Acestea sunt principalele avantaje ale unei soluţii software integrate. Apar, astfel, premisele creşterii profitabilităţii, păstrând acelaşi număr de angajaţi.
Sistemul software integrat (ERP) oferă managementului companiei de transport sau logistică vizibilitate asupra a tot ceea ce înseamnă activitate în cadrul companiei – toate operaţiunile care se desfăşoară sunt monitorizate fără efort şi acest aspect asigură un control perfect asupra costurilor. „La ora actuală, rentabilitatea unei firme de transport este foarte mică – discutăm de marje de 2-3%. Controlând mai bine costurile şi optimizând fluxurile operaţionale, putem observa rapid o creştere a ratei profitului“, a arătat Ștefan Nedeluş, director general WindSoft. Odată intrată în funcţiune, soluţia software (ERP) oferă managerului un instrument unic, ce acoperă toate fluxurile operaţionale, în toate departamentele. ERP-ul oferă numeroase module prin care pot fi monitorizate şi evaluate procesele şi personalul. Printre acestea, o poziţie importantă o ocupă modulul de transport management (TMS) şi cel de management al flotei (FMS). „Modulul de transport management optimizează fluxurile din departamentul operaţional. Faptul că procesele de business sunt desfăşurate cu ajutorul unei soluţii integrate ajută oamenii angrenaţi în desfăşurarea activităţii să câştige timp pentru a produce mai mult. Performanţele angajaţilor sunt îmbunătăţite, realizându-se volume mai mari cu acelaşi număr de oameni“, a explicat Ștefan Nedeluş.
TMS – legătura dintre marfă şi camion
Pentru a fi complet, modulul de transport management trebuie să aibă în componenţă un sistem de planificare (Planificator). Acesta facilitează comunicarea dintre beneficiar, dispecer şi şofer, având ca scop eficientizarea transportului, transabilitatea comenzilor şi, totodată, creşterea calităţii serviciilor. Interfaţarea dintre echipamentele existente la bordul camionului şi cele prezente la dispecerat (Planificatorul din TMS) duce la accesarea unor informaţii foarte utile în optimizarea curselor. „De exemplu, poate fi estimat timpul de execuţie al unei curse. Beneficiarul cursei poate fi anunţat dacă marfa se află în parametrii estimaţi de livrare sau are întârzieri ori motivele pentru care se întârzie la descărcare, la încărcare, dacă se află în livrare… Toate aceste aspecte aduc un plus pentru departamentul operaţional. Informaţia vine în timp real, fără ca dispecerul să facă efortul de a o obţine. Beneficiarul mărfii este, la rândul său, informat cu o foarte mare acurateţe asupra timpului de livrare şi de execuţie a transportului. Practic, creşte satisfacţia beneficiarului şi, implicit, calitatea serviciului pe care îl prestezi“, a precizat directorul general WindSoft. Cu ajutorul Planificatorului, modulul TMS, folosind informaţia care se obţine în timp real de la sistemul GPS instalat pe camion, analizează informaţii precum programul de lucru al şoferului, distanţa până la destinaţie, ruta aleasă de către dispecer, viteza medie de execuţie estimată din istoricul acelui camion şi, implicit, durata de execuţie estimate a acelei curse. Totodată, orice abatere de la planificare (traseu, timp) este semnalată.
Iar asta nu este tot!
„Companiile care au volume mari cu anumiţi parteneri nu mai trebuie să introducă manual comenzile în sistem, ci pot opta pentru importul automat al comenzilor din sistemul clientului direct în Modulul TMS prin intermediul Electronic Data Interchange (EDI). Marile multinaţionale lucrează de mult timp cu sisteme software şi solicită interfaţarea între sistemele lor şi cele ale transportatorilor astfel că informaţia se transferă direct, eliminându-se pe lângă operarea manuală şi riscul de a apărea erori“, a completat Ștefan Nedeluş. Modulul TMS, prin Planificator, are inclusiv posibilitatea de a recomanda camionul optim pentru o anumită marfă, printre avantaje numărându-se minimizarea kilometrilor parcurşi pe gol şi utilizarea mai eficientă a capacităţii de transport.
FMS – fără costuri „surpriză“
Modulul Fleet Management System (FMS) este responsabil cu zona de costuri. Datele sunt alocate pe vehicul automat, dacă discutăm de operaţii realizate în interiorul companiei (de exemplu, reparaţii realizate în atelierul propriu), sau trebuie introduse de către departamentul tehnic. „Este nevoie de un departament tehnic care ştie să analizeze toate facturile şi să le repartizeze conform unei proceduri interne stabilite la implementare – precum costuri cu anvelope, reparaţii mai mari pe camion, costuri cu reviziile, cu schimburile de consumabile – sunt cheltuieli înregistrate pe costuri în respectiva lună sau, după caz, sunt repartizate pe o anumită perioadă. Pentru orice deviere faţă de parametrii setaţi, sunt necesare explicaţii“, a arătat Ștefan Nedeluş.
