Ca antreprenor, focusul tău este creșterea afacerii. Clarificarea viziunii și dezvoltarea acesteia într-o strategie coerentă, aplicabilă și aplicată de echipă, presupun un efort permanent.
Este necesar, pe de altă parte, să te asiguri că afacerea se dezvoltă în securitate, respectiv să ții cont de riscuri, să ai grijă de portofoliul de clienți, de relația cu partenerii tăi, să urmărești trendurile la nivel macro din economie și industria în care activezi sau din industriile cu care ești în corelație (de exemplu, FMCG și transporturi).
Nu în ultimul rând, ai grijă de bani: să ai un capital de lucru suficient când creșterile estimate nu se realizează sau când estimările sunt depășite.
În acest context, îți propun să identificăm împreună cum te ajută implementarea și monitorizarea bugetului. Bugetul are două componente: P&L (Venituri și Cheltuieli) și Cash-Flow, care trebuie construite în paralel, în mod corelat.
Bugetul este sfânt pentru orice manager
Prin implementarea bugetelor la nivel de departamente, vei avea beneficii precum:
- asumarea bugetului de către manageri și responsablizarea acestora
- posibilitatea de a corela bugetele cu rezultatele așteptate, prin definirea și monitorizarea unor indicatori de performanță (KPIs) la nivel de departament
- deținerea unui instrument de control care îți permite ție, ca antreprenor sau CEO, să delegi mai mult și să te axezi pe zona strategică.
Cum construim bugetul
- Care este cea mai bună abordare: autoritară sau democratică? Adică top-down sau bottom-up?
De multe ori, ca antreprenor sau CEO, stabilești target-ul pentru anul viitor și îl comunici echipei de management. În paralel, poți face un exercițiu cu echipa ta de vânzări, care va genera încredere și implicare, respectiv să îi provoci să creioneze target-ul de vânzări, detaliat pe categorii de produse, industrii, regiuni, clienți actuali/noi. Prin consolidarea cifrelor, vei observa că există diferențe de abordare (optimism sau pesimism, de la caz la caz) și va trebui să uniformizați ipotezele de lucru și să vă asumați în echipă o țintă comună. Mai mult, se fac deja pași importanți pentru a defini planul de acțiune operațional, fapt care dă încredere echipei.
Pentru coeziune, este bine ca performanța globală a firmei sau a echipei să aibă o pondere în evaluarea performanței la nivel individual și, în final, în bonusarea angajaților.
- Bugetele departamentale
Pornind de la ținta comună, managerii de departament pornesc la construcția bugetară răspunzând la aceste întrebări:
- Care este contribuția departamentului meu la obiectivul global? Cum măsor, care sunt indicatorii relevanți? Care sunt indicatorii de performanță secundari ai departamentului?
- Care sunt resursele necesare pentru a ne atinge obiectivele?
Astfel, un manager de departament merge și susține în cadrul board-ului sau în fata antreprenorului aceste 2 componente: indicatori de performanță și bugetul de cheltuieli și investiții.
- Bugetul consolidat (Master Budget)
Directorul financiar pune cap la cap ipotezele și le validează cu CEO/antreprenorul, căruia îi prezintă bugetul consolidat de venituri și cheltuieli, precum și indicatorii de performanță globali. Se fac ajustări, pentru ca bugetul să reflecte nivelul de profitabilitate dorit.
În această etapă sunt chemați managerii să lucreze în sinergie, să definească proiecte comune, de exemplu: vânzări-marketing, resurse umane-vânzări, vânzări-logistică.
Bugetul dinamic sau Simulatorul de Business
Se discută tot mai mult că a lucra pe baza unui buget te limitează în a beneficia de oportunități și a lua decizii diferite de paradigma în care bugetul a fost construit.
De aceea, propun să înțelegem și să implementăm Simulatorul de Business în rutina de management și raportare financiară. Simulatorul de business este un buget dinamic, în care intervii și recalibrezi ipotezele periodic, în funcție de deciziile noi de business, de rezultatele obținute deja și de condițiile / previziunile macroeconomice / din industrie / piață.
Particularități în transporturi
Întrucât agilitatea în situații de ajustare a activității este limitată, de exemplu în situații de scădere a activității pe un anumit segment, capacitatea neutilizată cauzează pierderi, recomandăm ca activitatea de bugetare să fie însoțită de:
- analiza gradului de dependență de unul/mai mulți clienți și a estimărilor furnizate de aceștia
- analiza gradului de dependență de o industrie și a previziunilor disponibile pentru anul următor
- stabilirea panului B în cazul materializării riscului de scădere a activității pe un contract important. Ce oportunități ai la îndemână pentru a acoperi capacitatea neutilizată?
- estimarea unei „rezerve” care să fie inclusă în Cash-Flow, astfel încât să securizezi continuitatea activității în caz de contracție a veniturilor
- analiză – plan de răspuns – în situația unor oportunități care depășesc capacitatea proprie; ce variante ai: subcontractare? Parteneriate?
De ce un consultant extern ?
- Avem experiență în lucrul cu organizații diverse și în structuri și sectoare de activitate variate.
- Aducem experiență în managementul de proiect: implementarea corectă a proiectului și transferul de cunoștințe către echipa internă, respectarea termenelor agreate, crearea de proceduri de lucru și co-interesarea echipei interne pentru realizarea proiectului.
- Asigurăm transparență maximă față de management.
- Suntem independenți.
- Profesionalism – cu experiență, putem integra rezultatele acestui proiect prin recomandări pentru strategia companiei, dar și în operațional, prin monitorizarea bugetului companiei.
Ioana ARSENIE
www.ioanaarsenie.ro
tel.: 0727.765.520
