Etapele implementării unui sistem software integrat (ERP)

Am discutat în numărul precedent al revistei despre importanţa alegerii produsului corect şi implicit a furnizorului potrivit în ceea ce priveşte sistemul software integrat. Chiar dacă acest proces de selecţie a fost dus la bun sfârşit, nu este momentul să vă relaxaţi şi să aşteptaţi ca furnizorul să se ocupe singur de realizarea şi implementarea sistemului.

Parcurgerea corectă a etapelor de implementare, precum şi implicarea persoanelor potrivite din cadrul companiei pentru fiecare etapă în parte sunt aspecte esenţiale de care trebuie ţinut cont.

Planificarea proiectului

Aceasta este o etapă extrem de importantă, în care beneficiarul, cu echipa lui – pot fi 2-3 persoane – şi furnizorul cu echipa lui – project manager – se aşează la masă şi discută cum va decurge în continuare procesul. „Este momentul în care se ajunge la o gândire unitară între beneficiar şi furnizor. Practic, viziunea clientului este preluată de către furnizor pentru a fi transpusă în viitorul produs software. Cu cât furnizorul este mai experimentat în nişa transportatorilor, cu atât înţelegerea va fi mai uşoară şi lucrurile se vor desfăşura mai rapid şi mai fluid“, a explicat Ştefan Nedeluş, director general WindSoft. Această etapă presupune realizarea mai multor şedinţe, fără a afecta în vreun fel activitatea beneficiarului. Aceste şedinţe au rolul de a identifica structura companiei, departamentele, key-user-ii… În mod normal, acestei etape i se alocă 10% din totalul zilelor de implementare.

Analiză şi personalizare

„Etapa a doua, de analiză, este aceea în care furnizorul de proiect vine cu echipa – pot fi project managerul şi analistul – în compania beneficiar şi, pe fiecare departament în parte se identifică fluxurile operaţionale prin interviuri cu managerii de departament – key userii“, a precizat Ştefan Nedeluş. Pentru fiecare departament, trebuie desemnat un responsabil. Managerii de departament trebuie să explice fluxul operaţional din departamentul lor. După aceste discuţii, care pot dura 2-3 zile, se întocmeşte o documentaţie – document de analiză – de către echipa implementatorului. „Această documentaţie reprezintă un audit al proceselor operaţionale interne pe care le desfăşoară clientul şi are rolul de a identifica unde sunt blocajele în flux. Astfel, într-un mod de lucru colaborativ, se identifică ce anume se poate optimiza, ce se poate îmbunătăţi. Un aspect extrem de important al acestei documentaţii este acela că beneficiarul se asigură că implementatorul a înţeles fluxul operaţional pe care îl desfăşoară la acel moment şi că punctul de plecare este cunoscut de către ambele părţi“, a adăugat directorul general WindSoft. Furnizorul produsului software propune soluţii pentru implementarea proiectului, identifică blocajele pe fiecare departament în parte şi optimizările pe care le poate face. Împreună cu beneficiarul se iau deciziile legate de cum ar trebui să seteze fluxul operaţional. La finalul procesului de analiză, după validarea fluxului ideal pentru infrastructura beneficiarului, se realizează documentul de proiect, iar implementatorul trebuie să seteze şi să parametrizeze sistemul conform acestui document. Teoretic, la acest moment, nu mai apar modificări din punct de vedere al datelor financiare de achiziţie stabilite iniţial. Totuşi, este posibil ca în cadrul discuţiilor iniţiale să fi fost omise anumite aspecte care ar trebui introduse în proiect – lucru ce implică zile suplimentare de muncă şi, implicit, costuri suplimentare. Etapa a treia a implementării nu implică deloc beneficiarul. Documentul de analiză ajunge la implementator, în departamentul de dezvoltare, unde au loc setări şi parametrizări ale soluţiei – personalizarea acestuia.