Bineînţeles, consumului de carburant i se acordă o atenţie deosebită. Foaia de parcurs, consumul normat şi informaţiile din sistemele existente pe camion sunt surse de date pe care ERP-ul le prelucrează pentru a oferi imaginea reală şi continuă a performanţelor flotei de camioane şi a şoferilor. Într-un sistem integrat (ERP) dedicat verticalei de transport şi logistică, pe lângă modulele TMS şi FMS este important să luăm în calcul şi alte module precum gestiune, daune, service auto, managementul anvelopelor, financiar-contabil, managementul documentelor, CMR şi, nu în ultimul rând, modulul ce implică analiza de business…
Control total
„Discutăm de un flux operaţional complet, în care managerul primeşte toate informaţiile într-o formă cât mai utilă. Unul dintre cele mai importante rapoarte necesare lui este raportul EBITDA, raport care arată contribuţia fiecărui centru de cost (vehicul, flotă etc în funcţie de modul în care firma defineşte aceşti centri) la profitabilitatea companiei. Din punctul meu de vedere, cel mai important este să monitorizezi la nivel de camion. Poţi să vizualizezi în raportul respectiv atât veniturile pe care le aduce acel camion, cât şi structura de cost repartizată pe camion“, a precizat Ștefan Nedeluş. Valoarea sistemului software integrat este adusă de acurateţea cu care generează structura de cost. Pot fi vizualizate cheltuielile repartizate la nivel de cursă – directe, cât şi indirecte. De exemplu, pot fi repartizate facturile de telefon, salariile personalului TESA, chiriile sau orice alte cheltuieli în structura de cost a unui camion la nivel de cursă. „La nivel de camion, ai absolut toate veniturile şi costurile. Poţi vedea, de exemplu, cât la sută reprezintă combustibilul din total cheltuieli sau cât la sută cheltuiala cu salariile sau cu diurna. Putem face numeroase analize în interiorul companiei, care să ne ajute să realizăm şi apoi să ne încadrăm în bugetele stabilite pentru următorii ani“, a declarat directorul general WindSoft.
Instrument uşor de utilizat pentru manager
Soluţia ERP oferă conducerii companiei o multitudine de informaţii, prin diferite rapoarte. Astfel, apare întrebarea firească legată de cât de uşor pot fi aceste rapoarte accesate şi interpretate. „O dată cu soluţia ERP, managerul achiziţionează şi o privire holistică asupra companiei sale, ceea ce acordă un mare plus deciziilor valoroase. Managerul companiei va beneficia de un panou special cu rapoarte dedicate lui. Acestea pot fi împărţite în rapoarte financiare (cash-flow, facturi încasate-neîncasate, profit and loss etc) şi pentru monitorizarea profitabilităţii (rentabilitate la nivel de cursă, de camion, pentru întreaga activitate, pe fiecare departament etc)“, a arătat Ștefan Nedeluş. Problemele sunt astfel depistate cu uşurinţă, iar după depistare se poate intra în detalii. De exemplu, pot fi aflate cu precizie cauzele pentru care unele curse nu au fost rentabile, şi asta din faţa calculatorului, în doar câteva secunde. Sau putem analiza performanţele fiecărui şofer pentru o eventuală premiere a celor mai buni. „Instrumentul software permite fiecărui utilizator să-şi facă treaba pentru care a fost angajat: să caute curse, să caute clienţi, să monitorizeze costuri, să facă analize de business, nicidecum să facă activităţi de introducere de date sau de calculare a unor situaţii în vederea obţinerii unor rezultate. Avem, astfel, un instrument care se ocupă de partea brută, iar managerii se concentrează doar pe partea decizională“, a completat directorul general WindSoft.
„La ora actuală, gradul de profitabilitate diferă în funcţie de cât de bine controlezi costurile – reparaţii, consum carburant, carduri, anvelope etc – este nevoie de instrumente puternice care să-ţi ofere control total asupra tuturor elementelor de cost.“
„Valoarea cea mai mare a unor astfel de instrumente este reprezentată de creşterea calităţii serviciilor prestate şi, implicit, de creşterea satisfacţiei partenerilor.“
„Pentru manager, soluţia software integrată aduce vizibilitate în toate departamentele, transparenţă, automatizarea completă a tuturor fluxurilor operaţionale, controlul eficient al costurilor şi, foarte important, îmbunătăţirea performanţelor angajaţilor. Practic, după fiecare implementare, se obţine creşterea volumelor activităţii, cu acelaşi număr de oameni.“
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
