Pe piaţa din România sunt puţine soluţii WMS mature, fiecare având plusurile şi minusurile ei. Un business atipic va obţine întotdeauna rezultate mai bune prin implementarea unei soluţii personalizate, în timp ce un business clasic va avea nevoie de o soluţie testată, care să acopere toate cerinţele unui furnizor de servicii logistice. Despre modul în care pot fi adaptate în mod corect soluţiile IT la specificul afacerii, am aflat mai multe de la Romeo Iacob, Managing Partner Smart ID.
Chiar dacă mulţi afirmă că au un WMS, de cele mai multe ori există o confuzie majoră între modulul de warehouse management existent în sistemele informatice ERP, care oferă funcţionalităţi limitate (majoritatea sistemelor ERP au un modul de warehouse) şi o soluţie de automatizare a proceselor logistice (WMS) – care oferă o complexitate şi o vizibilitate în timp real asupra tuturor operaţiunilor din depozite, a ţinut să precizeze Romeo Iacob. „De exemplu, în cazul unei mari companii care activează pe piaţa de vânzări online, nu vorbim despre un WMS clasic, ci despre o aplicaţie care controlează o linie de conveioare, în condiţiile în care îşi optimizează şi urmăreşte toate comenzile în timp real, complet automatizat. De fiecare dată trebuie avută în vedere o soluţie care să se adapteze perfect necesităţilor companiei. Uneori, fluxurile din firmă nu justifică achiziţia unui WMS. Noi, spre exemplu, nu ne regăsim în clasicul Warehouse Management System. Avem o soluţie de gestiune stocuri, facem automatizări şi putem să oferim aplicaţii pe zona de proof of delivery, cash-collection, soluţii de inventariere etc“, a explicat Romeo Iacob, adăugând că proiectele Smart ID vizează în special zona de logistică şi producţie, retail şi distribuţie, la care se adaugă şi segmentul de transporturi.
Un contract corect protejează clientul şi furnizorul
În selectarea unui sistem de gestiune a costurilor, trebuie avute în vedere valoarea proiectului, costurile care apar după implementare, precum şi cerinţele avute iniţial. „De multe ori începem cu foarte multe cerinţe şi terminăm cu mult mai puţine acoperite de soluţie. Ulterior, începe un joc de ping-pong în care furnizorul afirmă că anumite elemente nu erau în scopul proiectului. Astfel, sunt demarate alte dezvoltări. Există în piaţă exemple de companii care au ajuns să plătească în final 100.000 euro, în contextul în care, iniţial, au avut posibilitatea să cumpere un sistem complet cu 50.000 euro, dar li s-a părut că e o investiţie iniţială mult prea mare“. Romeo Iacob a menţionat că pentru a nu intra în astfel de capcane este bine ca beneficiarul să apeleze la un consultant care se asigură că toate cerinţele de business sunt acoperite. „În general, piaţa nu vorbeşte despre insuccese şi implementări nereuşite. De cele mai multe ori, am descoperit cu stupoare că, deşi există un contract, se uită să se apeleze la el, clientul considerând că, dacă a plătit un avans, nu mai poate renunţa la furnizor. Contractul trebuie astfel redactat încât să protejeze ambele părţi“, a continuat el. Altfel spus, îţi poţi recupera inclusiv costurile deja realizate, dacă este redactat contractul de aşa manieră. De aceea, este indicat să fie incluse în contract clauze care să acopere riscurile. „Din păcate, sunt foarte mulţi care nu livrează soluţia agreată în întregime sau livrează altceva decât era iniţial inclus în scopul proiectului. Pe de altă parte, se întâmplă ca unii să exagereze cu clauzele. În opinia mea, contractul trebuie să fie corect, iar dacă am motive întemeiate, să pot rezilia contractul, furnizorul înapoind sumele încasate. Trebuie menţionaţi, în acest context, indicatori care pot fi urmăriţi în implementare şi pe baza cărora să se poată rezilia contractul“.