Testare şi implementare efectivă

Odată realizate parametrizările, există o etapă de testare şi validare, în care ambele părţi lucrează împreună. „Înainte ca produsul să fie livrat, o variantă de testare îi este pusă la dispoziţie beneficiarului. În această fază, există feedback, un schimb de informaţii în ambele sensuri, pentru ajustările finale. În momentul în care beneficiarul validează procesele şi setările stabilite, soluţia devine finală“, a explicat Ştefan Nedeluş. Etapele 4 şi 5 depind de infrastructura beneficiarului, de numărul oamenilor care lucrează. Etapa a 5-a constă în instalare şi training. „Practic, avem testare – validare, ca etapă intermediară şi apoi instalare şi training, fără de care nu se poate lansa în funcţiune produsul. Fiecare utilizator trebuie să înţeleagă cum funcţionează noul sistem integrat la ei în companie şi să îşi însuşească modul de utilizare“, a subliniat directorul general WindSoft. În principiu, întregul proces de implementare durează între 3 şi 5 luni (în funcţie de dimensiunile companiei-beneficiar), de la semnarea contractului şi până la intrarea în funcţiune. Lansarea în funcţiune – „Go live“ – este cea de-a şasea şi ultima etapă a implementării. „Fiecare etapă până la aceasta ar trebui să emită semnale. Când se ajunge la training, fiecare etapă parcursă cu atenţie şi cu profesionalism va oferi încredere că lansarea cu succes se va face într-un timp foarte scurt şi într-un mod plăcut“, a completat directorul general WindSoft. Trainingul este relativ simplu, pentru că fiecare utilizator îşi însuşeşte partea lui din sistem în baza unor proceduri de lucru. Utilizatorii semnează un document de recepţie, prin care atestă însuşirea procedurilor de lucru privind utilizarea sistemului. Dacă nu a reuşit parcurgerea cu succes a trainingului, utilizatorul repetă procesul până reuşeşte. Chiar dacă poate apărea o anumită rezistenţă la schimbare din partea utilizatorilor, managementul poate depista cu uşurinţă eventualele utilizări incorecte, direct din sistem. „În primele faze ale achiziţiei unui sistem software integrat, au deja loc frământări interne, însă, până la punerea în funcţiune, se liniştesc. Cu un sistem integrat în companie nu mai vorbim despre individualităţi, ci despre un nucleu, despre o echipă. Reticenţa la schimbare, la nou, poate fi diminuată anticipat prin implicarea utilizatorilor în acest proces şi prin explicarea motivelor implementării unei asemenea soluţii în mediul lor de lucru“, a arătat Ştefan Nedeluş. După ce a fost parcursă şi etapa de lansare în funcţiune, care nu durează mai mult de o lună, managerul general al companiei beneficiare ar trebui să fie cel mai fericit dintre utilizatori. El nu operează nimic, ci este doar informat, având instrumente special concepute pentru el. Dar despre acestea vom discuta în episodul următor al „Zonei IT“.

Ştefan Nedeluş, director general WindSoft

„Implementatorul conduce procesul de la un cap la altul: respectă în primul rând graficul activităţilor din proiect şi îşi pune la dispoziţie oamenii. În plus, se asigură că beneficiarul are resursele fizice necesare: calculatoarele, reţea etc pentru a putea utiliza sistemul.“

Costurile sistemului

Pe lângă bugetul de achiziţie şi cel de implementare, proiectul trebuie să prevadă şi un buget de mentenanţă. Astfel, ai siguranţa că eşti permanent în pas cu tehnologia pe care o foloseşti şi că ea este calibrată în pas cu tine.

„Etapa de lansare în funcţiune este cea mai importantă şi mai complexă deoarece, în acel punct, toată lumea utilizează sistemul. Este esenţial ca procesul de lansare în funcţiune să nu depăşească o lună. Aşteptările celor implicaţi ar trebui să ia în calcul faptul că aceasta este de regulă o perioadă în care se munceşte mai mult, deoarece se operează într-un sistem nou. După procesul de lansare, lucrurile se mai aşează.“

Radu BORCESCU

radu.borcescu@ziuacargo.ro