De ce este important să ne ocupăm cu seriozitate de administrarea resurselor umane, să ţinem în ordine documentele specifice şi evidenţa personalului? „Activitatea firmei de transport merge la fel şi fără aceste documente. Muncă administrativă şi atât!“ – aceasta pare să fie părerea unor patroni sau manageri de transport, care nu văd importanţa acestei activităţi…
În primul rând, activitatea de administrare a personalului se aliniază cerinţelor legale în vigoare. Pe de altă parte, absolut toate datele pe care le conţin documentele de personal pot fi folosite fie în scopuri care ţin strict de funcţionarea internă a firmei de transport (de exemplu, monitorizarea angajaţilor, salarizarea etc), fie în îndeplinirea cerinţelor venite din exterior (de exemplu, controale ISCTR sau Inspecţia Muncii).
Scut în caz de controale sau procese de muncă
Despre controalele ISCTR, transportatorii ştiu la ce să se aştepte. Despre Inspecţia Muncii se cunoaşte mai puţin. Inspecţia Muncii îndeplineşte funcţia de autoritate de stat, prin care asigură exercitarea controlului în domeniile relaţiilor de muncă, securităţii şi sănătăţii în muncă şi supravegherii pieţei (Legea 108/1999 republicată, articolul 1, pct. 3). Inspectorii ITM pot veni în orice moment, în control la sediul operatorilor de transport, fără înştiinţare prealabilă. Modul de alegere a firmelor de transport care urmează să fie supuse controlului este prin sondaj, prin control tematic sau în urma unor plângeri adresate Inspecţiei Muncii de către şoferii sau foştii şoferi ai firmei. Inspectorii de muncă, purtând asupra lor legitimaţia şi insigna, au dreptul la acces liber, în sediul oricărui transportator şi în orice alt loc de muncă organizat de acesta. Împiedicarea în orice mod a inspectorilor de muncă să exercite, total sau parţial, controlul ori să efectueze cercetarea evenimentelor potrivit prevederilor legale constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.
Documentele pe care le solicită inspectorii de muncă se referă la actele firmei de transport (registrul unic de control, certificatul de înmatriculare la Registrul Comerţului, actul constitutiv al societăţii, hotărârea judecătorească de înfiinţare etc) şi la registrul general de evidenţă a salariaţilor (dovada efectuării plăţilor salariilor angajaţilor, documentele ce atestă plăţile contribuţiilor salariale şi a impozitului etc). Tot în cadrul controlului, se solicită şi dosarele de personal ale salariaţilor în original – inspectorii ITM verifică dacă dosarele personale sunt întocmite conform HG 500/2011. În principal se pune accent pe contractele de muncă şi actele adiţionale, fişa postului, avizele medicale şi psihologice de siguranţă a transporturilor, fişele de medicina muncii. Un alt motiv pentru care sunt utile documentele de administrare a personalului îl reprezintă accesul rapid şi obiectiv la diferite informaţii legate de personal atunci când trebuie luate anumite decizii. În plus, în unele situaţii, aceste informaţii pot ajuta la identificarea anumitor probleme organizaţionale. O bună administrare a resurselor umane este utilă şi în cazul unor eventuale reclamaţii/procese de muncă. Pentru a funcţiona în cadru legal şi pentru a se proteja de acuzaţii de discriminare sau acţiuni abuzive împotriva salariaţilor (cele mai dese fiind concedierile), firma de transport trebuie să administreze corect şi eficient documentele legate de personal. În cazul în care un şofer intentează un proces operatorului de transport, reprezentantul acestuia (de cele mai multe ori avocatul) trebuie să aducă instanţei dovezi concrete, iar exigenţele asupra acurateţii şi completitudinii evidenţelor de personal sunt impuse cu stricteţe.
Important şi în ceea ce priveşte salarizarea
Un alt motiv al administrării corecte a personalului este cel al salarizării. Aceasta nu poate fi efectuată legal decât în condiţiile existenţei unui contract de muncă (indiferent de tipul acestuia). Problemele de muncă apar mai rar atunci când între cele două părţi (transportator şi şofer) există un contract cadru bine conceput, care stipulează ce anume se cere, ce anume se oferă şi în ce condiţii. O bună administrare, organizare şi păstrare a documentelor privind angajaţii este strict necesară în cadrul unei firme de transport, acurateţea şi profesionalismul în înregistrarea, formularea şi înregistrarea acestor documente fiind o cheie a eficienţei şi un scut în prevenirea amenzilor. Reamintim că amenzile conform Legii nr. 108 din 16 iunie 1999, republicată pentru înfiinţarea şi organizarea Inspecţiei Muncii se situează între 5.000 lei şi 10.000 lei! Un motiv în plus ca, în realizarea documentelor legate de personal, operatorii de transport să apeleze la o persoană competentă care să cunoască specificul activităţii în transporturi, iar pentru administrarea operaţiunilor de personal să existe un departament special ori, în cazul firmelor mai mici, o persoană specializată.
Psiholog pr. Cristian SANDU
Cabinet de psihologie autorizat
Tel; 0744 657 898
psih.cristian.sandu@gmail.com
