Timpul este singura resursă limitată și nelimitată, în același timp. Uneori ne spunem că timpul le rezolvă pe toate, iar, alteori, ne plângem că nu avem timp să le rezolvăm pe toate. După cum vedem, suntem tare suciți în relația asta cu timpul…
Ei bine, astăzi mi-am propus să vorbesc despre gestionarea timpului sau, mai degrabă, despre modul în care ne putem gestiona propriile sarcini, în așa fel încât să ajungem la o relație amicală cu timpul. În fața fiecărei zile, ne „punem” ochelarii prin care privim lumea și, prin aceste lentile, luăm deciziile curente.
Aceste „lentile” sunt colorate de factori interni și externi:
- Factori interni: situații neprevăzute, vizitatori, parteneri dezorganizați, volum de lucru nerealist, ședințele, telefonul, rapoarte de întocmit, deplasări etc. –
- Factori externi: starea psihică, dezorganizarea, faptul că spunem da prea mult, nu avem timp de planuri, spațiul de lucru, sistemul de organizare, indisciplină, priorități etc.
O primă tehnică prin care putem face ordine în acest haos este Matricea Important / Urgent
De obicei, avem tendința să ne concentrăm pe cadranele I și III și, astfel, ne trezim prinși într-un cerc vicios, în care acționăm pompieristic.
Modul prin care putem să devenim mai eficienți este dat de concentrarea pe cadranul trei. Prin planificare, pregătire și prioritizare, obținem timpul atât de prețios. Pauzele sunt la fel de importante. Nu suntem mașini și trebuie să acceptăm acest lucru.
Munca neîntreruptă ne epuizează și ne duce către burnout. O tehnică recomandată pentru a evita acest lucru este Tehnica Roșiei. Aceasta constă în alternarea timpului de lucru cu pauze: lucrăm 20 de minute, luăm o pauza de 5 minute și reluăm cu o repriză de 20 minute.
După un ciclu 20/5/20, luăm o pauză de 10 minute și, apoi, reluăm ciclul 20/5/20. Pe durata celor 20 de minute, ne concentrăm pe o singură sarcină și nu ne lăsăm distrași. Nu răspundem la telefon, mail etc.
Când vorbim despre prioritizare, eu unul prefer să folosesc tehnica broaștei: dacă tot trebuie să mănânc broaște, prefer să încep cu broasca râioasă. Ceea ce vreau să spun este că încep cu sarcinile care îmi plac cel mai puțin.
Am observat că amânarea unei sarcini neplăcute atrage după sine amânarea altor sarcini și, de aceea, aleg să rezolv ceea ce nu îmi place foarte mult, la începutul zilei. Datorită acestui obicei de a începe cu sarcinile mai puțin plăcute, prefer să îmi fac agenda seara, nu dimineața.
Astfel, evit tendința de a amâna sau a găsi diferite pretexte pentru a o face. Gestionarea eficientă a timpului se învață, ca orice alt lucru. Pentru a învăța, e bine să conștientizezi ceea ce nu merge și, de acea, te sfătuiesc ca, pentru o săptămână, să urmărești cum folosești timpul. Așa, vei observa unde ai perioade mai puțin eficiente și poți interveni printr-una din tehnicile prezentate în acest articol.
Îți doresc succes!
Marius DUMITRENCO KELLER
Trainer și Psihoterapeut
marius.dumitrenco@gmail.com
