…mai ales dacă este utilizat eficient de către managementul companiei. Alegerea acţiunilor cu gradul cel mai mare de eficienţă reprezintă principalul obiectiv, însă pot fi acestea identificate cu precizie?
Implementarea unui proiect software integrat are ca scop principal optimizarea proceselor operaţionale din cadrul firmei şi, totodată, oferă foarte multe informaţii ce pot fi monitorizate cu precizie. Apare, astfel, o întrebare normal – care sunt informaţiile cele mai importante şi sub ce formă ar trebui structurate pentru a maximiza eficienţa managementului? „Obiectivul este reprezentat de crearea unor rapoarte care să ajute la un control al acţiunilor desfăşurate în departamente şi, în acelaşi timp, la generarea acelor rezultate pe care şi le doreşte fiecare manager“, a arătat Ştefan Nedeluş, director general WindSoft.
Top 5 rapoarte
De-a lungul timpului, mulţi manageri ai companiilor de transport s-au obişnuit să urmărească anumite informaţii „cheie“ care le oferă o imaginedespre modul în care performează firma. De exemplu, urmăresc numărul de km parcurşi de flotă sau cantitatea de motorină consumată… Soluţiile software de ultimă generaţie ajută ca aceste informaţii să fie precise şi disponibile aproape în timp real. Având aceste date, managerul general poate acţiona rapid în cazul apariţiei unei probleme. Astfel, scăderea numărului de km sau a consumului de carburant faţă de aşteptări ar putea însemna o diminuare neanticipată a volumului deactivitate. Managerul va putea astfel să acţioneze rapid pentru a înţelege cauzele şi a lua măsurile necesare. Totuşi, potenţialul real oferit de soluţiile software moderne este mult mai mare, mişcând balanţa acţiunilor managerului general dinspre zona reactivă către cea proactivă. Însă pentru acest lucru este nevoie de structurarea şi analizarea unei noi generaţii de rapoarte, mai complexe şi cu un grad de utilitate mult superior.Topul acestor rapoarte ar trebui să includă: raportul pe bugete (estimat vs. realizat), raportul EBITDA pe camion şi flotă, companie şi departament, raport operaţional (realizări flotă), raport financiar (P&L – profit şi pierderi) şi raportul privind profitul fiecărei curse.
Stabilirea obiectivelor de buget – un nou nivel de management
Estimarea bugetului pentru anul următor reprezintă un instrument utilizat pe scară largă de către companiile multinaţionale, însă softurile actuale pot ajuta orice firmă să obţină acest raport.„Realizarea unui buget presupune analiza istoricului pe o perioadă de cel puţin 3 ani de zile. Soluţia software trebuie să genereze automat bugetul estimat în baza acelui istoric, fiind luate în calcul toate costurile, cheltuielile prevăzute şi neprevăzute. Aici trebuie să contribuie toate structurile companiei“, a explicat Ştefan Nedeluş. Având un asemenea instrument la dispoziţie, un manager general vizualizează mult mai repede orice deviere de la valorile bugetate. De exemplu, în situaţia în care costul pentru o zi de staţionare a unui camion a fost stabilit la 100 de euro, iar o firmă şi-a bugetat ca staţionările să nu depăşească 5.000 de euro pe lună, orice depăşire a acestei sume va fi cunoscută de către manager mult înainte ca această problemă să devină vizibilă în situaţia contabilă a firmei sau în contul bancar. „Prin aceste rapoarte avem la dispoziţie în permanenţă o comparaţie între ceea ce ai realizat şi ceea ce ai vrut să realizezi. Fiecare camion are o ţintă de km parcurşi pe lună şi un target de cifră de afaceri, iar softul estimează în fiecare moment gradul de îndeplinire. Noi am creat inclusiv un modul de management al mentenanţei, care estimează costurile pe baza istoricul ultimilor 2-3 ani“, a completat directorul general WindSoft.
Control sporit pepartea financiară
Un alt raport important este cel legat de EBITDA. Acesta poate fi generat per companie, departament, flotă sau camion. La nivel de camion,se poate vedea rentabilitatea fiecărui ansamblu prin verificarea costurilor, cât şi a profitului adus. „Toate costurile repartizate pe camion le raportăm la km parcurşi de acesta, rezultând un cost/km. Este singurul cost/km real. Raportul este complex şi se configurează pentru fiecare companie în parte. Odată implementat softul, pentru a genera acest raport, managerul nu trebuie decât să apese un buton“, a arătat Ştefan Nedeluş. Prin raportul de P&L (profit şi pierderi), managerii pot vizualiza de unde vin banii către companie, iar pe parte de cost monitorizează care sunt cheltuielile şi unde se duc, astfel că rentabilitatea devine mai uşor de controlat. Şi asta nu este tot…„ Credit control este un sistem de raportare care generează estimări automat în baza contractelor existente. Trebuie să avem grijă ca banii să vină la timp pentru a acoperi nevoile companiei“, a explicat Ştefan Nedeluş.
Analiza în detaliu – profit pe curse
A putea evidenţia rentabilitatea la nivel de cursă este foarte dificil, deoarece ar necesita introducerea pe fiecare cursă a cheltuielilor indirecte, neprevăzute. „Componentele de bază ale business-ului de transport sunt cursa şi camionul. Suma tuturor curselor reprezintă întreaga afacere, iar dacă managerul ar putea şti ce se întâmplă pe fiecare dintre acestea, atunci într-adevăr fiecare decizie ar fi luată în cunoştinţă de cauză. Un astfel de raport este greu de realizat fără un instrument software puternic, deoarece acesta analizează cheltuielile directe şi indirecte, prevăzute şi neprevăzute, pe ultimii 3-5 ani, ponderându-le la km efectuaţi pe fiecare cursă. Astfel, putem obţine coeficienţi extrem de importanţi, precum profit/km la nivel de cursă“, a concluzionat directorul general WindSoft.
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