Totul trebuie gândit în perspectivă
Sunt o serie de elemente foarte importante care trebuie avute în vedere atunci când se apelează la un sistem de gestiune sau altul. Clientul trebuie să îşi cunoască bine nevoile actuale, dar să se gândească şi în perspectivă. „Este vorba despre o investiţie pe termen lung, care nu se amortizează foarte rapid. De aceea, trebuie avute în vedere elemente precum maturitatea soluţiei, dacă este o soluţie scrisă de la zero, dacă există o platformă în spate, detalii tehnice, permisivitatea platformei la integrări cu alte sisteme. Sunt multe aspecte care trebuie luate în seamă. Ar trebui să fie completat un întreg chestionar, iar firmele mari au chestionare de genul acesta“, a subliniat Managing Directorul Smart ID.
Dar pentru ca informaţia privind alegerea unui sistem de gestiune să fie completă, Smart ID ne-a furnizat elementele care trebuie să stea la baza deciziei, pe care le prezentăm în continuare.
Cum alegem un sistem de gestiune stocuri şi automatizare a operaţiunilor logistice?
Complexitatea lanţului logistic creşte o dată cu dezvoltarea tot mai multor afaceri. Clienţii solicită servicii inovative, la o complexitate nemaîntâlnită. Timpul de livrare se reduce constant, iar presiunea pe eficientizarea resurselor creşte o dată cu expansiunea canalelor de distribuţie sau cu reducerea distanţei de la producător la clientul final. Provocările managerilor de depozit cresc o dată cu numărul din ce în ce mai mare de owneri de stocuri, cu clienţi mai mari şi locaţii multiple, cu comenzi mai complexe, cu servicii tot mai diversificate, în special în zona de valoare adăugată şi cu necesitatea introducerii unui nou model de business adaptat noilor condiţii de piaţă. Un sistem de gestiune stocuri şi automatizare a operaţiunilor logistice, care poate fi configurat şi adaptat cu uşurinţă pentru a se plia pe o multitudine de nevoi de depozitare curente şi viitoare, care permite integrarea cu tehnologii de ultimă generaţie şi care suportă personalizarea operaţiunilor din depozitare, este o condiţie sine qua non pentru adaptarea la condiţii de piaţă în continuă schimbare. Şi ca orice investiţie, fie într-un nou activ, fie în dezvoltarea aplicaţiei existente, este nevoie să documentezi procesul şi să evidenţiezi valoarea adăugată pe care intenţionezi să o obţii.
Justificarea costului
În funcţie de cerinţele de business, este bine să se evidenţieze valoarea obţinută prin investiţii în optimizarea spaţiului, în creşterea eficienţei, în reducerea costurilor cu stocurile sau în optimizarea serviciilor oferite clienţilor. Costul unui sistem de management al depozitelor poate fi justificat pe baza analizei modului în care sunt gestionate stocurile în prezent sau prin evidenţierea nevoilor neacoperite identificate la nivelul cererii. Trebuie subliniate cele mai bune practici în domeniu şi mapată cererea actuală de servicii pe funcţionalităţile necesare pentru a deveni competitivi în zone noi, neacoperite de actualul model de business. Astfel, se determină costurile investiţiei în noile funcţionalităţi şi se evidenţiază câştigurile obţinute la nivel de procese, resurse umane, resurse financiare. La final, acestea pot fi comparate. De exemplu, timpul alocat gestionării principalelor taskuri în depozitare, în condiţiile în care se elimină complet munca manuală, cu timpul salvat de automatizarea completă a depozitului (prin colectarea automată a datelor), cu ajutorul terminalelor cu coduri de bare, tehnologiei RFID, cu o investiţie într-o linie de conveioare, cu o aplicaţie de pick-by voice, cu integrări EDI sau cu integrarea cu un portal e-commerce.
