Sistemul informatic integrat complet (ERP) – o necesitate – Cum îl alegem?

Sistemul IT integrat înseamnă o mai bună vizibilitate a activităţii, ceea ce oferă managerului posibilitatea de a lua decizii rapide în timp real bine argumentate, rezultatul fiind o îmbunătăţire semnificativă a întregului flux operaţional al companiei.

Dar pentru ca aceste lucruri să se întâmple este necesară alegerea produsului IT corect (potrivit activităţii desfăşurate) şi apoi implementarea lui, respectând paşii necesari.

Dificultăţile semnificative în a identifica produsul informatic cel mai potrivit ne-au determinat să lansăm o nouă rubrică, „ZONA IT“, în care, alături de specialiştii de la WindSoft, să vă consiliem în abordarea corectă a unei achiziţii extrem de importante pentru companie.

Transparenţa activităţii

Produsele IT şi-au făcut loc în cele din urmă în transporturi, iar astăzi asistăm la o gamă diversificată a acestora. Informaţiile pe care le pun la dispoziţie sunt, fără îndoială, utile, însă astăzi, accesul la informaţii nu mai reprezintă principala problemă, ci modul în care acestea sunt preluate, utilizate şi valorificate. Să ne gândim, de exemplu, că dorim să cunoaştem până la nivel de cent costurile şi profitabilitatea unei curse. Eventual, una efectuată cu două săptămâni în urmă. De ce dorim acest lucru? Pentru că astăzi profitabilitatea globală a companiilor de transport este mică şi orice cursă neprofitabilă trebuie identificată cât mai repede. Toate informaţiile sunt disponibile. Avem facturile emise, avem datele din contabilitate, intrăm pe programele de fleet management oferite de constructorii de camioane şi, mai nou, chiar şi de cei de semiremorci, ne consultăm şi cu dispecerii pentru a ne asigura că selectăm perioada corectă în care s-a desfăşurat cursa… Apoi prelucrăm informaţiile pentru a ajunge la rezultatul dorit – mult timp, multă energie şi numeroase posibilităţi de a greşi, fiind implicate prea multe variabile. Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) oferă informaţia în formatul dorit, instant, fără a ne ridica din faţa calculatorului şi fără a fi necesar să discutăm cu cineva, la orice oră din zi şi din noapte. „Complexitatea transporturilor a devenit foarte mare la ora actuală. Se fac combinaţii cu mai multe tipuri de transport (aerian, naval, rutier, colectare şi distribuţie) la nivel de o singură cursă şi este foarte dificil să monitorizezi operaţiunile pe care le desfăşori de-a lungul întregului flux logistic, cât şi rentabilitatea pe care poţi s-o ai la fiecare lot de marfă sau comandă. Sistemul IT integrat nu modifică procesele din cadrul firmei – în acelaşi mod se realizează comanda, decontul, foaia de parcurs, se repartizează costurile – diferenţa este că lucrurile se întâmplă în timp real, rapoartele se generează cu o mare acurateţe şi timpul de luare a unei decizii scade. În plus, satisfacţia beneficiarului creşte prin calitatea serviciilor pe care le prestezi“, a arătat Ştefan Nedeluş, director general WindSoft. Nu vom insista asupra necesităţii de a achiziţiona unei soluţii software ERP. Este un lucru evident. Să spunem doar că, dacă decizia de achiziţie apare după ce descoperiţi că aţi mers câteva luni pe pierdere pe o anumită relaţie sau aţi omis trimiterea unor documente către un client ori consumul de carburant a fost nejustificat de mare în ultima perioadă în cazul unor camioane, înseamnă că sunteţi deja în întârziere. Cu un sistem ERP, asemenea lucruri au o probabilitate extrem de mică să se întâmple.

Alegerea, mai importantă decât implementarea

Achiziţia unui ERP implică mai multe etape care trebuie tratate cu atenţie, în caz contrar… „Sunt foarte multe companii care au achiziţionat un soft, dar nu reuşesc să îl implementeze sau să îl folosească la capacitatea lui. Motivul cel mai des întâlnit este lipsa unei structuri solide, bine definite în interiorul companiei“, a arătat Ştefan Nedeluş.

Practic, procesul de achiziţie este mai important decât achiziţia în sine şi implementarea.

