…mai ales dacă este utilizat eficient de către managementul companiei. Alegerea acțiunilor cu gradul cel mai mare de eficiență reprezintă principalul obiectiv, însă pot fi acestea identificate cu precizie?
Implementarea unui proiect software integrat are ca scop principal optimizarea proceselor operaționale din cadrul firmei și, totodată, oferă foarte multe informații ce pot fi monitorizate cu precizie.
Apare astfel o întrebare firească – care sunt informațiile cele mai importante și sub ce formă ar trebui structurate pentru a maximiza eficiența managementului?
„Obiectivul este reprezentat de crearea unor rapoarte care să ajute la un control al acţiunilor desfăşurate în departamente şi, în același timp, la generarea acelor rezultate pe care şi le doreşte fiecare manager“, a arătat Ștefan Nedeluș, director general WindSoft.
Top 5 rapoarte
De-a lungul timpului, mulți manageri ai companiilor de transport s-au obișnuit să urmărească anumite informații „cheie“ care le oferă o imagine despre modul în care performează firma. De exemplu, urmăresc numărul de km parcurși de flotă sau cantitatea de motorină consumată… Soluțiile software de ultimă generație ajută ca aceste informații să fie precise și disponibile aproape în timp real. Având aceste date, managerul general poate acționa rapid în cazul apariției unei probleme. Astfel, scăderea numărului de km sau a consumului de carburant față de așteptări ar putea însemna o diminuare neanticipată a volumului de activitate. Managerul va putea astfel să acționeze rapid pentru a înțelege cauzele și a lua măsurile necesare.
Totuși, potențialul real oferit de soluțiile software moderne este mult mai mare, mișcând balanța acțiunilor managerului general dinspre zona reactivă către cea proactivă.
Însă pentru acest lucru este nevoie de structurarea și analizarea unei noi generații de rapoarte, mai complexe și cu un grad de utilitate mult superior.
Topul acestor rapoarte ar trebui să includă: raportul pe bugete (estimat vs. realizat), raportul EBITDA pe camion și flotă, companie și departament, raport operațional (realizări flotă), raport financiar (P&L – profit și pierderi) și raportul privind profitul fiecărei curse.
Stabilirea obictivelor de buget – un nou nivel de management
Estimarea bugetului pentru anul următor reprezintă un instrument utilizat pe scară largă de către companiile multinaționale, însă softurile actuale pot ajuta orice firmă să obțină acest raport.
„Realizarea unui buget presupune analiza istoricului pe o perioadă de 3-5 ani de zile. Soluţia software trebuie să genereze automat bugetul estimat în baza acelui istoric, pe baza tuturor costurilor, cheltuielile prevăzute şi neprevăzute. Aici trebuie să contribuie toate structurile companiei“, a explicat Ștefan Nedeluș.
Având un asemenea instrument la dispoziție, un manager general vizualizează mult mai repede orice deviere de la valorile bugetate.
De exemplu, în situația în care costul pentru o zi de staţionare a unui camion a fost stabilit la 100 de euro, iar o firmă și-a bugetat ca staționările să nu depășească 5.000 de euro pe lună, orice depășire a acestei sume va fi cunoscută de către manager mult înainte ca această problemă să devină vizibilă în situația contabilă a firmei sau în contul bancar.
„Prin aceste rapoarte avem la dispoziție în permanență o comparaţie între ceea ce ai realizat şi ceea ce ai vrut să realizezi. Fiecare camion are o țintă de km parcurşi pe lună şi un target de cifră de afaceri, iar softul estimează în fiecare moment gradul de îndeplinire. Noi am creat inclusiv un modul de management al mentenanței, care estimează costurile pe baza istoricul ultimilor 2-3 ani“, a completat directorul general WindSoft.
Control sporit pe partea finaniară
Un alt raport important este cel legat de EBITDA. Acesta poate fi generat per companie, departament, flotă sau camion. La nivel de camion, se poate vedea rentabilitatea fiecărui camion prin verificarea costurilor, dar şi a profitului adus.
„Toate costurile repartizate le raportăm la km parcurși de acesta şi rezultă costul pe km. Este singurul cost pe km real. Raportul este complex şi se configurează pentru fiecare companie în parte. Odată implementat softul, pentru a genera acest raport, managerul nu trebuie decât să apese un buton“, a arătat Ștefan Nedeluș.
Prin raportul de P&L (profit și pierderi), managerii pot vizualiza de unde vin banii către companie, iar pe parte de cost monitorizează care sunt cheltuielile şi unde se duc, astfel că rentabilitatea devine mai ușor de controlat. Și asta nu este tot…
„Credit control este un sistem de raportare care generează estimări automat în baza contractelor avute, timpii de încasare… Trebuie să avem grijă ca banii să vină la timp pentru a acoperi nevoile companiei“, a explicat Ștefan Nedeluș.
Analiza în detaliu – profit pe curse
A putea evidenția rentabilitatea la nivel de cursă este foarte dificil, deoarece ar necesita introducerea pe fiecare cursă a cheltuielilor indirecte, neprevăzute.
„Businessul de transport are celula cursă și camion. Suma tuturor curselor reprezintă întreaga afacere, iar dacă managerul ar putea ști ce se întâmplă pe fiecare dintre acestea, ce profit aduce, atunci într-adevăr fiecare decizie ar fi luată în cunoștință de cauză. Un astfel de raport este greu de realizat fără un instrument software puternic, deorece acesta analizează cheltuielile directe și indirecte, prevăzute și neprevăzute pe ultimii 5 ani, ponderându-le la km rulați pe fiecare camion. Astfel, putem obține coeficienți extrem de importanți, precum cost/km la nivel de cursă“, a concluzionat directorul general WindSoft.
Ștefan Nedeluș, director general WindSoft:
„Stabilirea obiectivelor de buget reprezintă instrumentul principal pe baza căruia managerul general al unei companii trebuie să își justifice deciziile.“
„Managerul are la dispoziție rapoarte şi alerte. Este important să ştie toate detaliile legate de ce se întâmplă cu camionul în timpul unei curse, indiferent de dimensiunea flotei.“
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