Determinarea ROI
Timpul de recuperare a investiţiei
Nu există un timp standard pentru recuperarea unei investiţii într-un astfel de sistem sau într-o nouă tehnologie. Clienţii Smart ID folosesc un timp mediu de 12 – 18 luni, în funcţie de complexitatea investiţiei. Evident, sunt luate în calcul principalele nevoi neacoperite sau zonele în care există un „gap“ mare de productivitate, ineficienţe sau pierderi.
Rata de recuperare a investiţiei
Acest model de analiză necesită o recuperare a investiţiei la o rată specifică, evidenţiată ca procent din economiile anuale împărţite la costul total al proiectului. De exemplu, o rată de recuperare de 40% poate fi egală cu distribuţia economiilor pe trei ani. La majoritatea clienţilor Smart ID, costul capitalului este de circa 30%, iar ratele de recuperare care depăşesc acest procent sunt foarte atractive.
Valoarea prezentă netă (NPV)
Acest model este folosit pentru a determina profitabilitatea proiectului, calculând valoarea viitoare a veniturilor generate de noua investiţie şi scăzând investiţia iniţială. Atunci când economiile rezultate sunt mult mai mari decât costul achiziţiei unui nou sistem, înseamnă că aţi documentat deja proiectul şi vă puteţi face planurile pentru eficientizarea principalelor procese din depozit.
Cât de important este preţul în faza de selecţie?
Acesta este un punct important pentru fiecare beneficiar în parte, în condiţiile în care piaţa din România este atipică. Sunt mulţi furnizori de soluţii complete, complexe, şi la fel de mulţi „amatori“ care reuşesc să convingă clienţii doar prin preţ. În cele mai multe cazuri, preţul este principalul element luat în considerare într-o decizie de achiziţie. Ce oferă soluţia pare să fie mai puţin important în această etapă, respectiv referinţele şi maturitatea acesteia. Prin urmare, ce este mai important? Cât de important este preţul în această fază de selecţie? Trebuie evaluate mai întâi relaţia cu implementatorul sau aplicaţia pe care dorim să o implementăm? Smart ID recomandă atenţie la toate aspectele unei decizii, inclusiv la contractul care urmează să fie implementat. Este indicat să fie aleasă o aplicaţie matură, cu sute de implementări la nivel naţional sau internaţional, în arii multiple ale business-ului de logistică, cu know-how câştigat prin implementări de succes şi consultanţi cu experienţă. De asemenea, este important să se urmărească evoluţia aplicaţiei şi modul în care producătorul pune accent pe versiuni noi şi funcţionalităţi de top care să acopere şi nevoile viitoare, nu numai cele prezente. Asiguraţi-vă că nu dublaţi costurile în câţiva ani cu contracte de dezvoltări ulterioare inutile. Este bine să se obţină recomandări despre un dezvoltator care să ofere continuitate, stabilitate, cele mai bune practici demonstrate cu studii de caz din partea unor clienţi de top în industrie. Pot fi evaluate cifra de afaceri, clienţii şi competenţele care ţin de aria de activitate a beneficiarului. Un furnizor de soluţii de gestiune stocuri aduce cu adevărat valoare atunci când are capacitatea de a vă oferi consultanţa la nivelul tuturor operaţiunilor din depozitare.
În plus, mai pot fi verificate:
– Ce procent din veniturile din licenţe sunt investite în R&D?
– Care sunt planurile strategice la nivel de funcţionalităţi/module în următoarele 12 luni? Dar în anii următori?
– Nivelul de parteneriat: spre exemplu, Gold.
Prioritizarea cerinţelor de business
Este important ca aplicaţia să se plieze pe cerinţele de business ale companiei beneficiare. Smart ID recomandă clasificarea acestor cerinţe în 4 categorii: „imperativ“ şi prin urmare nenegociabil, „importanţă medie“, „de preferat“ şi „cerinţe viitoare“. Clientul poate cere apoi implementatorului să evalueze, la rândul lui, modul în care aplicaţia se pliază pe cerinţele sale de business: dacă aplicaţia susţine cerinţa, dacă necesită modificări sau integrări cu terţe aplicaţii, dacă sunt necesare customizări sau va fi inclusă în versiuni viitoare etc.
