fie pre-agreat de la bun început de părți.
Anumite companii reușesc să atragă angajații, mai ales în departamentele tehnice, tocmai datorită unor echipamente inovatoare, care, prin expunerea la acestea și utilizare, deja îi oferă un avantaj competitiv angajatului și, pentru un candidat, este un motiv să vină și să lucreze în acea companie. La fel, lipsa de echipament necesar jobului și frustrarea asociată îi determină pe unii angajați să caute posibilitatea de a evolua în companii mai moderne.
- Procesele de lucru – asigurarea unui flux de activități logice și eficiente în derularea activității companiei/departamentului. Dacă aceste procese nu există, iar noul angajat are capacitatea să le creeze și să le integreze, însăși contribuția poate fi un factor atractiv și motivant. Este bine de verificat dinaintea angajării dacă un candidat dorește un mediu reglementat, sau dacă preferă să lucreze într-un mediu mai dinamic și fără reguli stricte.
Integrarea în noul rol și în cultura organizațională
Dincolo de spațiul fizic, echipamente și procese, un rol substanțial îl are factorul uman – cultură, comportamente, atitudini, stil de management. Ce se va urmări din acest punct de vedere?
- Facilitarea cunoașterii rolului, a obiectivelor, a responsabilităților, a așteptărilor, precum și modalitatea de măsurare a performanței pentru jobul pe care a fost angajat. Managerul direct sau un angajat senior este cel care va comunica aceste lucruri și o va face cât mai clar și transparent.
- Facilitarea cunoașterii colegilor și a clienților interni și/sau externi. Managerul direct și/sau un coleg mai vechi din companie pot să se asigure de acest lucru. Deși noul angajat va avea responsabilitatea de a cunoaște aceste persoane, o primă introducere din partea companiei va echivala cu un gest de ajutor și de bun venit.
- Prânz cu șeful direct și colegii în prima zi de lucru – ca inițiativă din partea companiei. Chiar dacă, în mod normal, cei din departament nu iau masa împreună, se vor organiza să iasă la un prânz sau cină, în prima zi de muncă (sau să comande la birou, dar să stea împreună). Chiar și o cafea împreună poate fi o soluție. Este important de reținut că acest gest poate fi foarte benefic pentru integrarea noului angajat și chiar pentru consolidarea echipei. Nu este de așteptat ca lipsa mesei de prânz în prima zi să ducă direct la plecarea angajatului din companie, însă se va rata o ocazie importantă de integrare.
- Comunicarea față în față, cu o anumită frecvență prestabilită (întâlniri 1 la 1, ședințe de echipă). În multe companii, se vorbește despre fenomenul „prea multe ședințe” ca fiind o problemă în calea productivității și poate că așa și este. Beneficiile unor întâlniri care au o frecvență rezonabilă cresc mult capacitatea de integrare, de înțelegere a culturii, de cunoaștere a colegilor, proiectelor, clienților, situațiilor actuale cu care se confruntă ceilalți. Acest „față în față” umanizează colaborarea și creează sentimentul de apartenență la organizație
Dacă sub nici o formă acest lucru nu este posibil, va exista cel puțin o agendă de comunicare cu șeful direct și cu colegii/clienții, astfel încât să existe un ritm al comunicării între aceștia. Respectarea comunicării frecvente poate contribui la dezvoltarea unui sentiment de apartenență și de responsabilitate față de companie, la diminuarea senzației că angajatul lucrează singur și că nu are vizibilitate sau impact în organizație.
- Asigurarea unui training solid privind procese, proceduri, reguli din organizație, asigurarea accesului la documente și informații, training privind utilizarea echipamentelor. Noul angajat va fi ajutat să cunoască și să stăpânească, într-un timp cât mai scurt, procesele pe care le presupune activitatea sa. O cunoaștere insuficientă poate conduce la erori din partea noului angajat, ceea ce generează frustrare și sentimente negative față de companie.
- Se va asigura noului angajat realizarea unei munci pe măsura calificării/abilităților și se va acorda posibilitatea reală de dezvoltare. Planul va fi, de regulă, pentru un an și va fi agreat cu angajatul, deoarece este important să înțeleagă motivele pentru care compania este interesată ca el/ea să cunoască anumite lucruri și care este legătura între acestea și profitabilitatea business-ului.
Toate acțiunile de integrare a noului angajat prezentate mai sus se vor face cu o atitudine pozitivă și de acceptare, cu răbdare și empatie. În mod normal, este de așteptat să funcționeze legea reciprocității și persoana nouă din echipă să manifeste un comportament în oglindă, dând dovadă de implicare, atenție, spirit de echipă și performanță, și să devină un angajat de cursă lungă în companie.
Oxana RUSU, Owner & Developer TalentReserve
Project Manager www.foxsalesjobs.ro
