Multe companii folosesc WMS pentru depozitele lor, însă nu s-au concentrat foarte mult și în gestionarea transporturilor, preferând externalizarea acestora. Transportatorii folosesc în mare parte sisteme de management al flotelor de camioane și nu caută să optimizeze costurile logistice integrate (depozitare și transport). Operatorii logistici, care acoperă integral lanțul logistic, gestionează în totalitate produsele, de la pregătirea mărfurilor până la preluarea documentelor de livrare confirmate de clienți. Pentru aceasta, folosirea unei structuri compuse din WMS și TMS devine obligatorie.
KLG a înțeles, prin investiții în sistemele sale, că va optimiza costurile clienților săi, care vor avea parte de o evidență clară și control al comenzilor. Soluțiile folosite acoperă integral particularitățile proceselor de depozit și de transport furnizând, într-un final, acuratețe și rapiditate.
TMS-ul permite vizualizarea individuală a fiecărui detaliu de transport (locație, orar de descărcare, tipul de mașină necesar descărcării în bune condiții, detalii privind clasele ADR), cât și vizualizarea tuturor partidelor de marfă de livrat într-o anumită zonă, într-un interval de timp. Aceste facilități permit planificarea zilnică a mai mult de 2000 de shipment-uri cu o echipă formată din șase coordonatori de transport.
Cheia succesului
Arhitectura construcției interfeței între cele două sisteme este una foarte complexă, care implică multe mesaje, multe actualizări ale stărilor comenzilor, statusuri și multe chei de verificare/transformare. Targetul interfeței este acela de a furniza informații corecte, în timp real, tuturor părților implicate, mai exact:
– coordonatorii de activitate din depozit (utilizatori WMS) care organizează echipele de oameni (pickeri, stivuitoriști, manipulanți, gestionari etc);
– coordonatorii de transport (planneri) care organizează camioanele pentru colectare/tranzit/distribuție națională sau europeană;
– toate HUB-urile implicate în traseele mărfurilor, astfel încât să poată organiza activități de descărcare/încărcare rapidă;
– clientul care primește update-uri la fiecare moment important în parcursul comenzii (încărcare, tranzit, livrare la beneficiar) și documentele confirmate.
Colaborarea între cele două sisteme devine crucială atunci când cantitatea de informații este suficient de mare, iar timpul de procesare/livrare este foarte scurt. În activitatea zilnică, se întâlnesc următoarele situații:
– comenzile clienților sunt recepționate în ambele sisteme în funcție de localizarea stocului: în cazul în care stocul este prezent în depozitele KLG, mesajul este preluat de WMS, iar în caz contrar mesajul este preluat de TMS;
– sistemele comunică imediat între ele, astfel încât coordonatorii de activitate și plannerii să analizeze aceleași informații/volume;
– pentru a fi puse împreună, este necesară identificarea unor chei comune și transformarea informației dintr-un sistem într-altul în cel mai scurt timp posibil (mai puțin de o secundă). Ambele sisteme folosesc principii relativ similare, însă rezultanta fiecăreia este diferită: WMS-ul gestionează articole, calculează cu o acuratețe de peste 95% spațiul ocupat în camion și transmite informația TMS-ului, care determină data de livrare, în funcție de zonă și de tipul de serviciu solicitat de client (livrare standard sau expres);
– fiecare comandă începută în depozit (WMS) este transmisă către TMS și fiecare comandă planificată (în TMS) este transmisă către WMS – în acest fel, fiecare departament este informat despre statusul comenzii respective, ușurând accesul la informații;
– după prezentarea camionului la încărcare și începerea efectivă a încărcării, toate mărfurile încărcate sunt scanate, iar planerii și colegii din HUB-uri primesc informația în timp real (modulul de cross dock scanning) astfel încât, la sosirea camioanelor de linie (hub-hub), procesul de descărcare/încărcare să dureze cât mai puțin – fiecare scanare schimbă statusul mărfurilor pe portalul de track & trace, astfel încât clientul va cunoaște întotdeauna ultima poziție a mărfurilor sale;
– după livrarea efectivă la beneficiari, șoferii returnează documentele confirmate iar acestea sunt scanate (soluție automatizată pe bază de coduri de bare) și salvate în TMS pentru a fi accesate online de clienți.
La o cantitate de peste 2000 shipment-uri zilnic, acuratețea și viteza sistemelor este crucială; există peste 100 de utilizatori conectați simultan în ambele sisteme, care procesează, planifică și înregistrează comenzi, iar costurile erorilor pot fi importante, drept urmare acuratețea nu oferă doar rapiditate în decizii, ci salvează și costuri nedorite.
Colaborarea celor două sisteme poate reprezenta cheia cooperării între departamente diferite ale aceleiași companii, rezultatul fiind satisfacția clienților și optimizarea costurilor prin consolidare. Nivelul de interfațare și transparența informației determină gestionarea unui volum foarte mare de expediții, cu o echipă optimizată.
Colaborare WMS-TMS
Sistemele WMS și TMS implementate de KLG permit urmărirea într-un mod transparent a KPI-urilor agreați cu clienții și au o contribuție însemnată în respectarea acestora. De asemenea, clienții au acces în timp real la informații, până în acest moment fiind dezvoltate soluții și pentru cele mai exigente solicitări.
Paul NIŢĂ
Logistics Director KLG Europe Logistics