Integrarea cu alte sisteme informatice
Integrarea facilă între sistemul ERP pe care clientul îl operează deja şi aplicaţia de gestiune stocuri este un factor critic în orice proces de selecţie. Aplicaţiile de gestiune stocuri cu multiple implementări la nivel internaţional şi local au demonstrat de-a lungul timpului stabilitate şi flexibilitate în integrarea cu majoritatea soluţiilor ERP existente pe piaţă, fie că vorbim de soluţii consacrate precum SAP, Microsoft Axapta şi Oracle, fie că vorbim despre soluţii locale. Astfel de soluţii au în componenţă instrumente native de integrare şi permit conexiunea cu soluţiile ERP, folosind majoritatea metodelor disponibile, cum ar fi fişiere txt, csv, xml, acces direct la baze de date, webservice, EDI sau API.
Arhitectura sistemului
Trebuie avut în vedere câte ore a investit potenţialul partener în produsul pe care îl vinde. Orice soluţie matură are în spate mii de ore de dezvoltare software şi foloseşte cele mai noi tehnologii. În plus, aplicaţia trebuie să fie intuitivă, uşor de folosit, cu cât mai puţine ore de training necesare în depozit. În paralel, este indicat să fie şi foarte uşor de asimilat de noii angajaţi. De preferat ca aplicaţia să nu depindă de un sistem de operare, să poată lucra, de exemplu, atât cu Oracle, cât şi cu MS-SQL.
Metodologia de implementare
În implementările unor sisteme de gestiune stocuri, succesul nu vine întâmplător. Există întotdeauna o sinergie între producător şi implementator, iar metodologiile folosite de Project Management asigură planificarea, execuţia, monitorizarea, controlul şi închiderea proiectului în termenul planificat.
Ce trebuie urmărit la metodologia de implementare:
– Caiet de specificaţii tehnice iniţiale
– Demo aplicaţie şi vizite la clienţi de referinţă
– Oferta tehnică şi comercială
– Negocierea şi semnarea contractului
– Contract de suport şi SLA-urile
– Termenele de livrare
– Planul de proiect şi plăţile
– Orele de proiect alocate
– Analiza
– Comandarea, configurarea şi instalarea infrastructurii software şi hardware
– Documentele cu specificaţii tehnice şi funcţionale
– Instalarea softului
– Training
– Testarea şi acceptanţa
– Go-live
– Suport post – go-live
Costurile
Este bine să se insiste întotdeauna pe costuri fixe de implementare, astfel încât să nu fie depăşit bugetul alocat. Costurile unui proiect WMS ar trebui să includă: costurile cu software-ul (numărul de useri şi module incluse), costuri de implementare pe baza unui plan de proiect, costurile hardware şi costurile cu licenţele.
Suportul Local
Atât prezenţa locală cât şi remote a unei echipe dedicate de suport sunt importante. Clientul trebuie să pună întrebări implementatorului cu privire la costurile de suport. Un contract încheiat pe 12 luni ar trebui să acopere perioada de după implementare şi să asigure continuitatea operaţiunilor.
Smart ID – echipa cu experienţă
SMART ID este un furnizor de soluţii complete pentru mobilitate enterprize şi automatizări industriale care au la bază aplicaţii de colectare a datelor cu ajutorul tehnologiei codurilor de bare şi a identificării prin radiofrecvenţa (RFID). Compania a pătruns pe piaţa auto ID din Romania în anul 2010, dar membrii echipei dispun de o expertiză în domeniu de peste 10 ani, creând soluţii personalizate şi asigurând o implementare rapidă şi rezultate cuantificabile. În viziunea echipei Smart ID, succesul unui proiect porneşte de la un proces de vânzare orientat către oferirea unei soluţii complete şi viabile pentru client. Acest lucru permite construirea unui buget realist fără costuri ascunse şi reprezintă premisa unei implementări de succes, fără surprize pentru client.
Meda BORCESCU