„Dacă achiziţia nu este făcută corect, riscurile de eşec în implementare sunt foarte mari. Trebuie să te informezi ce înseamnă procesul de implementare şi, din păcate, sursele sunt destul de limitate şi prezintă doar date generale“, a adăugat directorul general WindSoft. În cazul sistemelor software integrate, se poate opta pentru un produs specializat pe segmentul de activitate (transporturi în cazul nostru) sau se poate alege un produs general valabil, care apoi este adaptat activităţii prestate. Preluarea recomandărilor din piaţă, precum şi experienţa furnizorului de soft nu trebuie neglijate. Mai ales dacă există acces la un ERP care deja funcţionează la o companie asemănătoare din punct de vedere al dimensiunilor şi activităţii desfăşurate. De asemenea, utilizarea unui consultant poate însemna foarte mult în această etapă critică pentru funcţionalitatea viitoare a produsului software. „Beneficiarul trebuie să apeleze la un consultant. Acesta ar trebui să ştie care sunt soluţiile disponibile pe piaţă, potrivite pentru activitatea desfăşurată. Fără consultant este mai complicat, pentru că managerul sau un om din interior ar trebui să aibă cunoştinţe în legătură cu procesul de achiziţie”, a explicat Ştefan Nedeluş. Discutăm de un soft – astfel, când semnezi contractul, nu vezi produsul finit şi fiecare parte îşi asumă un risc mai mare sau mai mic de eşec în implementare. De aceea procesul de achiziţie este atât de important. Dacă este făcut corect, scade către zero riscul de eşec în implementare.

Trei luni de shopping

După selectarea potenţialilor furnizori se trece la fapte. Se realizează prezentări succesive pe fiecare departament în parte, înainte de semnarea contractului. „Au loc întâlniri cu cei 2-3 furnizori selectaţi şi se decide care se apropie mai mult de nevoile companiei. Managerul general trebuie să aibă viziunea de ansamblu, dar decizia trebuie să fie de grup – key userii, oamenii importanţi din fiecare departament trebuie să participe la prezentarea modulelor pentru departamentul respectiv şi să-şi identifice acolo fluxurile operaţionale, să ia contact cu furnizorul şi să-şi asume responsabilitatea achiziţiei”, a completat directorul general WindSoft. Este momentul în care furnizorii pot organiza inclusiv vizite la companii unde produsul rulează deja. Perioada din momentul deciziei de a achiziţiona un soft şi până la alegerea furnizorului şi semnarea contractului poate ajunge la 2-3 luni. Acest proces poate fi scurtat prin utilizarea consultanţilor şi recomandări preluate de la alţi transportatori, cu structuri asemănătoare.

Complexitatea sistemului achiziţionat trebuie să corespundă dimensiunilor firmei. În acest sens, este important să cunoaşteţi dacă furnizorul softului va putea furniza soluţii superioare în momentul în care firma ajunge la alte dimensiuni. „WindSoft oferă soluţii integrate complet atât pentru transportatori cu 2-3 camioane cât şi pentru cei cu sute de camioane. Analizăm în primul rând compania, nivelul la care se află, pentru a oferi o soluţie sustenabilă din punct de vedere al bugetului de achiziţie şi al procesului de implementare”, a arătat Ştefan Nedeluş. Au trecut trei luni de zile de la momentul zero, dar acum lucrurile sunt clare. Am stabilit furnizorul şi avem o imagine clară asupra modului în care va arăta şi funcţiona produsul. După semnarea contractului, aproximativ 40% din tot ceea ce înseamnă implementare a fost deja realizat. Un important câştig care vine împreună cu procesul de achiziţie este reprezentat de plusvaloarea pe care furnizorul softului o poate aduce companiei beneficiare, datorită experienţei acumulate în timp, alături de companiile pe care le deserveşte. „Furnizorul are un istoric, în mod normal a mai lucrat cu mulţi alţi transportatori şi astfel poate surprinde clientul cu lucruri noi, la care nu s-a gândit până atunci”, a explicat directorul general WindSoft.

Ştefan Nedeluş, director general WindSoft:

„Soluţiile software specializate pe nişa de activitate presupun costuri de achiziţie şi implementare, mult mai reduse, pentru că se implementează într-un timp mai scurt şi cu oameni mai puţini. În cazul unei soluţii identificate pe orizontală (valabilă pentru mai multe tipuri de activităţi), trebuie să-l înveţi pe furnizor şi să te asiguri că a înţeles activitatea pe care o desfăşori. Riscurile, ca şi costurile, sunt foarte mari.”

„Un eventual eşec în implementare nu rezultă din faptul că le va fi mai greu sau mai uşor angajaţilor să utilizeze softul, ci din faptul că intern, compania nu este pregătită şi nu are o organizare bine stabilită. Acest instrument, pentru a fi implementat şi folosit cu succes, trebuie să se aşeze pe o structură bine definită şi un manager bine instruit pe fiecare departament. În caz contrar, este comparabil cu achiziţionarea unui camion fără a avea permis.”

Va urma…

În ediţia viitoare, vom discuta despre etapele implementării sistemului ERP: planificarea proiectului; analiza fluxurilor şi realizarea documentului de proiect; personalizarea soluţiei prin setări şi parametrizări; testarea şi validarea; instalare şi training, lansare în funcţiune.

Radu BORCESCU

radu.borcescu@ziuacargo.ro